Belgien – Verpflegungsdienste – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Gegenstand dieser Dienstleistung: Rahmenvereinbarung für externe Cateringpartner für Veranstaltungen und „High-end“-Maßanfertigungen, umfassend für VIVES Zuid und VIVES Noord. Erläuterung: Die Hogeschool VIVES Zuid und VIVES Noord organisiert jährlich eine breite Palette von Veranstaltungen und „High-end“-Maßanfertigungen sowohl auf den Campussen Nord als auch Süd, die sich in der Provinz West-Vlaanderen befinden. Diese Aktivitäten sind integraler Bestandteil des akademischen und gesellschaftlichen Funktionierens der Hochschule und erfordern eine professionelle, qualitative und zuverlässige Cateringunterstützung.

Phasen des Auftrags:

1. Phase – Auswahl

Dieses Dokument betrifft die erste Phase, nämlich die Auswahlphase, eines zweistufigen Vergabeverfahrens. In dieser ersten Phase wird nur eine „Anfrage zur Teilnahme“ verlangt, ergänzt durch die erforderlichen Anhänge, mit denen der Kandidat sein Interesse an dem Auftrag bekundet, seinen schriftlichen Willen äußert, ausgewählt zu werden (Artikel 2, 12° Gesetz über öffentliche Aufträge vom 17. Juni 2016) und die geforderten Verantwortungsdokumente übergibt, um ausgewählt werden zu können.

2. Phase - Gunning

Nach der Auswahl können nur die ausgewählten Kandidaten an der zweiten Phase, der Gunning-Phase, teilnehmen, basierend auf dem Leistungsverzeichnis, das ihnen nach der Auswahlentscheidung zugestellt wird. In dieser zweiten Phase werden die ausgewählten Kandidaten auf der Grundlage des Leistungsverzeichnisses eingeladen, ein Angebot einzureichen.

Los:

- für Los 1 „Veranstaltungen“ suchen wir drei externe Cateringpartner, die die Hochschule während eines Zeitraums von vier Jahren bei den folgenden Aktivitäten unterstützen können, die flexibel auf allen Campussen eingesetzt werden können, also in der gesamten Provinz West-Vlaanderen. Veranstaltungen: Jedes akademische Jahr organisiert die Hogeschool VIVES unter anderem drei groß angelegte institutionelle Veranstaltungen:

- die Akademische Eröffnung im September,

- den Neujahrsempfang im Januar,

- und den Pro-Tag im Mai,

- … Für diese Veranstaltungen wird jeweils eine Teilnahme von etwa 700 bis 1.000 Personen erwartet, bestehend aus Studierenden, Mitarbeitern, Gästen, Partnern und externen Stakeholdern. Das Catering spielt hierbei eine entscheidende Rolle für das Erlebnis, die Ausstrahlung und die organisatorische Qualität dieser Momente. Darüber hinaus organisiert die Hogeschool VIVES jährlich mehrere Proklamationen, Promotionssitzungen usw., verteilt über die verschiedenen Studienbereiche. Diese Feierlichkeiten finden pro Ausbildung oder Gruppe statt und richten sich an Studierende und deren Eltern oder Begleiter. Auch für diese Momente ist ein angepasstes, sorgfältig organisiertes und flüssig organisiertes Catering erforderlich, das variierende Gruppengrößen, Standorte und praktische Umstände berücksichtigt.

- für Los 2 „High-end-Maßanfertigungen“ suchen wir ebenfalls drei externe Cateringpartner für erheblich kleinere Aufträge von durchschnittlich 10 bis 50 Personen, bei denen ein außergewöhnlich hohes Qualitätsniveau im Hinblick auf Produkte, Präsentation und Service im Vordergrund steht. „High-end“-Maßanfertigungen: Dieses Los bezieht sich auf die Lieferung hochwertiger, maßgeschneiderter Catering-Dienstleistungen, bei denen der Schwerpunkt ausdrücklich auf Qualität, Exklusivität und Erlebnis liegt. Die Auftraggeberin beabsichtigt mit diesem Los die Auswahl von Dienstleistern, die in der Lage sind, Catering-Konzepte zu entwickeln und zu realisieren, die vollständig auf den spezifischen Kontext, die Ziele und die Zielgruppe jedes Ereignisses abgestimmt sind. Es handelt sich hierbei nicht um ein Standardangebot, sondern stets um eine einzigartige Ausgestaltung, bei der Maßarbeit im Mittelpunkt steht.

Laufzeit

Die Rahmenvereinbarung hat eine anfängliche Laufzeit von vier Jahren, vorbehaltlich der Bedingung, dass der geschätzte Höchstwert des Auftrags innerhalb dieses Zeitraums nicht überschritten wird. Die Auftraggeberin weist den Kandidaten darauf hin, dass der angegebene Höchstwert nicht auf der Grundlage der vermuteten Mengen in der Inventur berechnet wurde. Dieser Höchstwert gibt daher keinen Hinweis auf das Angebot, für das die Anmeldung gewährt werden kann. In diesem Fall handelt es sich um den Höchstwert der Rahmenvereinbarung, der auf der Grundlage der maximal zu bestellenden Mengen für alle Aufträge, die die Auftraggeberin erteilen kann, festgelegt wurde. Um den Umfang des Auftrags zu kontrollieren, überwacht die Auftraggeberin die Ausgaben im Rahmen der Rahmenvereinbarung, um sicherzustellen, dass sie den Höchstwert der Rahmenvereinbarung nicht überschreiten. Bei Überschreitung des Höchstwerts können keine neuen Bestellungen aufgegeben werden.