Malta – Organizování akcí – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA zamýšlí udělit až tři (3) kaskádové rámcové služební smlouvy pro každé Lot pro poskytování služeb vysoké kvality Event Organisation Services a souvisejících cestovních a logistických služeb potřebných pro organizaci a realizaci správních a operačních setkání a událostí Agentury. Rámcové smlouvy budou podporovat události pořádané v Moldavsku (Lot 1), na Ukrajině (Lot 2) a na Západním Balkáně (Lot 3), jak je dále popsáno v technických specifikacích. Služby, které budou poskytovány v rámci rámcových smluv, budou záviset na konkrétních požadavcích každé události, jak je definováno Agenturou. Mohou zahrnovat, ale ne omezeny na: • Pronájem konferenčního místa; • Poskytování audiovizuálního (AV) a překladatelského vybavení; • Cateringové služby; • Koordinace třetích stran poskytovatelů služeb a na místě logistické správy; • Příprava událostní signalizace a předání podpůrných dokumentů a faktur, pokud je to vyžadováno; • Pronájem AV a překladatelského vybavení pro místa poskytnutá Agenturou, zájemci nebo jinými třetími stranami; • Organizace obědů, večerí a dalších cateringových úprav; • Rezervace vhodného ubytování v souladu s požadavky Agentury; • Organizace, poskytování a dohled nad dopravními službami; • Poskytování služeb událostní asistence před, během a po události; • Koordinace a poskytování bezpečnostních a zdravotnických služeb, pokud je to vyžadováno; • Zpracování a platba cestovních, ubytovacích a/nebo pobytových příspěvků pro účastníky události, včetně sběru příslušných podpůrných dokumentů, v souladu s pokyny Agentury. Události na Ukrajině budou pořádány pouze v případě, že bezpečnostní situace umožňuje Agentuře pořádat osobní události, na základě bezpečnostní hodnocení Agentury a případných platných bezpečnostních omezení.