Norwegen – Fotokopierer – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS führt diese Ausschreibung im Auftrag der Eigentümerkommunen in der OFA-Zusammenarbeit durch, um einen neuen Rahmenvertrag für Mehrfunktionsgeräte (MFP) und zugehörige Dienstleistungen zu erstellen. Die Kommunen haben einen erheblichen und unterschiedlichen Bedarf an Drucken, Kopieren und Scannen. Die aktuelle Ausstattung besteht sowohl aus geleasten als auch selbstbeschafften Mehrfunktionsgeräten unterschiedlichen Alters, Kapazität, Funktionalität und Restlebensdauer. Gleichzeitig variieren die Größe, Organisation und Nutzungsmuster der Kommunen. Es besteht daher ein Bedarf an einem flexiblen und zukunftsorientierten Vertrag, der sowohl Standardisierung als auch lokale Anpassungen unterstützt. Ziel der Ausschreibung ist es, einen gemeinsamen Rahmenvertrag zu erstellen, der den Kommunen einen vorhersehbaren, kosteneffizienten, sicheren und stabilen Betrieb der Mehrfunktionsgeräte ermöglicht. Der Vertrag soll einen schrittweisen Austausch und die Modernisierung der Geräte ermöglichen, während die bestehenden Systeme dort, wo es angebracht ist, weitergeführt werden können. Die Kommunen haben bereits PaperCut als gemeinsames System für sicheres Drucken und Druckausgabeverwaltung eingeführt. Die Ausschreibung umfasst daher kein neues Druckmanagementsystem. Es ist eine grundlegende Voraussetzung, dass die angebotenen Mehrfunktionsgeräte vollständig mit PaperCut kompatibel sind und nahtlos in die bestehende Druckumgebung des Auftraggebers integriert werden können. Bei den meisten Kommunen in Agder werden die ICT-Dienstleistungen durch interkommunale Zusammenarbeit oder Unternehmen erbracht, während einige Kommunen noch ihre eigenen IT-Umgebungen haben. Dies bedeutet, dass Bestellroutinen, Genehmigungsprozesse, Rechnungsstellung und Nachverfolgung zwischen den einzelnen Auftraggebern variieren. Bietende müssen daher in der Lage sein, verschiedene Organisationsmodelle im Rahmen der Vereinbarung zu bewältigen. Durch die Ausschreibung möchte OFA IKS ein langfristiges und nachhaltiges Liefermodell etablieren, das den Bedarf der Kommunen an Qualität, Sicherheit, Flexibilität und guter Gesamtwirtschaftlichkeit sicherstellt. Die Ausschreibung soll zu einer besseren Verwaltung der Geräte, einer reduzierten administrativen Belastung, einer effektiven Nutzung der Ressourcen und relevanten Umweltgewinnen beitragen. 2. Beschreibung der Aufgabe Die Aufgabe umfasst die Lieferung von Mehrfunktionsgeräten und den dazugehörigen Dienstleistungen an Kommunen und in der Rahmenvereinbarung enthaltene Einrichtungen. Die Lieferung soll den Bedarf an Drucken, Kopieren und Scannen an verschiedenen Arten von Standorten und Organisationen abdecken, von kleineren Verwaltungseinheiten bis hin zu größeren Umgebungen mit hohem Dokumentenvolumen und anspruchsvollen Funktionsanforderungen. Der Vertrag umfasst unter anderem: Miete von Mehrfunktionsgeräten Lieferung und Austausch von Ausrüstung Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme Service und Wartung Technischer Support und Nutzerbetreuung Laufende Beratungsdienste und Vertragsbetreuung Berichterstattung und Managementinformationen Der Bietende muss ein flexibles Liefermodell anbieten, das einen schrittweisen Austausch der Geräte unterstützt und einen stabilen Betrieb in Phasen gewährleistet, in denen neue und bestehende Systeme parallel funktionieren müssen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, gebrauchte Mehrfunktionsgeräte vom Lieferanten oder anderen, wo dies angebracht ist, zu beschaffen. Wir bitten um eine Gesamtlieferung mit besonderem Augenmerk auf Qualität, Service, Sicherheit, Flexibilität und Lebenszykluskosten. Weitere Anforderungen an Funktionalität, Dienstleistungen, Servicelevels und Dokumentation sind in den anderen Teilen der Ausschreibungsdokumentation enthalten.