Německo – Opravy a údržba – Einführung zentrales DMS

Následující text popisuje, že společnost plánuje zavedení podnikové dokumentační správní platformy (DMS), aby se modernizovala a sjednocovala správa, zpracování a poskytování obchodně důležitých informací. V rámci celopodnikové analýzy požadavků byly společně s odbornými odděleními prozkoumány současné pracovní postupy, dokumentační procesy a informační toky. Zjistilo se, že dokumenty a informace jsou dnes spravovány v různých systémech, strukturách diskových jednotek, odborných aplikacích a osobních úložištích. Výsledkem jsou přerušení médií, vícekrátné ukládání a různé pracovní postupy, které komplikují mezipodnikovou spolupráci a vedou k vyšším nákladům na vyhledávání a nejistotám ohledně aktuálnosti a závaznosti informací. Současně již existuje mnoho zcela zřízených odborných aplikací a informačních systémů, které i nadále mají plnit své respektive jádrové úkoly. Cílem projektu není tedy nahrazení těchto systémů, ale jejich smysluplné integrace do společné informační platformy. Následující seznam vyžadovaných výkonů popisuje funkční, technické a organizační požadavky na budoucí DMS platformu a slouží jako základ pro výběr budoucí, ekonomické a dlouhodobě provozovatelné řešení. Budoucí řešení má sloužit jako centrální informační platforma a podporovat celý životní cyklus dokumentů a informací - od zjišťování přes zpracování a společné využívání až po revizně bezpečné archivování a pravidelnou bezpečnou mazání. V popředí nejsou jednotlivé dokumenty nebo technické funkce, ale efektivní podpora denních pracovních procesů zaměstnanců. Informace mají být nezávisle na místě svého vzniku spravovány jednotně, rychle nalezeny, bezpečně poskytnuty a využívány po celém podniku. Zavedení DMS platformy má současně za cíl postupně redukovat existující samostatné řešení, zavedení jednotných standardů pro správu informací a vytvoření technologické základny pro další digitalizaci administrativních procesů. Moderní technologie, zejména funkce podporované umělou inteligencí, mají zaměstnance podporovat v jejich denní práci a dále zlepšovat kvalitu a efektivitu zpracování informací. Shrnout lze takto: - zavedení podnikově jednotné informační platformy pro správu obchodně důležitých dokumentů a informací - zlepšení mezipodnikové spolupráce prostřednictvím společných informačních zásob a standardizovaných pracovních postupů - redukce dvojnásobných uložení a zajištění jednoznačné a sledovatelné informační základny - zrychlení nalezení informací prostřednictvím výkonných vyhledávacích a navigčních možností - podpora standardizovaných digitálních obchodních procesů prostřednictvím pracovních postupů, řízení úkolů a sledovatelných schvalovacích postupů - zajištění dodržování zákonů, předpisů a vnitřních požadavků ohledně dokumentace, uchovávání, ochrany osobních údajů a informační bezpečnosti - integrace existujících odborných aplikací a informačních systémů do společné informační architektury za vyhnutí se zbytečného uložení dat - vytvoření škálovatelné a budoucí platformy, která podporuje organizační změny a budoucí digitalizační projekty - poskytnutí moderních asistencí funkcí, zejména funkcí podporovaných umělou inteligencí, pro vyhledávání, analýzu a třídění, pro podporu denní práce zaměstnanců - zřízení dlouhodobě ekonomické a administrativně ovladatelné platformy pro podnikové informační management