Dänemark – Bereitstellung von Software – Udbud af kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer

Forsvarsministeriets Materiel- und Beschaffungsstelle (”FMI”) möchte einen Vertrag über die Lieferung, den Betrieb, die Wartung, den Support und die Weiterentwicklung eines internetbasierten Buchungssystems für die Fahrzeugflotte des Verteidigungsministeriums abschließen. Das bestehende System soll durch eine modernere, betriebssichere und benutzerfreundliche Lösung ersetzt werden, die eine effiziente Buchung, Ausleihe und Rückgabe von Fahrzeugen ermöglicht und FMI Zugang zu relevanten Betriebs- und Verwaltungsdaten gewährt. Ziel des Vertrags ist es, dem Verteidigungsministerium eine umfassende Lösung zu bieten, die mit minimalem Ressourcenaufwand von FMI eine sichere, flexible und effiziente Verwaltung der Fahrzeugflotte über die gesamte Organisation hinweg ermöglicht. Die Lösung muss sowohl offene als auch geschlossene Fahrzeugpools unterstützen, eine große Anzahl von Benutzern und Fahrzeugen verwalten und zur hohen Verfügbarkeit und Kontinuität der Transportlösungen des Verteidigungsministeriums beitragen. Der Vertrag umfasst die Lieferung, den Betrieb, die Wartung, den Support und die Weiterentwicklung des gesamten Systems, einschließlich der Anwendung und der dafür notwendigen Infrastruktur, für die Fahrzeugflotte des Verteidigungsministeriums sowie die Lieferung, Installation und den Betrieb von elektronischem Fahrzeugausrüstung in den Fahrzeugen. Der Vertrag umfasst eine Startphase, bestehend aus einer Entwicklungs- und Implementierungsphase, in der das System entsprechend den Anforderungen von FMI angepasst, entwickelt und in Betrieb genommen wird. Der Lieferant ist für die Lieferung der Anwendung sowie die dafür notwendige Infrastruktur, einschließlich der Hosting des Systems auf Servern in Dänemark, verantwortlich. Das System wird als internetbasierte Lösung (SaaS) geliefert, und der Lieferant ist für den gesamten Betrieb der zugrunde liegenden Infrastruktur verantwortlich. Der Lieferant ist für die Integration bestehender Daten zu Benutzern, Pools, Fahrzeugflotte und Buchungen sowie für die mögliche Wiederverwendung bereits installierter elektronischer Fahrzeugausrüstung verantwortlich. Das System muss selbstständigen Zugriff für Benutzer, umfassende Verwaltungs- und Berichtsfunktionen für FMI sowie technischen Support und einen rund um die Uhr besetzten Helpdesk unterstützen. Der Vertrag läuft 72 Monate ab Unterschrift. Der Vertrag kann zweimal um jeweils 24 Monate unter denselben Bedingungen verlängert werden. Es ist eine Voraussetzung, dass die Entwicklungsphase höchstens 6 Monate und die Implementierungsphase höchstens 6 Monate dauern darf. Das aktuelle System verwaltet etwa 25.000 Benutzer und 2.800 Fahrzeuge. Es wird erwartet, dass die Lösung während der Vertragslaufzeit etwa 5.000 Fahrzeuge verwalten kann. Aufgrund der unsicheren internationalen Sicherheitslage benötigt das Verteidigungsministerium jedoch eine Option, um die Lösung so zu skalieren, dass die Anwendung und die dazugehörige Infrastruktur auf Anfrage des Kunden erweitert werden können, um bis zu 10.000 Fahrzeuge zu verwalten, ohne die Funktionalität, Reaktionszeiten, Verfügbarkeit oder die anderen im Vertrag festgelegten Anforderungen und Serviceziele zu beeinträchtigen. Darüber hinaus umfasst der Vertrag eine Option in Bezug auf die Wahl der Zugangstechnologie für die Fahrzeuge, wonach der Kunde anstelle der bestehenden Zugangsträger des Verteidigungsministeriums (RFID usw.) ein vom Lieferanten geliefertes Zugangssystem und ein Schließsystem auf den im Lastenheft und Vertrag festgelegten Bedingungen wählen kann.