Finland – Programpakker og informationssystemer – Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

Espoon Kommune (senere også Tilaaja) anmoder om bud på et elektronisk vedligeholdelsesystem. Genstand for indkøbet er et elektronisk vedligeholdelsesystem som SaaS-programvaretjeneste, implementering af tjenesten og brugerdefineret tilpasning til Tilaaja, programvarets support- og vedligeholdelsestjenester samt videreudvikling og konsulenttjenester for det indkøbte system. Der vil udvælges én (1) leverandør og én (1) reserveleverandør på grundlag af anbudsproceduren. De indkøbte systemets funktionelle enheder er:

• Oprettelse og gennemførelse af tjenesteanmodninger

• Oprettelse og vedligeholdelse af vedligeholdelsesplaner for vedligeholdelsesobjekter samt gennemførelse af vedligeholdelsesforanstaltninger

• Vedligeholdelsesdagsbog

• Administration af ejendomsdata

• Energistyring af vedligeholdelsesobjekter

• Selvkontrol

• Langsigtede planer (PTS) for en del af vedligeholdelsesobjekterne

• Rapporterings- og statistikfunktioner

En mere detaljeret beskrivelse af indkøbets indhold findes i vedhæftet 1 til budanmodningen, "Beskrivelse af indkøbsgenstanden". Den forventede samlede værdi af indkøbet for en beregnet periode på fire år (moms 0 %) er 2 500 000 euro. Bemærk! På grund af budgetgrænser er der fastsat en maksimumspris for løbende omkostninger (SaaS-tjenestegebyrer, support- og vedligeholdelsesomkostninger samt vedligeholdelsesomkostninger for integreringer). Den årlige pris for løbende omkostninger (vedhæftet 6, Prisliste, side 1-Verglejselspris, celle O60) må ikke overstige 200 000 euro/år. Overtrædelse af maksimumsprisen vil sandsynligvis resultere i, at buddet afvises.

FORBEREDELSE AF INDKØBET

Indkøbsenheden har forberedt indkøbet ved at vurdere de på markedet tilgængelige alternativer, konkurrencesituationen og indkøbsmetoderne. Ved markedsundersøgelsen er der konsulteret en bred kreds af brancheaktører skriftligt og via markedsdialoger, og der er vurderet forskellige implementeringsmodeller. Markedsundersøgelsen er udført på en sådan måde, at ingen enskilt leverandør er fortrukket, og undersøgelsen er udført på en neutral og åben måde. Markedsundersøgelsen er offentliggjort i HILMA den 26.2.2026. 14 leverandører meldte sig til markedsdialogen. I marts 2026 sendtes der en forudgående opgave til de tilmeldte, hvor der blev undersøgt, hvilke funktioner, der blev implementeret i de på markedet tilgængelige systemer. Markedsdialogen fortsatte derefter med fire leverandører. I marts-april 2026 blev der afholdt diskussionsmøder med tre leverandører, hvor leverandørene demonstrerede deres systemer. Desuden demonstrerede en leverandør sit system separat med leverede videoer. I maj 2026 blev der bedt om skriftlige yderligere oplysninger fra leverandørene, og i juni 2026 blev der sendt hele budanmodningsudkastet med vedhæfter til dem for kommentering, hvorefter der blev bedt om yderligere yderligere oplysninger fra dem, der havde kommenteret. Markedsundersøgelsen afslørede, at der på markedet findes flere elektroniske vedligeholdelsessystemer. På grundlag af markedsundersøgelsen kunne det konkluderes, at især Espoon Kommunes behov for en energistyring som en del af vedligeholdelsesbogen begrænser markedet. De i undersøgelsen opdagede observationer er blevet anvendt i definitionen af indkøbsgenstanden, fastsættelsen af anvendelighedskrav og fastsættelsen af kriterier for sammenligning af bud. Ved forberedelsen af indkøbet er der taget hensyn til de principper, der omhandler markedsundersøgelsen, som nævnt i lov om offentlige indkøb § 65, og indkøbsenheden anser, at forberedelsen støtter gennemførelsen af konkurrencen.

DELING AF INDKØBET I AFSNITTER

Indkøbsenheden har vurderet muligheden for at dele indkøbet i afsnit. Indkøbet er ikke blevet delt i afsnit, fordi det indkøbte system og de tilknyttede tjenester danner en samlet enhed, som ikke er hensigtsmæssigt at dele i mindre enheder. Desuden vil en deling øge betydeligt risikoen for integrering, ansvarsfordeling, implementering og enhedsstyring af data. Indkøbsenheden anser, at det er hensigtsmæssigt, at indkøbet ikke deles, når indkøbets karakter, gennemførelsesmåde og hensigt tages i betragtning.