Polen – Rejsebureauvirksomhed og lignende – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Genstand for opgøret er tjenesten for reservation, salg og service af hoteltjenester (overnatnings) i Danmark og udlandet til brug for Adam Mickiewicz Institutet. 1. Opgørets omfang 1. Søgning efter tilbud fra hoteller. 2. Reservering af hoteltjenester (overnatning) i Polen og udlandet. 3. Tjenesten udføres i 36 måneder fra underskrivelsesdatoen eller indtil den maksimale kontraktværdi er opbrugt. 4. Mellemledelse i salget af hoteltjenester, herunder gennemførelse af betalinger. 5. Mellemledelse i afbestillinger og ændringer af reservationer samt service af retur. 6. Overførelse af detaljerede oplysninger om reservationer til opgørsgiveren, herunder: check-in, check-out, mad, byskat og andre gebyrer. 7. Repræsentation af opgørsgiveren i klagesager vedrørende hoteltjenester. 8. Garanti for 24/7 service, herunder på helligdage. 9. Kontinuere opdatering af tilgængelige tilbud. 10. Varetagelse af opgørsgiverens interesse, især vedrørende begivenheder, der kan påvirke kontraktsudførelsen. 11. Udøveren sikrer et servicekontor i Polen (hovedkontor eller filial) åbent mindst 5 dage om ugen (mandag-fredag) fra 8:00-18:00 samt en 24/7 telefonlinje, der gør det muligt at gennemføre reservationer og ændringer uden for kontorets åbningstid. 12. Tildeling af en klientansvarlig samt mindst tre personer dedikeret til at betjene opgørsgiveren. 13. Tilgængeliggørelse af et online-reservationssystem, der gør det muligt at gennemføre og ændre reservationer gennem opgørsgiverens autoriserede medarbejdere. Systemet skal: • fungere i de seneste versioner af de primære browsere, • indeholde en fuld oversigt over de tilgængelige hoteller hos udøveren, • have filtre (min. standard, pris, lokalisering, mad, internet), • muliggøre søgning på kort, • muliggøre udstedelse af vouchere på PL og EN, • muliggøre en fuld historie over ændringer i reservationer (audit trail), • muliggøre eksport af reservationsdata og ændringshistorie (PDF/XLSX). 14. Systemet skal give adgang til opgørsgiverens specielle priser sammen med annulleringsvilkår. 15. Systemet skal muliggøre generering af rapporter (antal personer, omsætning, detaljerede data efter hotel, gæst og periode). 2. Vigtige oplysninger 1. Ansat antal reservationer: ca. 12.600, herunder: • 8.000 udenlandske • 4.600 nationale 2. Til rådighed for opgørsgiveren: værelser med 1, 2, 3 personer i standarder fra 2-5 stjerner. 3. Reserverede tjenester skal opfylde internationale kvalitets- og sikkerhedsstandarder. 4. Geografisk omfang: Polen og udlandet, især EU, Storbritannien, USA, Kina, Japan, Sydkorea, skandinaviske lande. 5. Reservationer for repræsentanter for kulturinstitutioner – høj service standard er påkrævet. 6. Mængderne er estimerede og kan ændres inden for kontraktværdien. 7. Udøveren sikrer støtte i tilfælde af problemer på stedet for tjenestens udførelse. 3. Reservationsprocedure 1. Opgørsgiveren sender en e-mail-anmodning. 2. Angiver krav (lokalisering, budget, foretrukne). 3. Udøveren præsenterer minimum 3 tilgængelige tilbud, der opfylder kravene (hvis tilgængelige). 4. Svartid: maksimalt 1 time efter modtagelse af anmodningen (i operativ tid; udenfor denne – i overensstemmelse med SLA 24/7). Tilbuddet indeholder: • oplysninger om hotellet med adresse og kategori • oplysninger om værelsetype (sgl, dbl, twin, trpl, for rygere / ikke-rygere) • oplysninger om, om frokost er inkluderet i værelsesprisen • oplysninger om, om internetadgang er inkluderet i værelsesprisen • annulleringsvilkår • afstand fra den af opgørsgiveren angivne lokalisering. • pris i PLN – kun i forbindelse med reservationer af hotelpladser i Polen, • for udenlandske reservationer pris i valutaer i overensstemmelse med Ministeriet for Familie og Socialpolitik 25. oktober 2022, for reservationer af hotelpladser, der ændrer forordning om betalinger til ansatte i offentlige eller kommunale enheder, der er ansat i offentlig eller kommunal sektor, i forbindelse med tjenesterejser • oplysninger om, om personen, der tager på tjenesterejse, skal betale ekstra midlertidige omkostninger, f.eks. i form af en returdepositum, lokal skat, oplysninger om depositum og ekstra gebyrer. 5. Opgørsgiverens valg sker via e-mail eller telefon (bekræftet via e-mail). 6. Udøveren gennemfører reservationen umiddelbart efter godkendelse. 7. Udøveren informerer om alle ændringer i reservationen. 8. Udøveren sikrer den økonomisk mest fordelagtige variant, der opfylder opgørsgiverens krav. 9. Hvis der ikke er 3 tilbud – præsenterer udøveren en begrænsning og et mindre antal tilbud. 10. Hvis der ikke er tilbud, der opfylder kravene – tillades alternative mulighe