Finnland – Lohn- und Gehaltsabrechnung – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä vergibt die Gesamtheit der Dienstleistungen für Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung und die dafür benötigten IT-Systeme. Dazu gehören unter anderem Gehaltsabrechnung und Gehaltszahlung, Vergütungen für Vertrauenspersonen und andere Vergütungsempfänger sowie die Bearbeitung und Zahlung von Reise- und Auslagenabrechnungen. Die Gesamtheit umfasst die für die Erbringung der Dienstleistungen benötigten Lohnsysteme, Personalverwaltungs- und HRM-Selbstbedienungsfunktionen sowie Reisekosten- und Auslagenabrechnungssysteme als SaaS-Dienstleistung. Zum Einkauf gehören auch die Wartung der Systeme, erforderliche Integrationen, vereinbarte Automatisierungsfunktionen, Berichterstattung, Meldungen an Behörden, Benutzer- und Kundendienst, Datenverwaltung sowie die Inbetriebnahme der Dienstleistungen und Systeme. Das Ziel des Einkaufs ist eine betriebsbereite, datensichere, moderne und für den Benutzer möglichst einheitliche Dienstleistungs- und Systemumgebung, die die Personal- und Gehaltsverwaltungsprozesse von Salpaus während der gesamten Laufzeit der Dienstleistung unterstützt. Die Lösung muss manuelle Arbeitsabläufe und doppelte Datenspeicherung reduzieren, die Aktualität und Richtigkeit der Daten verbessern und Automatisierung zweckmäßig nutzen. Die Systeme müssen weiterentwickelbar und skalierbar sein und die Nutzung neuer digitaler Lösungen ermöglichen. Die Gesamtheit kann aus mehreren Systemen und/oder von Subunternehmern erbrachten Dienstleistungen bestehen, aber der ausgewählte Lieferant ist für die gesamte Dienstleistungs- und Systemumgebung, die Interoperabilität der Systeme und den vereinbarten Dienstleistungsumfang gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich. Die Gehaltsabrechnungsdienstleistung und die Systeme müssen die Gehalts- und Arbeitszeitvorschriften der KVTES-, OVTES- und TS-Vertragsbereiche unterstützen. Die HRM- und Selbstbedienungsfunktionen müssen unter anderem die Pflege von Personaldaten, die Einrichtung, Änderung und Beendigung von Dienstverhältnissen, die Erstellung von Arbeitsverträgen und Dienstanweisungen sowie die Meldung, Bearbeitung und Genehmigung von Urlauben und Abwesenheiten unterstützen. Das Reisekosten- und Auslagenabrechnungssystem muss Reisepläne, Fahrtenbücher, die Erstellung von Rechnungen, die Speicherung von Quittungen, Prüf- und Genehmigungsprozesse, die Zahlung von Entschädigungen und die Berichterstattung abdecken. Die Dienstleistungs- und Systemumgebung muss sicher und möglichst automatisiert mit den von Salpaus verwendeten Systemen für Finanzverwaltung, Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Arbeitszeiterfassung, Identitätsverwaltung und Berichterstattung sowie den erforderlichen Behörden-Dienstleistungen, wie dem Steuerregister und der Steuerverwaltung, verbunden werden. Im Finanzmanagement wird das CGI Raindance Kuntamalli-System verwendet. Der Einkauf umfasst nicht den Erwerb von Arbeitszeiterfassungs- oder Arbeitszeiterfassungssystemen, aber die Übertragung dieser Daten in die Gehaltsverwaltung muss sichergestellt werden. Die Berichterstattung muss mindestens das vereinbarte Grundniveau und die KT-Empfehlungen enthalten. Die Verarbeitung der Benutzerdaten wird auf der Grundlage von Aufgaben- und Benutzerberechtigungsrollen begrenzt. Die Dienstleistung umfasst vereinbarte Datenaufbewahrungs-, Archivierungs-, Lösch- und Exportverfahren. Salpaus behält die Entscheidungsbefugnis des Arbeitgebers, die Gehaltspolitik, die Personalverwaltungsrichtlinien, die inhaltliche Richtigkeit der Quelldaten sowie die eigenen HR-Aufgaben. Der Dienstleister ist im vereinbarten Umfang für die operative Gehaltsabrechnung, die Funktionalität und Konformität der Systeme, technische Kontrollen, Meldungen an Behörden sowie die Qualität und Kontinuität der Dienstleistungserbringung verantwortlich. Bei Salpaus gab es am 31.5.2026 insgesamt 587 Beschäftigte. In der Vergleichsberechnung werden 880 Gehalts- oder Vergütungsabrechnungen sowie 100 Reise- oder Auslagenabrechnungen pro Monat verwendet; die Abrechnung der Dienstleistungen basiert auf den tatsächlich erbrachten Abrechnungseinheiten. Die Gehälter werden in der Regel am 15. und am letzten Tag des Monats gezahlt. Der aktuelle Anbieter der Gehaltsabrechnungsdienstleistungen ist Provincia Oy, das Lohnsystem Visma Personec und das Reisekosten- und Auslagenabrechnungssystem CGI Populus. Zum Einkauf gehört ein vom Lieferanten durchgeführtes Inbetriebnahmeprojekt, in dem die Systeme definiert und konfiguriert, die erforderlichen Daten aus den aktuellen Systemen übertragen, die Integrationen durchgeführt, getestet, parallel betrieben, geschult und in die Produktion überführt werden. Die neue Dienstleistungs- und Systemumgebung muss spätestens am 31.5.2027 in Betrieb sein. Eine detaillierte und umfassende Beschreibung des Einkaufs, der Ziele, des Inhalts der Dienstleistungen und Systeme, der Einschränkungen, der Verantwortlichkeiten und der Inbetriebnahmevoraussetzungen wird im Anhang 3 (Beschreibung und Hintergrund des Einkaufs) des Angebotsanfrages dargelegt. Die anderen Anhangs des Angebotsanfrage präzisieren die Anforderungen, Integrationen, Dienstleistungsniveaus und Preise.