Finnland – Softwarepaket und Informationssysteme – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (später auch Auftraggeber genannt) bittet um Angebote für ein HRM- und Gehaltsabrechnungssystem. Gegenstand der Beschaffung ist ein System als Software-as-a-Service (SaaS), das die Funktionalitäten des Personalhauptregisters (sogenannte HRM-Gesamtheit) sowie die Funktionalitäten der Gehaltsabrechnung umfasst. Die Lösung muss die verschiedenen Arbeitszeitmodelle der Beschäftigten der Stadt Espoo unterstützen, wie Büro-, Schicht- und allgemeine Arbeitszeiten, verschiedene Arbeitsorganisationen, d.h. feste und flexible Arbeitszeiten, sowie die in den Kommunen verwendeten Tarifverträge und lokalen Vereinbarungen. Gegenstand der Beschaffung sind die folgenden Dienstleistungspakete: - System als Software-as-a-Service (SaaS) - Implementierung und Anpassung des Systems für Espoo - Anwendungswartungsdienste - Dienstleistungen für die kontinuierliche Weiterentwicklung und Beratung des Systems. Eine detaillierte Beschreibung des Inhalts der Beschaffung finden Sie im Anhang 1 des Angebots "Beschreibung des Beschaffungsgegenstandes". Auf der Grundlage des Ausschreibungsverfahrens wird ein Lieferant und ein Ersatzlieferant ausgewählt. Der Vertrag tritt mit der Unterzeichnung in Kraft und ist vorläufig gültig. Das voraussichtliche Datum für den Beginn der Vertragslaufzeit ist Dezember 2026. BESCHAFFUNGSVORBEREITUNG Die Beschaffungseinheit hat die Beschaffung vorbereitet, indem sie die auf dem Markt verfügbaren Optionen, Wettbewerbsbedingungen und Implementierungsmethoden der Beschaffung bewertet hat. Bei der Marktanalyse wurden umfangreiche schriftliche und telefonische Befragungen von Branchenakteuren durchgeführt, Expertenmeinungen genutzt, die Aufteilung der Beschaffung in Teile sowie verschiedene Implementierungsmodelle bewertet. FORTSCHRITT DER MARKTDIALOGE 2025 Im Jahr 2025 wurden Marktgespräche mit drei identifizierten potenziellen Lieferanten geführt. 1) Systemdemonstration In den Wochen 12 - 15 / 2025 wurden die Lieferanten aufgefordert, ihre angebotenen Systeme vorzustellen. 2) Kommentierung des Angebotsentwurfs Der Angebotsentwurf wurde in zwei Teilen (A1 und A2) an die Lieferanten zur Kommentierung gesendet. - A1-Kommentierungsrunde: enthielt alle Dokumente mit Ausnahme der zentralen Prozessbeschreibungen, der Struktur der Berichtsanforderungen, der Mitteilung der Lehrerdaten, des Inhalts der Datensätze sowie des Anforderungsformulars für die funktionalen Anforderungen des Systems. Die Kommentierungsfrist war der 5.5.2025 – 14.5.2025 und die Kommentare wurden in Lieferantentreffen in den Wochen 21 besprochen. - A2-Kommentierungsrunde: enthielt die Anhang 1.3, 1.8, 1.9 des Angebotsentwurfs sowie Anhang 5 und das Anforderungsformular, Blatt Funktionale Anforderungen. Die Kommentierungsfrist war der 19.5. – 2.6.2025 und die Kommentare wurden in Lieferantentreffen in den Wochen 24 besprochen. 3) Gesendete präzisierende Fragen Die Lieferanten wurden auch um präzisierende Informationen zu den Gehaltslaufzeiten der Systeme, den Hauptbenutzerdiensten und der externen HRM-Lösung, der Technologie der angebotenen Systeme, der Lebensdauer, der Schätzungen der Lizenz- und Nutzungsrechte sowie der Kosten des Implementierungsprojekts gebeten, um die Bestimmung des Beschaffungswerts und des Budgets zu unterstützen. FORTSCHRITT DER MARKTDIALOGE 2026 Anfang 2026 wurde auch ein vierter potenzieller Lieferant identifiziert, mit dem ein Lieferantentreffen in Woche 7 stattfand, um den Angebotsentwurf vorzustellen. Dem Lieferanten wurde nach dem Treffen der gleiche Angebotsentwurf zur Kommentierung gesendet, wie alle anderen potenziellen Lieferanten, und es wurden Kommentare am 5.3.2026 erhalten. Von allen vier Lieferanten wurden zusätzlich schriftliche Kommentare zum aktualisierten Angebotsentwurf vom 17.3. - 1.4.2026 angefordert. Die Marktanalyse wurde so durchgeführt, dass kein einzelner Lieferant bevorzugt wurde und die Analyse fair und transparent durchgeführt wurde. BEOBACHTUNGEN ZUR MARKTANALYSE Die bei der Analyse gewonnenen Erkenntnisse wurden bei der Definition des Beschaffungsgegenstandes, der Festlegung der Eignungsanforderungen und der Festlegung der Bewertungskriterien für die Angebote genutzt. Eine der zentralen Erkenntnisse war, dass die Anforderungen der in Espoo verwendeten Tarifverträge (wie KVTES und OVTES) die HRM- und Gehaltsabrechnungssysteme möglicherweise einschränken. Zudem könnten die Anforderungen Espoons in Bezug auf die kontinuierlichen Gehaltslaufzeiten, die redundante Umgebung des Systems und die Integrationen einschränkend sein. Bei der Vorbereitung der Beschaffung wurden die Prinzipien des § 65 des Beschaffungsgesetzes, die die Marktanalyse betreffen, berücksichtigt und die Beschaffungseinheit ist der Ansicht, dass die Vorbereitung den Wettbewerb fördert. AUFTEILUNG DER BESCHAFFUNG IN TEILE Die Beschaffungseinheit hat die Aufteilung der Beschaffung in Teile bewertet. Die Beschaffung wurde nicht in Teile aufgeteilt, da das beschaffte System und die damit verbundenen Dienstleistungen eine einheitliche Einheit bilden, die es nicht sinnvoll ist, in kleinere Einheiten zu unterteilen. Darüber hinaus würde die Aufteilung der Beschaffung in Teile die Risiken in Bezug auf Integration, Verantwortungszuweisung, Implementierung und einheitliche Datenverwaltung erheblich erhöhen. Die Beschaffungseinheit ist der Ansicht, dass die Aufteilung der Beschaffung in Teile unter Berücksichtigung der Beschaffung, der Implementierungsmethode und des Zwecks gerechtfertigt ist.