Belgien – Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) – Aankoop ERP software

I.1.1. Hintergrund

Stijn vzw ist ein Netzwerk von Pflegeeinrichtungen, das sich über Limburg, Antwerpen und Vlaams-Brabant erstreckt. Innerhalb des Pflege-Netzwerks sind zehn Dienstleistungszentren tätig, die Pflege für Kinder und Erwachsene mit Behinderungen bieten, die von leicht bis schwer variieren; und dies an 37 Standorten mit mehr als 2000 Mitarbeitern für 3700 Klienten. Als Stijn vzw bieten wir verschiedene Formen der Pflege an, darunter Tagesbetreuung, Wohnpflege, Kurzaufenthalt, ambulante und mobile Dienste. Hierfür werden wir unter anderem vom Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) subventioniert. Alle Einrichtungen werden von einem zentralen Unterstützungs- und Koordinierungszentrum unterstützt. Bislang werden alle Pflegekräfte und Verwaltungspersonal in ihrer täglichen Arbeit durch intern entwickelte Software unterstützt. Diese Software umfasst Anwendungen, die in RPG (AS400/Powersystem), Delphi und C# geschrieben wurden und die mit DB2- und SQL-Server-Datenbanken verbunden sind. Im Jahr 2023 wurde im Rahmen der Vorbereitung einer digitalen Transformation eine Zukunftsvision im Bereich ICT ausgearbeitet, in der die folgenden Säulen zentral stehen:

1. Es wird eine Cloud-First-Strategie verfolgt, was bedeutet, dass die neuen Softwareanwendungen dem SaaS-Prinzip folgen, bei dem die Anwendung und die Daten in der Cloud gehostet werden.

2. Die neuen Anwendungen reduzieren die administrative Belastung für unsere Mitarbeiter, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, Daten nur einmal einzugeben. Dies wird durch maximale Integrationen mit anderen Anwendungen erreicht, die den Datendurchfluss unterstützen.

3. Die Anwendungen sind mit einem starken Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Benutzererfahrung gestaltet. Die Schnittstellen sind intuitiv und erfordern ein Minimum an Wechseln zwischen Bildschirmen oder Anwendungen. Die Anwendungen unterstützen Prozesse, wobei der Ablauf der tatsächlichen Prozesse verfolgt und überflüssige Aktionen eliminiert werden. Hier spielt auch die Automatisierung eine wichtige Rolle.

4. Es wird maximal auf mobile Lösungen gesetzt. Dies bedeutet, dass die Pflegekräfte die notwendigen Klienteninformationen abrufen und Daten effizient und benutzerfreundlich über ein mobiles Gerät eingeben können.

5. Wir bieten Klienten und ihrem Netzwerk die Möglichkeit, an der Pflege beteiligt zu sein. Es wird auf Informationsaustausch gesetzt, wobei bestimmte Aspekte des Klientendossiers geöffnet werden. Darüber hinaus wird auf Zusammenarbeit mit dem Netzwerk gesetzt, wobei dieses auch Informationen bereitstellen und bestimmte Entscheidungen treffen kann.

6. Die zukünftige Softwarearchitektur ist so gestaltet, dass sie datengesteuertes Arbeiten und Entscheidungsfindung erleichtert. Neue Softwareanwendungen sollen diese Vision unterstützen, indem sie Daten strukturiert zugänglich und exportierbar für BI-Berichterstattung und wissenschaftliche Forschung machen.

7. Die Softwarearchitektur und damit auch die neuen Anwendungen müssen zukunftssicher sein, um nachhaltiges Wachstum und Flexibilität zu gewährleisten. Die Architektur muss mit technologischen Entwicklungen wie AI-Unterstützung mitwachsen. Die Architektur muss skalierbar sein, um das potenzielle Wachstum des Stijn vzw-Netzwerks, sowohl in Bezug auf die Anzahl der Klienten und Dienstleistungszentren als auch auf intersektorale Zusammenarbeit, zu berücksichtigen.

8. Die neue Softwarearchitektur ist so gestaltet, dass Datenschutz und Sicherheit als Kernprinzipien gelten, gemäß GDPR und NIS2, um die Verarbeitung sensibler Klientendaten sicher und verantwortungsvoll zu gestalten. Starke Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen werden angewendet, einschließlich der Integration mit dem derzeit verwendeten Microsoft Entra ID.

9. Die neuen Softwareanwendungen tragen zu einer stabilen Infrastruktur bei, indem sie Risikomanagementstrategien voranstellen, einschließlich Backup- und Disaster-Recovery-Richtlinien. Die folgende Abbildung (S. 6) visualisiert die vorgeschlagene TO-BE-Softwarearchitektur, die als Grundlage für die Umsetzung der oben genannten strategischen Säulen dient. Diese Architektur umfasst die folgenden Bausteine:

- Die funktionalen Domänen innerhalb von Stijn vzw, die durch Software unterstützt werden müssen, gruppiert in erwartete SaaS-Anwendungen.

- Ein maßgeschneidertes Pflege- und Klientenportal, das einerseits die Mitarbeitergruppe in ihrer täglichen Arbeit unterstützt und andererseits die Beteiligung der Klienten und ihres Netzwerks stärkt. Dieses Portal trägt aktiv zur Verwirklichung der Säulen 2, 3, 4, 7 und 9 der Zukunftsvision bei. Das Portal ist vollständig unabhängig von den SaaS-Anwendungen, wird aber Daten abrufen, anzeigen und in die darunterliegenden Anwendungen schreiben.

- Ein Data Warehouse zur Speicherung aller Daten innerhalb der Architektur für die Verwendung in der wissenschaftlichen Forschung und BI-Berichterstattung.

- Cloud-basierte iPaaS-Middleware, die für den Datenaustausch zwischen SaaS-Anwendungen, den Datendurchfluss zum Data Warehouse und das Abrufen und Schreiben von Daten zwischen dem Portal und den darunterliegenden Systemen sorgt. Darüber hinaus stellt es Verbindungen zu externen Anwendungen her, einschließlich u. a. der GIR von VAPH und DEONA für Kinderbetreuung. Während des phasengesteuerten Übergangs sorgt die iPaaS auch für den Datendurchfluss und die Synchronisation zwischen den bestehenden und neuen Softwareanwendungen.

I.1.2. Der Auftrag

Gegenstand dieser Lieferungen: Enterprise Resource Planning (ERP)-Software as a Service (SaaS)-Lösung mit zusätzlichen Dienstleistungen

Beschreibung: Stijn vzw möchte ein integriertes ERP-System implementieren, das Module für Buchhaltung, Einkauf, Lagerverwaltung, Budgetverfolgung, Vertragsverwaltung, Überwachung von Regierungsaufträgen und Managementberichterstattung umfasst. Das gewählte System muss zukunftssicher sein und dem SaaS-Prinzip mit Cloud-Hosting folgen. Die Organisation sucht nicht nur eine Buchhaltungssoftware, sondern eine leistungsstarke und flexible Plattform, die die Komplexität ihrer finanziellen Prozesse und ihrer operativen Tätigkeit im Gesundheitssektor unterstützt. Das neue ERP-System muss die buchhalterischen Prozesse modernisieren, Workflows automatisieren und nahtlos mit bestehenden und zukünftigen integrieren.