Niederlande – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Vervanging Document Management Systeem (DMS)

Die Universiteit van Amsterdam (UvA) und die Hogeschool van Amsterdam (HvA) beabsichtigen gemeinsam ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu beschaffen, um das bestehende DMS zu ersetzen. Das Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Vertrages über eine zukunftsfähige, sichere und benutzerfreundliche DMS-Lösung, die die UvA und HvA bei der nachhaltigen Verwaltung, Bereitstellung und Archivierung digitaler Dokumente und Akten unterstützt. Der Auftrag umfasst unter anderem die Lieferung der DMS-Lösung, Implementierung und Konfiguration, Migration bestehender Dokumente, Metadaten und Akten, Integrationen in die bestehende IT-Umgebung, Schulungen und Wissensvermittlung, Verwaltung, Wartung, Unterstützung und Weiterentwicklung. Die angebotene Lösung muss an die bestehende Informationsbereitstellung der UvA und HvA anschließen und unter anderem Unterstützung für Dokument- und Aktenverwaltung, Metadaten, Workflows, Autorisierung, Aufbewahrungsfristen, Archivierung, Vernichtung, Suche, Audit-Trail und Integrationen in die bestehende Microsoft 365-Umgebung bieten. Bei der Bewertung wird neben der Qualität der angebotenen Lösung und Dienstleistung unter anderem auf den Implementierungs- und Migrationsansatz, Zukunftsfähigkeit, Sicherheit und Compliance sowie Benutzererfahrung, Akzeptanz und Selbstständigkeit geachtet. Der Preis ist ebenfalls Bestandteil der Bewertung. Im Rahmen des Zuschlagverfahrens werden verpflichtende Demonstrationen organisiert, in denen die Bewerber die angebotene Lösung anhand verschiedener Praxisbeispiele demonstrieren. Der Auftrag wird dem Bewerber mit dem wirtschaftlich vorteilhaftesten Angebot auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses (BPKV) erteilt.