Finland – Programpakker og informationssystemer – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon Kommune (senere også Kunder) inviterer tilbud på HRM- og lønsystem. Genstanden for indkøbet er et system som software som tjeneste (SaaS), der indeholder hovedregistret for personaleadministration (såkaldt HRM-kokosystem) samt funktioner for lønberegning. Løsningen skal støtte de forskellige arbejdstidsformer, som kommunen har, såsom kontor-, perioder- og almindelig arbejdstid, forskellige arbejdsformer, såsom fast og fleksibel arbejdstid, samt de arbejdsvilkår, som kommunen har, og lokale aftaler. Genstanden for indkøbet er følgende servicepakker: - System som software som tjeneste (SaaS) - Implementering og tilpasning af systemet til Espoo - Service og vedligeholdelse af systemet - Systemets videreudvikling og konsulentydelser. En mere detaljeret beskrivelse af indkøbets indhold findes i tilbudsanmodningens vedhæftning 1. "Beskrivelse af genstanden for indkøbet". Ud fra konkurrencen vælges en leverandør og en reserveleverandør. Aftalen træder i kraft ved underskrivelse og er gyldig indtil videre. Den forventede startdato for aftalens periode er i december 2026. FORBEREDELSE AF INDKØBET Indkøbsenheden har forberedt indkøbet ved at vurdere de muligheder, der findes på markedet, samt konkurrencens forhold og muligheder for gennemførelse. Ved markedsanalyse er der hørt bredt til brancheens aktører skriftligt og via markedsdialog, anvendt ekspertråd, vurderet indkøbets opdeling i dele samt forskellige implementeringsmodeller. FORLØB AF MARKEDSDIALOG 2025 I 2025 blev der afholdt markedsdialoger med tre kendte potentielle leverandører. 1) Systemdemo Ugerne 12 - 15 / 2025 blev leverandørene bedt om at demonstrere deres systemer. 2) Kommentering af tilbudsanmodningsudkast Tilbudsanmodningsudkastet blev sendt til leverandørene for kommentar i to dele (A1 og A2). - A1 kommentarrunde: indeholdt alle dokumenter undtagen nøgleværdi procesbeskrivelser, sammensætning af rapportbehov, meddelelse af lærertid og indholdet af kravspecifikation for systemets funktionelle krav. Kommentarfristen var 5.5.2025 – 14.5.2025, og kommentarerne blev gennemgået med leverandørene på leverandørmøder ugerne 21. - A2 kommentarrunde: indeholdt tilbudsanmodningsudkastets vedhæftninger 1.3, 1.8, 1.9 og vedhæftning 5, kravspecifikationens side Funktionelle krav. Kommentarfristen var 19.5 – 2.6.2025, og kommentarerne blev gennemgået med leverandørene på leverandørmøder ugerne 24. 3) Sendte fordybende spørgsmål Leverandører blev også bedt om at give fordybende oplysninger om systemernes lønopgørelser, hovedbrugerydelser og eksterne HRM-løsninger, teknologiernes levetid for de systemer, der tilbydes, samt vurderinger af brugsrettigheder og licenser samt implementeringsprojektets priser for at støtte vurderingen af indkøbsværdien og budgettet. FORLØB AF MARKEDSDIALOG 2026 I begyndelsen af 2026 blev der også kartlagt en fjerde potentiel leverandør på markedet, som der blev afholdt et leverandørmøde med uge 7 for at præsentere tilbudsanmodningsudkastet. Leverandøren blev efter mødet sendt samme tilbudsanmodningsudkast til kommentar som de andre potentielle leverandører, og der blev modtaget kommentarer 5.3.2026. Alle fire leverandører blev yderligere bedt om at sende skriftlige kommentarer til den opdaterede tilbudsanmodningsudkast 17.3-1.4.2026. Markedsanalysen er blevet udført på en måde, hvor ingen af leverandørene er blevet fortrukket, og analysen er blevet udført på en neutral og åben måde. MARKEDSANALYSENS BEMERKNINGER De bemærkninger, der blev gjort ved markedsanalysen, er blevet anvendt ved definition af genstanden for indkøbet, fastsættelse af egnethedskrav samt ved fastsættelse af kriterier for sammenligning af tilbud. En af de centrale bemærkninger var, at markedsbegrænsninger muligvis er kommunens arbejdsvilkår (såsom KVTES og OVTES) krav til HRM- og lønsystemet. Derudover kan begrænsende faktorer være kommunens behov for lønopgørelser, systemets dobbelte miljø samt integrationer. Ved forberedelsen af indkøbet er der taget hensyn til de principper, der angives i lov om offentlige indkøb § 65, og indkøbsenheden mener, at forberedelsen støtter konkurrencens gennemførelse. OPDELING AF INDKØBET I DELE Indkøbsenheden har vurderet muligheden for at opdeles indkøbet i dele. Indkøbet er ikke blevet opdelt, fordi genstanden for indkøbet og de tilknyttede ydelser udgør en sammenhængende enhed, som ikke er hensigtsmæssigt at opdeles i mindre enheder. Desuden ville opdelen af indkøbet betydeligt øge risikoerne vedrørende integration, ansvarsfordeling, implementering og enhedsstyring af data. Indkøbsenheden mener, at ikke at opdeles er hensigtsmæssigt med hens