Norwegen – Reparatur- und Wartungsdienste – Framework agreement for plumbing services and materials.

Die Gemeinde Vennesla muss einen neuen Rahmenvertrag für Installationsarbeiten und -materialien abschließen, da der bestehende Vertrag ausläuft. Ziel der Ausschreibung ist es, der Gemeinde den fortgesetzten Zugang zu der notwendigen externen Kapazität und Kompetenz für Service, Reparaturen, Wartung und Management akuter Ereignisse in den Gebäuden und technischen Anlagen der Gemeinde zu sichern. Die Gemeinde hat eigene Installateure, die einen Teil des aktuellen Bedarfs decken. Der Eigenanteil deckt jedoch nicht den gesamten Bedarf ab, und der Rahmenvertrag soll daher ein ergänzendes Mittel sein, um eine ausreichende Kapazität, Flexibilität und Lieferzuverlässigkeit zu gewährleisten. Die Ausschreibung soll zu einem praktischen und vorhersehbaren Modell für das Bestellen und Nachverfolgen von Aufträgen beitragen. Es besteht Bedarf an einem System, das sowohl kleinere laufende Aufträge als auch größere geplante Arbeiten absichert. Gleichzeitig ist es wichtig, eine schnelle Reaktion auf Eilaufträge und guten Zugang zu den notwendigen Materialien zu haben. Die Ausschreibung soll daher eine effiziente Ausführung, klare Abrufroutinen und eine gute Interaktion zwischen der Gemeinde und den Lieferanten ermöglichen.

Geschätzter Wert und Umfang

Der geschätzte Wert des Rahmenvertrags basiert auf dem historischen Verbrauch sowie dem erwarteten Bedarf des Auftraggebers während der Vertragslaufzeit. Die Schätzung ist nur eine Richtlinie und verpflichtet den Auftraggeber nicht, Aufträge in einem bestimmten Umfang oder für einen bestimmten Wert unter dem Rahmenvertrag zu tätigen. Der tatsächliche Umfang kann erheblich von der Schätzung abweichen, u. a. aufgrund politischer Prioritäten und Zuschüsse, geänderter Bedarfe, Umsetzung von Investitionsprojekten sowie akuter Ereignisse und unvorhergesehener Bedingungen. Der Auftraggeber garantiert keinen Mindestkauf unter dem Rahmenvertrag. Der Höchstwert des Rahmenvertrags beträgt NOK 8.000.000 zzgl. MwSt. Der Höchstwert ist die obere finanzielle Grenze für den Gesamtbetrag des Vertrags während der gesamten Vertragslaufzeit, einschließlich etwaiger Optionen. Wenn der Höchstwert erreicht ist, erlischt das Recht des Auftraggebers, weitere Abrufe unter dem Rahmenvertrag zu tätigen. Der geschätzte Wert wird nur angegeben, um den Bietern Informationen über den erwarteten Umfang der Ausschreibung zu geben, und ist nicht bindend für den Auftraggeber.

Beschreibung des Auftrags

Die Ausschreibung betrifft einen Rahmenvertrag für Installationsarbeiten und die dazugehörigen Materialien. Die Lieferung soll den Bedarf der Gemeinde an Service, Reparaturen und Wartung in Gebäuden und technischen Anlagen sowie Unterstützung bei akuten Ereignissen und geplanten Aufträgen decken. Der Rahmenvertrag umfasst Installationsarbeiten und die Lieferung von Material, das für die Ausführung der Aufträge notwendig ist. Dazu können u. a. Arbeiten an sanitären Anlagen, Rohrnetzen, Armaturen, Rohrteilen sowie Ersatz von Geräten und Komponenten gehören. Der Rahmenvertrag ist ein paralleler Rahmenvertrag. Bei Abrufen für Dienstleistungen sind Aufträge mit einem geschätzten Wert von bis zu NOK 300.000 zzgl. MwSt. gemäß der Rangliste der Bieter im Rahmenvertrag zu vergeben. Für Aufträge mit einem geschätzten Wert über NOK 300.000 zzgl. MwSt. sind Mini-Wettbewerbe zwischen den Bietern des Rahmenvertrags gemäß den Vertragsbestimmungen durchzuführen. Die einzelnen Aufträge/Abrufe werden durch NS 8406 Vereinfachter norwegischer Bau- und Bauvertrag geregelt. Der Rahmenvertrag kann auch für separate Beschaffungen von Materialien verwendet werden. Abrufe, die nur Materialien betreffen, erfolgen immer gemäß der Rangliste der Bieter im Rahmenvertrag, unabhängig vom Vertragswert. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, den Rahmenvertrag für die Beschaffung von Materialien zu nutzen, und kann, falls erforderlich, seinen Materialbedarf durch andere bestehende Vereinbarungen oder Beschaffungsverfahren decken.

Preisgestaltung für Materialien

Die Bieter müssen einen festen Aufschlagsfaktor auf den Nettokaufpreis für Materialien angeben. Der Nettobeschaffungspreis bedeutet den von den Bietern nachgewiesenen Einkaufspreis gemäß Abzug aller Rabatte, Bonusprogramme und anderer Preisreduzierungen, die der Bieter vom Hersteller oder Großhändler erhält. Der Aufschlagsfaktor muss den Gewinn des Bieters und andere Kosten, die mit der Beschaffung und Handhabung von Materialien verbunden sind, abdecken. Der in Rechnung gestellte Materialpreis wird nach folgender Formel berechnet: Nettokaufpreis × angebotener Aufschlagsfaktor = in Rechnung gestellter Materialpreis. Während der Vertragslaufzeit kann der Auftraggeber eine Dokumentation des Nettokaufpreises verlangen.

Preisgestaltung der Dienstleistung

Die Bieter müssen Preise für die Preiselemente im Preisformular angeben. Die Stundenpreise müssen alle mit der Ausführung der Arbeiten verbundenen Kosten einschließlich Löhne, Sozialkosten, Verwaltung, Gewinne, Handwerkzeuge, Fahrzeuge und anderer Kosten, die zur Durchführung des Auftrags notwendig sind, enthalten. Die Bieter müssen ein 24-Stunden-Bereitschafts- und Einsatzschema für akute Ereignisse anbieten. Die Bieter müssen den Preis für Einsätze und etwaige Stundenpreise, die für Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeiten gelten, angeben. Andere Zusätze als die im Vertrag genannten werden nicht akzeptiert. Der Rahmenvertrag soll der Gemeinde Zugang zu Bietern mit relevanter Fachkompetenz, der notwendigen Kapazität und der Fähigkeit, sowohl dringende Aufträge als auch geplante Arbeiten nachzuverfolgen, ermöglichen. Die Lieferung soll durch vorhersehbare Aufträge, klare Kommunikation und effektive Nachverfolgung gekennzeichnet sein. Bei kleineren Aufträgen sollen Abrufe gemäß festgelegten Routinen erfolgen, während größere Aufträge wettbewerbsfähig durch Mini-Wettbewerbe innerhalb des Rahmenvertrags vergeben werden können.