Dänemark – Bereitstellung von Software – Udbud af kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer

Forsvarsministeriets Materiel- und Beschaffungsamt (”FMI”) möchte einen Vertrag über die Lieferung, den Betrieb, die Wartung, den Support und die Weiterentwicklung eines internetbasierten Buchungssystems für die Fahrzeugflotte der Streitkräfte abschließen. Das bestehende System soll durch eine modernere, betriebsbereite und benutzerfreundliche Lösung ersetzt werden, die eine effektive Buchung, Ausleihe und Rückgabe von Fahrzeugen ermöglicht und FMI Zugang zu relevanten Betriebs- und Verwaltungsdaten gewährt. Ziel des Vertrags ist es, den Streitkräften eine umfassende Lösung zu bieten, die mit minimalem Ressourcenaufwand von FMI einen sicheren, flexiblen und effektiven Einsatz der Fahrzeugflotte quer durch die Organisation ermöglicht. Die Lösung muss sowohl offene als auch geschlossene Fahrzeugpools unterstützen, eine große Anzahl von Benutzern und Fahrzeugen verwalten und zur hohen Verfügbarkeit und Kontinuität der Transportlösungen der Streitkräfte beitragen. Der Vertrag umfasst die Lieferung, den Betrieb, die Wartung, den Support und die Weiterentwicklung des gesamten Systems, einschließlich der Anwendung und der dafür notwendigen Infrastruktur, für die Fahrzeugflotte der Streitkräfte sowie die Lieferung, Installation und den Betrieb von elektronischen Fahrzeugausrüstungen. Der Vertrag umfasst eine Startphase, bestehend aus einer Entwicklungsphase und einer Implementierungsphase, in der das System entsprechend den Anforderungen von FMI angepasst, entwickelt und in Betrieb genommen wird. Der Lieferant ist für die Lieferung der Anwendung sowie der dafür notwendigen Infrastruktur, einschließlich des Hostings des Systems auf in Dänemark befindlichen Servern, verantwortlich. Das System wird als internetbasierte Lösung (SaaS) geliefert, und der Lieferant ist für den gesamten Betrieb der zugrunde liegenden Infrastruktur verantwortlich. Der Lieferant ist für die Integration vorhandener Daten zu Benutzern, Pools, Fahrzeugflotte und Buchungen sowie für die mögliche Wiederverwendung bereits installierter elektronischer Fahrzeugausrüstungen verantwortlich. Das System muss selbstbedienten Zugang für Benutzer, umfassende Verwaltungs- und Berichtsfunktionen für FMI sowie technischen Support und einen rund um die Uhr besetzten Helpdesk unterstützen. Der Vertrag läuft 72 Monate ab Unterzeichnung. Der Vertrag kann auf denselben Bedingungen bis zu zwei Mal um jeweils 24 Monate verlängert werden. Es ist eine Voraussetzung, dass die Entwicklungsphase maximal 6 Monate und die Implementierungsphase maximal 6 Monate dauern. Das derzeitige System verarbeitet etwa 25.000 Benutzer und 2.800 Fahrzeugflotte. In der Vertragslaufzeit soll die Lösung grundsätzlich in der Lage sein, bis zu etwa 5.000 Fahrzeugflotte zu verarbeiten. Aufgrund der unsicheren internationalen Sicherheitslage benötigt das Verteidigungsministerium jedoch eine Option, um die Lösung so zu skalieren, dass die Anwendung und die dazugehörige Infrastruktur auf Anfrage des Kunden erweitert werden können, um bis zu 10.000 Fahrzeugflotte zu verarbeiten, ohne die Funktionalität, Reaktionszeiten, Verfügbarkeit oder die anderen im Vertrag festgelegten Anforderungen und Serviceziele zu beeinträchtigen. Darüber hinaus umfasst der Vertrag eine Option in Bezug auf die Wahl der Zugangstechnologie für die Fahrzeugflotte, wonach der Kunde anstelle der Nutzung der bestehenden Zugangsträger der Streitkräfte (RFID usw.) ein vom Lieferanten geliefertes Zugangssystem und ein Schließsystem wählen kann, das den im Lastenheft und im Vertrag festgelegten Bedingungen entspricht.