Norge – Fotokopimaskiner – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS udfører denne opgørelse på vejledning af de ejerkommuner i OFA-samarbejdet for at etablere en ny rammeaftale om multifunktionelle maskiner (MFP) og tilknyttede services. Kommunerne har et betydeligt og varierende behov for at udskrive, kopiere og scanne. Den nuværende maskineri består af både lejede og selv-ejede multifunktionelle maskiner af forskellig alder, kapacitet, funktion og resterende levetid. Samtidig varierer kommunernes størrelse, organisation og brugsmønstre. Der er derfor behov for en fleksibel og fremtidssikret kontrakt, der understøtter både standardisering og lokale tilpassninger. Formålet med opgørelsen er at etablere en fælles rammeaftale, der giver kommunerne adgang til en forudsigelig, kostnadsbesparelse, sikker og stabil drift af multifunktionelle maskiner. Kontrakten skal muliggøre en gradvis udskiftning og modernisering af maskineriet, samtidig med at de eksisterende systemer kan fortsætte, hvor det er hensigtsmæssigt. Kommunerne har allerede indført PaperCut som et fælles system for sikker udskrift og udskriftsadministration. Opgørelsen omfatter derfor ikke et nyt printstyringssystem. Det er en grundlæggende forudsætning, at de tilbudte multifunktionelle maskiner er fuldt kompatible med PaperCut og kan integreres glidende i bestillerens eksisterende udskriftsmiljø. For de fleste kommuner i Agder leveres IT-tjenester gennem interkommunale samarbejder eller virksomheder, mens nogle kommuner stadig har deres egne IT-miljøer. Dette betyder, at bestillingsrutiner, godkendelsesprocesser, fakturering og opfølgning varierer mellem de enkelte bestillere. Budgivere skal derfor kunne håndtere forskellige organisationsmodeller inden for rammeaftalens rammer. Gennem opgørelsen ønsker OFA IKS at etablere et langsigtet og bæredygtigt leveringsmodel, der sikrer kommunernes behov for kvalitet, sikkerhed, fleksibilitet og god samlet økonomi. Opgørelsen skal bidrage til bedre styre af maskineriet, reduceret administrativ byrde, effektiv anvendelse af ressourcer og relevante miljøgevinster. 2. Beskrivelse af opgørelsen Opgørelsen omfatter levering af multifunktionelle maskiner og de tilknyttede services til kommuner og enheder, der er inkluderet i rammeaftalen. Leveringen skal dække behovet for udskrift, kopiering og scanning på forskellige typer lokationer og organisationer, fra mindre administrative enheder til større miljøer med høj dokumentvolumen og avancerede funktionelle behov. Kontrakten omfatter blandt andet: udlejning af multifunktionelle maskiner levering og udskiftning af udstyr installation, konfiguration og indføring service og vedligeholdelse teknisk support og brugeropfølgning. vedvarende konsulentydelser og aftaleopfølgning. rapportering og ledelsesinformation Budgiveren skal tilbyde et fleksibelt leveringsmodel, der understøtter gradvis opdatering af maskineriet og sikrer stabil drift i perioder, hvor nye og eksisterende systemer skal fungere parallelt. Bestilleren reserverer sig retten til at opgøre brugte multifunktionelle maskiner fra leverandøren, eller andre, hvor det er hensigtsmæssigt. Vi anmoder om en generel levering med særlig vægt på kvalitet, service, sikkerhed, fleksibilitet og levetidsomkostninger. Yderligere krav om funktioner, services, servicelevel og dokumentation er i opgørelsens øvrige dokumentation.