Belgien – Event-Organisation – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Gegenstand der Dienstleistungen: Rahmenvereinbarung für externe Cateringpartner für Maßarbeit und Veranstaltungen

Beschreibung: Die Hogeschool VIVES Zuid und VIVES Noord organisiert jährlich eine breite Palette von Veranstaltungen und „High-end“-Maßarbeiten sowohl auf dem Campus Nord als auch auf dem Campus Süd, die sich in der Provinz West-Vlaanderen befinden. Diese Aktivitäten sind integraler Bestandteil des akademischen und gesellschaftlichen Funktionierens der Hochschule und erfordern eine professionelle, qualitative und zuverlässige Cateringunterstützung. Das Catering spielt dabei eine entscheidende Rolle für das Erlebnis, die Ausstrahlung und die organisatorische Qualität dieser Momente.

Phasen des Auftrags:

1. Phase – Auswahl

Dieses Dokument betrifft die erste Phase, nämlich die Auswahlphase, eines zweistufigen Vergabeverfahrens. In dieser ersten Phase wird nur eine „Anfrage zur Teilnahme“ verlangt, ergänzt durch die erforderlichen Anlagen, mit denen der Kandidat sein Interesse an dem Auftrag bekundet, seinen schriftlichen Willen, ausgewählt zu werden (Artikel 2, 12° Gesetz über öffentliche Aufträge vom 17. Juni 2016) und die geforderten Verantwortlichkeitsdokumente übermittelt, um ausgewählt werden zu können.

2. Phase - Vergabe

Nach der Auswahl können nur die ausgewählten Kandidaten an der zweiten Phase, der Vergabephase, auf der Grundlage der Ausschreibung, die ihnen nach der Auswahlentscheidung zur Verfügung gestellt wird, teilnehmen. In dieser zweiten Phase werden die ausgewählten Kandidaten auf der Grundlage der Ausschreibung eingeladen, ein Angebot einzureichen.

Los:

- für Los 1 „Veranstaltungen“ suchen wir drei externe Cateringpartner, die die Hochschule während eines Zeitraums von vier Jahren bei den folgenden Aktivitäten unterstützen können, die flexibel auf allen Campussen eingesetzt werden können, also die gesamte Provinz West-Vlaanderen abdecken. Veranstaltungen: Jedes akademische Jahr organisiert die Hogeschool VIVES unter anderem 3 groß angelegte institutionelle Veranstaltungen, darunter die Akademische Eröffnung im September, die Neujahrsempfang im Januar und der Pro-Tag im Mai. Für diese Veranstaltungen wird jeweils eine Teilnahme von etwa 700 bis 1.000 Personen erwartet. Darüber hinaus organisiert die Hogeschool VIVES jährlich mehrere Proklamationen, Promotionssitzungen usw., verteilt über die verschiedenen Studienbereiche. Diese Feierlichkeiten finden pro Ausbildung oder Gruppe statt und richten sich an Studierende und deren Eltern oder Begleiter. Auch für diese Momente ist eine angepasste, sorgfältige und reibungslos organisierte Verpflegung erforderlich, die die variierenden Gruppengrößen, Standorte und praktischen Umstände berücksichtigt.

- für Los 2 „Maßarbeiten“ suchen wir ebenfalls drei externe Cateringpartner für erheblich kleinere Aufträge von durchschnittlich 10 bis 50 Personen, bei denen ein außergewöhnlich hohes Qualitätsniveau im Hinblick auf Produkte, Präsentation und Service im Vordergrund steht. „High-end“-Maßarbeiten: Dieses Los bezieht sich auf die Lieferung hochwertiger, maßgeschneiderter Cateringdienste, bei denen der Schwerpunkt ausdrücklich auf Qualität, Exklusivität und Erlebnis liegt. Die Auftragsvergebende Behörde beabsichtigt mit diesem Los die Auswahl von Dienstleistern, die in der Lage sind, Cateringkonzepte zu entwickeln und umzusetzen, die vollständig auf den spezifischen Kontext, die Ziele und die Zielgruppe jedes Ereignisses abgestimmt sind. Es handelt sich hierbei nicht um ein Standardangebot, sondern stets um eine einzigartige Ausgestaltung, bei der Maßarbeit im Mittelpunkt steht.

Laufzeit

Die Rahmenvereinbarung hat eine anfängliche Laufzeit von vier Jahren, vorbehaltlich dessen, dass der geschätzte Höchstwert des Auftrags innerhalb dieses Zeitraums nicht überschritten wird. Die Auftragsvergebende Behörde weist den Kandidaten darauf hin, dass der angegebene Höchstwert nicht auf der Grundlage der vermuteten Mengen in der Inventur berechnet wurde. Dieser Höchstwert gibt daher keinen Aufschluss über das Angebotsvolumen, für das die Registrierung gewährt werden kann. In diesem Fall handelt es sich um den Höchstwert der Rahmenvereinbarung, der auf der Grundlage der maximal zu bestellenden Mengen für alle Aufträge, die die Auftragsvergebende Behörde erteilen kann, festgelegt wurde. Um den Umfang des Auftrags zu kontrollieren, überwacht die Auftragsvergebende Behörde die Ausgaben im Rahmen der Rahmenvereinbarung, um sicherzustellen, dass sie den Höchstwert der Rahmenvereinbarung nicht überschreiten. Bei Überschreitung des Höchstwerts können keine neuen Bestellungen aufgegeben werden.