Belgien – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Aankoop van een ERP systeem, inclusief implementatie, licenties en onderhoud

Diese öffentliche Auftragsvergabe sieht die Automatisierung und das Management der wichtigsten Geschäftsprozesse der Auftraggeberbehörde durch die Implementierung eines integrierten Softwaresystems (Enterprise Resource Planning oder ERP) vor. Der Vertrag wird für einen Zeitraum von 4 Jahren mit 2 möglichen Verlängerungen von jeweils 3 Jahren abgeschlossen. In dieser ersten selektiven Phase beabsichtigt die Auftraggeberbehörde die Auswahl der Kandidaten, die die erforderliche Software und Dienstleistung für die Implementierung eines ERP-Systems zur Automatisierung der finanziellen, Einkaufs- und logistischen Prozesse innerhalb des Krankenhauses liefern können. Nach der Auswahl der Kandidaten auf der Grundlage ihrer Teilnahmeanfrage werden die erforderlichen Spezifikationen in der darauf folgenden Qualifikationsphase in einem Ausschreibungsdokument weiter beschrieben. Der Umfang des Auftrags umfasst:

1. Den Kauf und die Implementierung eines Finanzmoduls, das den täglichen Betrieb der Finanzabteilung unterstützt, unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen und der Berichtspflichten (z.B. Finhosta), denen das Krankenhaus nachkommen muss. Dieses Finanzmodul muss die folgenden Prozesse unterstützen:

• Allgemeine Buchhaltung und Konsolidierung

• Analytische Buchhaltung und Kostenrechnung

• Creditorenbuchhaltung

• Genehmigungsprozess für eingehende Rechnungen (einschließlich Matching-Prinzip), wobei die Genehmiger durch die Organisationsstruktur bestimmt werden

• Debitorenbuchhaltung einschließlich umfassender Debitorenverfolgung und -mahnung (Ratenplan/automatisches Inkasso/Pfändungsverfolgung)

• Kassen- und Bankmanagement (einschließlich CODA-Verarbeitung und Liquiditätsplanung)

• Verwaltung von festen Vermögenswerten

• Budgetverfolgung auf Hauptbuchkonten- und Projektebene

• Kreditmanagement (einschließlich der Möglichkeit, Dateien von verschiedenen Banken zu importieren)

2. Den Kauf und die Implementierung eines Einkaufsmoduls, das den täglichen Betrieb der Einkaufsabteilung unterstützt und mindestens die folgenden Prozesse umfasst:

• Dezentrale Erstellung von Bestellanfragen für Lager- und Nicht-Lagerartikel über ein einfaches und benutzerfreundliches Webportal

• Genehmigungsprozess für Bestellanfragen, wobei die Genehmiger durch die Organisationsstruktur bestimmt werden

• Automatische und periodische Verarbeitung von Bestellanfragen zu Einkaufsaufträgen

• Genehmigungsprozess für Einkaufsaufträge

• Automatisches und digitales Senden von Bestellungen an den Lieferanten

• Verwaltung von Einkaufsverträgen

• Rücksendung von Waren

3. Den Kauf und die Implementierung eines Logistikmoduls, das den täglichen Betrieb der Logistikabteilung unterstützt und mindestens die folgenden Prozesse umfasst:

• Empfang von Waren (Lager- und Nicht-Lagerartikel) und Dienstleistungen

• Verwaltung des zentralen Lagerbestands und des Abteilungsbestands

• Belieferung dezentraler Abteilungslager durch Scannen (Bedarf) und Kommissionierung/Ausgabe

• Automatische Nachbestellung des zentralen Lagers auf der Grundlage von Min/Max-Beständen, Bestandszählung und -kontrolle

4. Vollständige Integration zwischen dem Finanz-, Einkaufs- und Logistikmodul in Bezug auf Stammdaten und Transaktionsdaten.

5. Erweiterte Echtzeit-Berichtsmöglichkeiten auf Transaktions- und aggregiertem Niveau innerhalb jeder (Sub-)Modul des ERP-Systems.

6. Die ERP-Anwendung wird in eine komplexe Anwendungslandschaft integriert. Es ist daher wichtig, dass eine einfache und flexible Integration mit anderen Anwendungen möglich ist. Im Folgenden eine Übersicht über die wichtigsten Verbindungen, die mindestens realisiert werden müssen:

• Active Directory-Verbindung

• ADT-Verbindung mit OAZIS ZorgI (einschließlich Verbindung von Stammdaten)

• TARFAC-Verbindung mit OAZIS ZorgI

• Verbindung mit Apothekenpaket ZorgI für Apothekenrechnungen

• Verbindung mit HR-Paket für Import von Lohnbuchungen (und Stammdaten)

• Verbindung mit KARDEX-Schrank für den Empfang von Lagerartikeln und den Verbrauch von Lagerbeständen

• Verbindung mit Aexis für den Verbrauch von Lagerbeständen

• Verbindung mit Carenet

• Integration mit einem Dritten für die automatische Rechnungsverarbeitung

• Integration mit einem noch zu wählenden WMS-System

• Integration mit einem noch zu wählenden Facility-Management-System

• Einlesen von Zahlungsdateien der Krankenkassen

• Zusätzliche Integrationen