Belgien – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problembeschreibung und Projektziele

GO! organisiert und unterstützt jährlich ein erhebliches Angebot an Schulungen, Professionalisierungsaktivitäten, Studientagen und anderen Bildungsinitiativen für verschiedene Zielgruppen innerhalb und außerhalb von GO!. Die aktuelle Anwendung wird dabei verwendet, um das Angebot zu veröffentlichen, Anmeldungen zu verwalten, Teilnehmer zu verfolgen, Kommunikation per E-Mail zu versenden, Anwesenheitslisten und Zertifikate zu generieren und Daten für Rechnungsstellung und Berichterstattung zu liefern. Die Anwendung wird unter anderem für Aktivitäten der pädagogischen Begleitungsdienst und der Permanente Unterstützungseinheit für die CLB’s verwendet und richtet sich an Mitarbeiter von GO!-Einrichtungen, Schulgruppen, zentrale Dienste und externe Teilnehmer. Kumulativ gibt es etwa 59.000 registrierte Teilnehmer und durchschnittlich etwa 20.000 Anmeldungen pro Jahr. Die Veranstaltungen können kostenpflichtig oder kostenlos angeboten werden. Die Prozesse haben daher sowohl eine administrative, finanzielle, kommunikative als auch politische Auswirkung. Die aktuelle Anwendung ist auf einer Legacy-Plattform aufgebaut und muss daher ersetzt werden. Neben der technischen Veralterung sind auch die aktuellen Prozesse unzureichend gestrafft. Verschiedene Teilprozesse verlaufen heute manuell oder über parallele Anwendungen. Die aktuelle Anwendung unterstützt auch unzureichend die Daten-Selbstbedienung für Teilnehmer, Berichterstattung und Integrationen wie Single Sign-On oder Rechnungsstellung. GO! möchte daher eine moderne Eventmanagementlösung implementieren, die den gesamten Prozess rund um Schulungen und Professionalisierungsaktivitäten besser unterstützt: von der Veröffentlichung des Angebots und Anmeldung bis zur Teilnahme, Zufriedenheitsbewertung, Zertifizierung, Berichterstattung und finanziellen Abwicklung. GO! legt dabei folgende Leitprinzipien fest:

• eine integrierte Lösung für das Management von Schulungen, Professionalisierungsaktivitäten und anderen Veranstaltungen innerhalb des Anwendungsbereichs;

• maximale Nutzung von Standardfunktionalitäten und Standardprozessen;

• Begrenzung von Sonderanfertigungen und Vermeidung paralleler Datenbanken oder doppelter Prozessführung;

• Integration mit bestehenden GO!-Systemen, in denen Daten oder Prozesse bereits verwaltet werden;

• benutzerfreundliche Unterstützung für Teilnehmer, Organisatoren, Administratoren sowie finanzielle und administrative Mitarbeiter;

• zuverlässige Kommunikation, Teilnehmerverfolgung, Zertifizierung und Berichterstattung.

Die Ziele von GO! bei der Implementierung einer neuen Eventmanagementlösung sind:

• die Kontinuität und Zuverlässigkeit des Event- und Schulungsmanagements sicherstellen;

• das Angebot an Schulungen und Professionalisierungsaktivitäten flüssig und übersichtlich veröffentlichen;

• den Anmeldeprozess für Teilnehmer vereinfachen und verbessern;

• Organisatoren und Administratoren bei der Erstellung, Verwaltung, Verfolgung und Bewertung von Aktivitäten unterstützen;

• Teilnehmerregistrierung, Anwesenheitsverfolgung, Zertifizierung und Bewertung besser integrieren;

• manuelle Handlungen und doppelte Registrierungen reduzieren;

• Rechnungsstellungsprozesse besser unterstützen durch Anbindung an die finanziellen Systeme oder, falls erforderlich, durch effizienten Bulk-Export;

• Daten-Selbstbedienung, Berichterstattung und Politikinformationen stärken;

• Teilnehmer die Möglichkeit geben, ihre Historie, Anmeldungen und Zertifikate selbst einzusehen;

• Zugriffsrechte und Rollen transparenter, sicherer und funktionsorientierter verwalten.

Um diese Ziele zu erreichen, sucht GO! bevorzugt eine zukunftsorientierte Standardlösung, die ausreichend konfigurierbar ist und mit relevanten bestehenden Systemen, einschließlich der GO! Kontaktendatabank und dem Finanzsystem, gekoppelt werden kann. Die Lösung muss die Organisation technisch entlasten, skalierbar in Bezug auf Nutzung und Angebot sein und flexibel über Wartung, Updates und weitere funktionale Erweiterungen evolvieren können.

Bestandteile des Auftrags

// siehe Auswahlleitfaden