Belgien – Softwarepaket und Informationssysteme – Financiële oplossing bestaande uit een procure-to-pay-systeem en een boekhoudsysteem

Der MC-CM-Gruppe ist ein bedeutender Akteur im Gesundheitssektor in Belgien, gekennzeichnet durch eine vielfältige und sich ständig weiterentwickelnde IT-Umgebung. Derzeit basieren die Rechnungswesen- und Beschaffungsprozesse insbesondere auf Oracle eBS und Adfinity (Easi) ohne Integration zwischen diesen Systemen, was zu manuellen Bearbeitungen, einem erhöhten Fehlerrisiko und Ineffizienzen führt. Der vorliegende Auftrag ist Teil eines Modernisierungs- und Integrationsprozesses, der darauf abzielt, die betriebliche Effizienz, die Datenqualität und den Automatisierungsgrad der finanziellen und Procure-to-Pay-Prozesse zu verbessern. Der vorliegende öffentliche Auftrag hat zum Gegenstand die Bereitstellung, Implementierung, Konfiguration, Integration, Unterstützung und Wartung von Werkzeugen zur Unterstützung der Rechnungswesen- und Procure-to-Pay (P2P) Prozesse innerhalb der MC-CM-Gruppe. Für das Lesen der Auftragsbeschreibung sind die Begriffe Integration, Interfacing und Interoperabilität wie folgt zu verstehen: • Integration = Entwicklung, Parametrisierung und Bereitstellung der beiden Werkzeuge im MC-CM-Ökosystem; • Interfacing = Erstellung der Verbindungen (Datenfluss ein/aus) zwischen den beiden Werkzeugen einerseits und den anderen IT-Werkzeugen des MC-CM-Ökosystems andererseits; • Interoperabilität = Erstellung der Verbindungen zwischen dem Rechnungswesen-Werkzeug und dem P2P-Werkzeug. Die gesuchten Werkzeuge müssen offen (dokumentiert und häufig verwendet) sein und sich in die anderen Informationssysteme der Gruppe integrieren. Sie müssen zu einer effizienten, sicheren und automatisierten Abwicklung der Rechnungswesenprozesse sowie der Beschaffungs- und Zahlungsprozesse in einer komplexen Organisation mit mehreren Einheiten und operativen Einheiten, die in der belgischen mutualistischen Branche tätig ist und durch eine vielfältige und sich ständig weiterentwickelnde IT-Umgebung gekennzeichnet ist, beitragen. Der Auftrag wird nach einem zweistufigen Verfahren vergeben, bestehend aus: • einer Auswahlphase, in der die Bewerber auf der Grundlage der Ausschlussgründe und der Auswahlkriterien bewertet werden; • einer Angebotsphase, zu der nur die ausgewählten Bewerber zur Einreichung eines Angebots eingeladen werden und in der die Vergabe des Auftrags erfolgt. Der Auftrag ist in zwei Lose unterteilt, die getrennt vergeben werden, aber gemeinsam und gleichzeitig zu einer kohärenten und interoperablen Abwicklung der betreffenden Prozesse (P2P und Rechnungswesen) führen müssen. Los 1 – Procure-to-Pay (P2P) Werkzeug Los 1 hat zum Gegenstand die Bereitstellung, Implementierung, Konfiguration, Integration, Unterstützung und Wartung eines P2P-Werkzeugs für die MC-CM-Gruppe. Das Werkzeug muss den gesamten P2P-Prozess unterstützen, insbesondere: • Bestellungen und Genehmigungsprozesse; • Bestellungen und Empfang; • Bearbeitung der Lieferantenrechnungen und Zahlungsinformationen; • Verwaltung der Lieferantenkonten und der Kreditorenbuchhaltung (account payables); ein Dreifachabgleich-Mechanismus (three way matching) (Bestellung – Empfangsbestätigung – Rechnung) Los 2 – Rechnungswesen-Werkzeug Los 2 hat zum Gegenstand die Bereitstellung, Implementierung, Konfiguration, Integration, Unterstützung und Wartung eines Rechnungswesen-Werkzeugs für die MC-CM-Gruppe. Das Werkzeug muss die Rechnungswesenprozesse unterstützen, insbesondere: • die Buchhaltung; • das Finanzreporting; • die Einhaltung der belgischen Buchhaltungs- und Steuervorschriften. Angebotsabgabe pro Los Die Bietenden können ein Angebot für: • nur Los 1; • nur Los 2; • beide Lose (ein Angebot pro Los) einreichen. Jedes Los wird einzeln bewertet und vergeben.