Finnland – Reinigungsdienste – Kiinteistö- ja tuotantoympäristöjen puhtaanapitopalvelut

1. Vertragsgegenstand und Umfang

Alva-yhtiöt Oy (im Folgenden: Auftraggeber) startet eine Ausschreibung zur Auswahl von Immobilien- und Reinigungsdienstleistern oder -partnern. Die Beschaffung richtet sich an kritische Infrastrukturen, einschließlich Immobilien und Produktionsumgebungen. Die Beschaffung wird gemäß dem Beschaffungsgesetz für besondere Bereiche durchgeführt. Der Vertragsgegenstand lautet: Reinigungsdienste für Immobilien und Produktionsumgebungen. Die Beschaffung besteht aus den folgenden Dienstleistungspaketen:

• Reinigungsdienste für Energiewerke, Büros und Nebenräume

• Reinigungsdienste für Wasser- und Abwasseranlagen, Büros und Nebenräume

• Reinigungsdienste für Büros und Nebenräume des Stromnetzbetreibers

Die Dienstleistungspakete umfassen Instandhaltungsreinigung, Prozessreinigung, zyklische Arbeiten sowie separat bestellte Zusatzarbeiten je nach Objekt.

2. Vertragsgegenstände und Umgebungen

Die Vertragsgegenstände beziehen sich auf die Energie-, Wasser- und Abwasseraktivitäten des Auftraggebers. Dazu gehören unter anderem:

• Heizkraftwerke

• Prozess-, Überwachungs-, Labor- und Sozialräume der Energieerzeugung

• Wasseraufbereitungsanlagen und Wasserentnahmestellen

• Abwasserpumpstationen

• Technische Räume und separate Standorte

• Büros und Nebenräume

Die Standorte sind größtenteils in Betrieb, sicherheitskritisch und teilweise besetzt. In vielen Standorten sind folgende Aspekte von Bedeutung:

• Prozesssicherheit

• Hygieneanforderungen

• Arbeitssicherheit

• Funktionssicherheit

• Elektrische Arbeitssicherheit

Partnerschaft: Auftraggeber und der ausgewählte Lieferant arbeiten als Partner zusammen und streben danach, die Aktivitäten zu verbessern, indem sie Hindernisse beseitigen, neue Betriebsmodelle testen und die Risiken und Vorteile der Entwicklungsarbeiten teilen. Ziel der Partnerschaft ist es, eine langfristige, kosteneffiziente, sichere und wirtschaftlich niedrigrisikobetrieb für die Vertragsparteien zu gewährleisten. Mit dem Partnerschaftsdenken wird ein flexibles Betriebsmodell angestrebt, in dem auf Herausforderungen, die aus den Umständen oder der 3. Partei resultieren, schnell reagiert werden kann, indem die Fähigkeiten und Ressourcen beider Partner genutzt werden. Innerhalb der Beschaffung wird ein offener Dialog angestrebt und die Einflussmöglichkeiten der Parteien bei Fragen wie der Zeitplanung und der Ausführungsweise der Arbeiten berücksichtigt. Voraussetzung für eine langfristige Partnerschaft ist das Engagement zur kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung der Tätigkeit unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Parteien und der Stakeholder.

3. Struktur der Beschaffung

Der Auftraggeber unterteilt die Beschaffung in vier Teile.

Teil 1 Reinigungsdienste für Energiewerke, Büros und Nebenräume

Teil 2 Reinigungsdienste für Wasser- und Abwasseranlagen, Büros und Nebenräume (Jyväskylä Region)

Teil 3 Reinigungsdienste für Wasser- und Abwasseranlagen, Büros und Nebenräume (Viitasaari)

Teil 4 Reinigungsdienste für Büros und Nebenräume des Stromnetzbetreibers

Die endgültige Struktur der Beschaffung wird im vorläufigen Angebotsanfrage festgelegt. Für die Beschaffung wurden Marktanalysen mit Lieferanten durchgeführt.

4. Sicherheit und Vertraulichkeit

Die Vertragsgegenstände beziehen sich auf kritische Infrastrukturen. Daher:

• wird von den teilnehmenden Lieferanten die Annahme und Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) vor der Übergabe des Angebotsmaterials verlangt.

• wird detaillierte Informationen über Standorte und Prozesse nur in erforderlichem Umfang weitergegeben.

• sind die Vertrauenswürdigkeit, Einweisung und Sicherheitskompetenz des Personals zentrale Anforderungen.

5. Beschaffungsverfahren

Die Beschaffung wird gemäß dem Beschaffungsgesetz für besondere Bereiche durchgeführt. Vorläufiger Zeitplan des Beschaffungsprozesses:

- Veröffentlichung der Informationsanfrage Woche 19/2026

- Antworten der Lieferanten auf die Informationsanfrage Woche 21/2026

- Marktgespräche Woche 22-23/2026

- Teilnahmeanfrage Woche 26/2026

- Einreichung der Teilnahmeanträge bis 12.08.2026, 12:00 Uhr

- Veröffentlichung der vorläufigen Angebotsanfrage 28.08.2026

- Rückgabe der vorläufigen Angebote Woche 39/2026

- Verhandlungen Woche 40-41/2026

- Endgültige Angebotsanfrage bis 23.10.2026

- Einreichung der endgültigen Angebote bis 13.11.2026

- Prüfung der Angebote und Beschaffungsentscheidung Woche 47/2026

- Vertragsbeginn 01.03.2027

9. Geschätzter Wert der Beschaffung und Vertragslaufzeit

- Die Grundvertragslaufzeit beträgt 01.03.2027 - 28.02.2029. Der Auftraggeber hat zusätzlich das Recht auf zwei (2) einjährige (1) Verlängerungsoptionen nach der Grundvertragslaufzeit. Der Auftraggeber trifft die Entscheidung über die mögliche Nutzung jeder Option spätestens drei (3) Monate vor dem Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit und informiert den Lieferanten schriftlich darüber.

- Gesamtwert der Vertragslaufzeit: ca. 1.000.000 Euro (MwSt. 0 %)

Die Schätzungen sind richtungsweisend und werden im Laufe der Vorbereitung der Beschaffung präzisiert.