Norge – Fotokopimaskiner – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS udfører denne indkøb på vegne af de ejende kommuner i OFA-samarbejdet for at oprette en ny rammeaftale om multifunktioner (MFP) og tilknyttede services. Kommunerne har et betydeligt og varierende behov for at trykke, kopiere og scanne. Den nuværende maskiner består af både lejede og selv-ejede multifunktionsmaskiner af forskellig alder, kapacitet, funktion og restliv. Samtidig varierer kommunernes størrelse, organisation og brugsmønstre. Der er derfor behov for en fleksibel og fremtidorienteret kontrakt, der understøtter både standardisering og lokale tilpasninger. Formålet med indkøbet er at oprette en fælles rammeaftale, der giver kommunerne adgang til en forudsigelig, kostnadsbesparelses, sikker og stabil drift af multifunktionsmaskinerne. Kontrakten skal muliggøre en gradvis erstatning og modernisering af maskineriet, samtidig med at de eksisterende systemer kan fortsætte, hvor det er hensigtsmæssigt. Kommunerne har allerede indført PaperCut som et fælles system for sikker trykning og udskriftsadministration. Indkøbet omfatter derfor ikke et nyt printstyringssystem. Det er en grundlæggende forudsætning, at de tilbudte multifunktionsmaskiner er fuldt kompatibelt med PaperCut og kan integreres glidende i bestillende myndigheds eksisterende udskriftsmiljø. For de fleste kommuner i Agder leveres IT-tjenester gennem interkommunalt samarbejde eller selskaber, mens nogle kommuner stadig har deres egen IT-miljø. Dette betyder, at bestillingsrutiner, godkendelsesprocesser, fakturering og opfølgning varierer mellem de enkelte bestillende myndigheder. Budgivere skal derfor kunne håndtere forskellige organisationsmodeller inden for rammeaftalens rammer. Gennem indkøbet ønsker OFA IKS at oprette et langsigtet og bæredygtigt leveringsmodel, der sikrer kommunernes behov for kvalitet, sikkerhed, fleksibilitet og god totaløkonomi. Indkøbet skal bidrage til bedre styring af maskineriet, reduceret administrativ byrde, effektiv anvendelse af ressourcer og relevante miljøgevinster.

2. Beskrivelse af opgaven

Opgaven omfatter levering af multifunktionsmaskiner og de tilknyttede services til kommuner og enheder, der er omfattet af rammeaftalen. Leveringen skal dække behovet for trykning, kopiering og scanning på forskellige typer lokaliteter og organisationer, fra mindre administrative enheder til større miljøer med høj dokumentmængde og avancerede funktionelle behov. Kontrakten omfatter blandt andet:

Leje af multifunktionsmaskiner

Levering og udskiftning af udstyr

Installation, konfiguration og indsættelse

Service og vedligeholdelse

Teknisk support og brugeropfølgning

Ongoing konsulentydelser og aftaleopfølgning

Rapportering og ledelsesinformation

Budgiveren skal tilbyde et fleksibelt leveringsmodel, der understøtter gradvis fornyelse af maskineriet og sikrer stabil drift i perioder, hvor nye og eksisterende systemer skal fungere parallelt. Bestillende myndighed reserverer sig retten til at indkøbe brugte multifunktionsmaskiner fra leverandøren eller andre, hvor det er hensigtsmæssigt. Vi anmoder om en samlet levering med særlig vægt på kvalitet, service, sikkerhed, fleksibilitet og livscykluskostninger. Yderligere krav om funktioner, services, service niveauer og dokumentation findes i andre dele af indkøbsdokumentationen.