Finnland – Informationssysteme und Server – Helsingin kaupungin henkilöstökassan tietojärjestelmäratkaisu ja siihen liittyvät palvelut

Das Beschaffungsobjekt ist eine Personalkassensystemlösung, die eine auf dem Markt etablierte Lösung ist und keine unnötige Entwicklungsarbeit erfordert. Die Lösung muss mindestens einen Webdienst für Kunden, Berichterstattung, Erstellung von Buchhaltungsdaten, Integration in Buchhaltungssysteme und Wartungsdienste umfassen. Die Lösung kann aus mehreren Komponenten bestehen, die funktional eine einheitliche Einheit bilden müssen. Die Beschaffung umfasst Technologie, Implementierung, Inbetriebnahme, kontinuierliche Software-Dienstleistungen, Nutzungsrechte, Support, Wartung, Weiterentwicklung sowie andere Fachdienstleistungen, die für die Nutzung und Weiterentwicklung der Lösung erforderlich sind. Aus prozessualer Sicht umfasst die zu beschaffende Lösung die Verwaltung der Stammdaten (z. B. Kundendaten, Zinsdaten), die Personalkassenprozesse (Kontenverwaltung, Einzahlungen und Abhebungen, Zahlungen, Kreditverwaltung, Abgleich von Ereignissen mit der Buchhaltung), Berichterstattung und Ausgaben (z. B. Kontoauszüge, Bescheinigungen). Das System muss Eingaben für die Erstellung von Buchhaltungsdaten an ein externes System liefern. Die Regeln für die Eingaben müssen im System definiert werden. Die zu beschaffende Lösung muss die Vorschriften des Kommunal- und Buchhaltungsgesetzes sowie die Empfehlungen des Gemeindeverbands, z. B. hinsichtlich Aufbewahrungsfristen und Abgleichen, erfüllen. Ziel der Beschaffung ist es, ein stabiles und sicheres SaaS-basiertes System zu implementieren, das die Kernprozesse der Personalkasse unterstützt, die Kommunikation über verschiedene Servicekanäle verbessert, die Arbeitsabläufe automatisiert, sich in die zentralen städtischen Systeme integriert und die gesetzlichen, datenschutzrechtlichen und sicherheitsrelevanten Anforderungen erfüllt. Ein weiteres Ziel ist es, die kontinuierliche Verfügbarkeit des Dienstes, eine gute Benutzerfreundlichkeit sowie eine effiziente Wartung und Weiterentwicklung zu gewährleisten, sodass die Lösung bestehende Funktionalitäten so weit wie möglich nutzt. Das Liefer- und Inbetriebnahmeprojekt wird voraussichtlich im Jahr 2026 gestartet. Mit dem aktuellen System wird voraussichtlich bis zum Ende des Jahres 2027 gearbeitet, und die geplante Inbetriebnahme des neuen Systems ist spätestens am 1.1.2028. Der Vertrag ist befristet bis zum Ablauf von zwei (2) Jahren ab Inbetriebnahme und verlängert sich danach unbefristet mit den bestehenden Kündigungsbedingungen. Das Beschaffungsobjekt ist in dieser Ausschreibung und ihren Anhängen detaillierter beschrieben. Die Stadt Helsinki verpflichtet sich zu keiner bestimmten Beschaffungsmenge.