Belgien – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problembeschreibung und Projektziele

GO! organisiert und unterstützt jährlich ein umfangreiches Angebot an Schulungen, Professionalisierungsaktivitäten, Studientagen und anderen Bildungsinitiativen für verschiedene Zielgruppen innerhalb und außerhalb von GO!. Die aktuelle Anwendung wird dabei verwendet, um das Angebot zu veröffentlichen, Anmeldungen zu verwalten, Teilnehmer zu verfolgen, Kommunikationen per E-Mail zu versenden, Anwesenheitslisten und Teilnahmebescheinigungen zu erstellen, sowie Daten für die Rechnungsstellung und Berichterstattung bereitzustellen. Die Anwendung wird unter anderem für Aktivitäten des pädagogischen Begleitdienstes und der Permanenten Unterstützungsstelle für die CLB's verwendet und richtet sich an Mitarbeiter von GO!-Einrichtungen, Schulgruppen, zentrale Dienste und externe Teilnehmer. Kumulativ gibt es etwa 59.000 registrierte Teilnehmer und durchschnittlich etwa 20.000 Anmeldungen pro Jahr. Die Veranstaltungen können kostenpflichtig oder kostenlos angeboten werden. Die Prozesse haben daher sowohl eine administrative, finanzielle, kommunikative als auch politische Auswirkung. Die aktuelle Anwendung ist auf einer Legacy-Plattform aufgebaut und muss daher ersetzt werden. Neben der technischen Veralterung sind auch die aktuellen Prozesse unzureichend gestrafft. Verschiedene Teilprozesse verlaufen heute manuell oder über parallele Anwendungen. Die aktuelle Anwendung unterstützt auch unzureichend die Daten-Selbstbedienung für Teilnehmer, die Berichterstattung und Integrationen wie Single Sign-On oder Rechnungsstellung. GO! möchte daher eine moderne Eventmanagementlösung implementieren, die den gesamten Prozess rund um Schulungen und Professionalisierungsaktivitäten besser unterstützt: von der Veröffentlichung des Angebots und der Anmeldung bis zur Teilnahme, Zufriedenheitsbewertung, Zertifizierung, Berichterstattung und finanziellen Abwicklung. GO! legt dabei folgende Leitprinzipien fest:

• eine integrierte Lösung für das Management von Schulungen, Professionalisierungsaktivitäten und anderen Veranstaltungen im Anwendungsbereich;

• maximale Nutzung von Standardfunktionen und Standardprozessen;

• Begrenzung von Sonderanfertigungen und Vermeidung paralleler Datenbanken oder doppelter Prozessführung;

• Integration mit bestehenden GO!-Systemen, in denen Daten oder Prozesse bereits verwaltet werden;

• benutzerfreundliche Unterstützung für Teilnehmer, Organisatoren, Administratoren sowie finanzielle und administrative Mitarbeiter;

• zuverlässige Kommunikation, Teilnehmerverfolgung, Zertifizierung und Berichterstattung.

Die Ziele von GO! bei der Implementierung einer neuen Eventmanagementlösung sind:

• die Kontinuität und Zuverlässigkeit des Event- und Schulungsmanagements sicherzustellen;

• das Angebot an Schulungen und Professionalisierungsaktivitäten flüssig und übersichtlich zu veröffentlichen;

• das Anmeldeverfahren für Teilnehmer zu vereinfachen und zu verbessern;

• Organisatoren und Administratoren bei der Erstellung, Verwaltung, Verfolgung und Bewertung von Aktivitäten zu unterstützen;

• die Teilnehmerregistrierung, Anwesenheitsverfolgung, Zertifizierung und Bewertung besser zu integrieren;

• manuelle Handlungen und doppelte Registrierungen zu reduzieren;

• Rechnungsstellungsprozesse durch Anbindung an die Finanzsysteme oder, falls erforderlich, durch effizienten Bulk-Export besser zu unterstützen;

• Daten-Selbstbedienung, Berichterstattung und Politikinformationen zu stärken;

• Teilnehmern die Möglichkeit zu bieten, ihre Historie, Anmeldungen und Zertifikate selbst einzusehen;

• Zugriffsrechte und Rollen transparenter, sicherer und funktionsorientierter zu verwalten.

Um diese Ziele zu erreichen, sucht GO! vorzugsweise eine zukunftsgerichtete Standardlösung, die ausreichend konfigurierbar ist und sich mit relevanten bestehenden Systemen, einschließlich der GO!-Kontaktdatenbank und dem Finanzsystem, verbinden kann. Die Lösung muss die Organisation technisch entlasten, skalierbar in Bezug auf Nutzung und Angebot sein und flexibel über Wartung, Updates und weitere funktionale Erweiterungen weiterentwickelt werden können.

Bestandteile des Auftrags // siehe Auswahlleitfaden