Frankrig – Rejseservice – ORGANISATION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES AGENTS ET SALARIES DE LA RATP ET SES FILIALES

Denne bekendtgørelse har til formål at indgå en rammeaftale, der er en enkeltleverandør, uden minimumsmængde og med en maksimumsmængde på Tjueåtte (28) Millioner € ekskl. moms, der har til formål at fornye den eksisterende rammeaftale om erhvervsrejser til RATP EPIC's medarbejdere og ansatte og dets datterselskaber. Rammeaftalen indgås for en maksimal varighed på Fyrreåtte (48) måneder. Den primære mål er at sikre og forenkle organisationen af erhvervsrejser, samt at opfylde de forskellige partiers krav, herunder især pålideligheden af grænseflader og pristransparens. Det er RATP's hensigt at tilbyde og opretholde en høj servicekvalitet til sine medarbejdere, ansatte og datterselskaber. Den indgås i form af en enkeltleverandør rammeaftale med ordrebevis. Markedet dækker:

- Reservation og udstedelse af transportbilletter, overnatningsmuligheder, biludlejning, og tilknyttede tjenester,

- Assistens til medarbejdere,

- Oprettelse af digitale reservationsværktøjer,

- Konsulent- og optimeringstjenester,

- Fakturering af de leverede ydelser og rapport om aktiviteten,

- Overholdelse, sikkerhed, bæredygtighed.

RATP-gruppens medarbejdere er nødt til at foretage erhvervsrejser over hele det nationale område, samt internationalt, som en del af deres erhvervsmæssige aktiviteter. Kandidaten skal tilbyde en enhedsreservationsløsning online (SBT) for fly- og togbilletter, overnatningsmuligheder (både for individuelle rejser og grupperejser), biludlejning, samt, i den grad det er muligt, administration af administrative formaliteter (visaer osv.). SBT'en skal tillade de forskellige datterselskaber i RATP-gruppen at tilmelde sig i deres egne miljøer (forskellige godkendelseskredse, forskellige rejsepolitikker). Da godkendelsen kan tilhøre et andet datterselskab eller et andet land, er en interkonnektion mellem de forskellige lande dog nødvendig. Da RATP-gruppen ønsker at udvide dette marked til internationale datterselskaber, skal den udvalgte leverandør være i stand til at tilbyde et netværk af lokale kontorer. Det er derfor obligatorisk at tilbyde en rejsebureau med lokale kontorer i hvert land, hvor gruppen er etableret. Desuden skal kandidaten tilbyde en offline-reservationsløsning (rejsebureau / kundeservice), der kan kontaktes via telefon og e-mail, og der tilbyder de samme funktioner som det digitale reservationsværktøj. Denne løsning vil desuden kunne opfylde specielle krav i forhold til reservation, behandling af eventuelle uenigheder eller fejlfunktioner, og behov for nødassistens 7/7 24/24. Den skal også være i stand til at tilbyde en VIP-tjeneste. Leverandøren skal assistere brugere i fremme af den digitale reservationsmetode. Leverandøren skal fremme og støtte RATP-gruppens medarbejdere (Travel Managers og rejser) til at bruge denne reservationsmetode som fortrinsvis for alle transaktioner og tilfælde, der tillader det. RATP's sikkerhedspolitik for international mobilitet definerer de praksisser, der håndterer risici, der pådrager sig af RATP-gruppens medarbejdere, der udfører opgaver af kort, mellem og lang varighed i forbindelse med deres erhverv, og især i forbindelse med gruppens internationale udvikling. Den opstiller en kartografi over landrisici fra 1 til 5 (1 er det laveste risikoniveau og 5 det højeste). De gældende procedurer inden for RATP i forhold til sikkerheden af medarbejdere på opgaver anbefaler oprettelsen af en ordre til opgaven. I denne forbindelse foreskriver visse enheder i RATP-gruppen, især de, der er underlagt offentlig ret (EPIC), oprettelsen af en forudgående tilladelse til rejser, der kan tage form af en intern ordre til opgaven. Disse tilladelsesmodaliteter kan dog variere efter gruppens enheder. Det forventes, at leverandørens reservationsværktøj (SBT) kan indgå i denne proces med forudgående tilladelse, især ved at stille et samlet dokument om rejsen til rådighed, der kan tjene som en ordre til opgaven. Dette dokument kan enten genereres via et dedikeret modul eller ved download af en samlet fil i PDF-format, der omfatter alle de elementer, der udgør rejsen (navn på medarbejder, ankomst- og afrejsedato, anvendt selskab og flynummer, navn og adresse på hoteller, godkendelseskreds osv.). Dokumentet kan genereres på alle stadier i reservationsprocessen (i "skitsemode", efter godkendelse, efter gennemførelse af rejsen). Den formelle oprettelse af ordren til opgaven, når den er påkrævet, er en del af RATP-gruppens interne organisation og er ikke en ydelse, der forventes fra leverandøren. I tilfælde af offline-reservation (via eller udenfor leverandørens rejsebureau, eksempel: medarbejder inviteret i forbindelse med sine opgaver), skal værktøjet muliggøre enten manuel indtastning af rejseoplysninger, eller, ideelt, automatisk hentning af oplysninger i værktøjet SBT, for at sikre centralisering i en enheds database. Antallet af transaktioner er estimeret til 22 005 transaktioner, cirka.