Dänemark – Reinigungsdienste – Udbud af Soft Facility Management

Dieses Verfahren betrifft die Vergabe von Soft Facility Management (im Folgenden FM) für Danmarks Fængsler (ehemals Kriminalforsorgen) (im Folgenden Auftraggeber) durch die Styrelsen for Danmarks Fængsler. Das Verfahren wird als Vergabe mit Verhandlung gemäß Abschnitt II der Vergabeordnung durchgeführt, was bedeutet, dass jeder wirtschaftlich tätige Akteur einen Antrag auf Vorqualifizierung stellen kann, aber nur die vorqualifizierten Anbieter Angebote abgeben können. Das Verfahren umfasst die folgenden vier Dienstleistungsbereiche: 1. Reinigung 2. Interner Service 3. Abfallmanagement 4. Fahrzeugflottenmanagement Jeder Dienstleistungsbereich enthält eine Reihe von Dienstleistungen und Teildienstleistungen. Reinigung umfasst u. a. Reinigung sowie Fensterreinigung und ist bei weitem der größte Dienstleistungsbereich im Vertrag. Es wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen, um detaillierte Informationen hierzu zu erhalten, einschließlich einer Beschreibung der anderen Dienstleistungsbereiche sowie weiterer Informationen zum Umfang und den Dienstleistungsanforderungen. Danmarks Fængsler untersteht dem Justizministerium und besteht aus der Styrelsen for Danmarks Fængsler und zwei Gefängnisbezirken. Danmarks Fængsler betreibt die Gefängnisse und Arresthäuser des Landes, überwacht Verurteilte, arbeitet an der Kriminalitätsprävention und trägt zur Sicherheit in der Gesellschaft zusammen mit den anderen Behörden im Justizsystem bei. Danmarks Fængsler ist daher u. a. für geschlossene Gefängnisse, offene Gefängnisse, Arresthäuser, Abschiebegefängnisse, Fußfesselabteilungen, Aufsichtsbüros, Jugendstrafvollzugseinheiten, Transporteinheiten, Ausreisezentren, eine Ausländerinstitution, die eigenen Schulen der Organisation und Anstalten in Grönland verantwortlich. Die Organisation ist in Dänemark, Grönland und auf den Färöern vertreten. Dieses Verfahren betrifft die Standorte des Auftraggebers in Dänemark und knapp 100 Standorte in Dänemark in verschiedenen Größen, verteilt auf etwa 100.000 gereinigte Quadratmeter, geografisch über das gesamte Land verteilt. Standorte auf den Färöern und in Grönland sind daher nicht Gegenstand dieses Verfahrens. Nicht alle Dienstleistungen und Teildienstleistungen werden an allen Standorten erbracht; dies hängt u. a. von der Art, Größe des jeweiligen Standorts und davon ab, ob der jeweilige Standort die Beschäftigung von Klienten unterstützt. Der geplante Betriebsstart des Vertrags ist der 1. September 2027, und es wird geschätzt, dass das Verfahren einen geschätzten Wert zwischen 325 und 400 Mio. DKK innerhalb der vier Dienstleistungsbereiche hat. Der geschätzte Wert stellt eine Schätzung der erwarteten Vertragssumme für die gesamte Laufzeit des Vertrags einschließlich möglicher Verlängerungsperioden dar. Die Schätzung basiert auf dem historischen Verbrauch. In der genannten Vertragssumme sind auch die direkten Zahlungen der Standorte an den Lieferanten in Form von Bestell- und Angebotsleistungen enthalten. Der Auftraggeber plant eine Strafrechtsreform, die während der Laufzeit des FM-Vertrags umgesetzt werden soll. Die Strafrechtsreform umfasst u. a. die Erweiterung der Anzahl der uniformierten und zivilen Mitarbeiter sowie etwa 2.000 neue Gefängnisplätze in den nächsten 10 Jahren. Der Auftraggeber möchte sicherstellen, dass die Lieferungen kontinuierlich an die konkreten Bedürfnisse der Standorte angepasst werden können, und legt daher großen Wert auf einen skalierbaren und flexiblen Vertrag, der z. B. den Einzug in neue Gebäude und den Auszug aus anderen umfasst. Darüber hinaus wünscht der Auftraggeber, dass der Lieferant während der Vertragslaufzeit Initiativen ergreift, um die einzelnen Dienstleistungsbereiche und quer über den Vertrag hinweg zu verbessern und zu optimieren, wo dies sinnvoll ist. Die Aufgabenlösung soll kontinuierlich digital unterstützt werden, um die Geschäftsprozesse zu optimieren und eine gute Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Der Auftraggeber stellt Dalux FM die dazugehörige Serviceportal zur Verfügung, um den Vertrag systemgestützt zu unterstützen. Der Auftraggeber geht davon aus, dass das Unternehmensübertragungsgesetz Anwendung finden wird in Verbindung mit 1) einer Übertragung der Dienstleistung vom bestehenden Lieferanten an einen neuen Lieferanten sowie 2) Outsourcing von Aufgaben, die der Auftraggeber bisher selbst intern erbracht hat. Der Auftraggeber erwartet, dass eine Unternehmensübertragung 1) 118 Lohnempfänger vom bestehenden Lieferanten und 2) 8-15 Lohnempfänger vom Auftraggeber umfassen kann. Das Verfahren wird als Vergabe mit Verhandlung mit Vorqualifizierung von 3-5 Anbietern und voraussichtlich einer Verhandlungsrunde durchgeführt. Es sei denn, der Auftraggeber entscheidet sich dafür, den Auftrag auf der Grundlage des vorläufigen Angebots zu vergeben, wird ein Verhandlungsverfahren durchgeführt, bei dem die Bietenden zu parallelen Verhandlungsgesprächen eingeladen werden, die gemäß den Vergabebedingungen dokumentiert werden. Die Fristen für die Einreichung von Angeboten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. Die Verhandlungsgespräche werden in Woche 39-41 bei der Styrelsen for Danmarks Fængsler unter der Adresse Strandgade 100, 1401 København K. stattfinden. Die Verhandlungsgespräche sind für den Zeitraum von 9 bis 15 Uhr geplant. Das Ziel der Verhandlungsgespräche ist es, den Bietenden die Möglichkeit zu geben, ihr Gesamtangebot vorzustellen, und sicherzustellen, dass die Bietenden darauf achten, wo ihr Angebot verbessert werden kann. Der Auftraggeber wird daher die eingereichten Angebote kommentieren, wobei die Bietenden bei den Verhandlungsgesprächen ebenfalls die Möglichkeit haben, die Vergabeunterlagen zu hinterfragen, gemäß auch Anlage D der Vergabebedingungen.