Σουηδία – Σύστημα διαχείρισης κειμένων – Systemstöd för ärende- och dokumenthantering samt diarieföring

Η διαδικασία αφορά μια ολοκληρωμένη προσφορά για συμφωνία παραλαβής, υποστήριξης και συντήρησης που περιέχει δικαίωμα χρήσης, υπηρεσίες εγκατάστασης, παραμετροποίησης, εκπαίδευσης, λειτουργίας, υποστήριξης, συντήρησης και περαιτέρω ανάπτυξης του συστήματος. Αυτό που ζητείται στην διαδικασία είναι μια ολοκληρωμένη λύση που διαχειρίζεται μια αποτελεσματική, νομικά ασφαλή και διαφανή διαδικασία διαχείρισης ημερολογίων και υποθέσεων. Το σύστημα πρέπει να είναι πλήρες και να περιέχει όλα τα μέρη που απαιτούνται για σουηδική αρχή/δημόσιο τομέα. Το προσφερόμενο σύστημα πρέπει να χαρακτηρίζεται από χρήσιμότητα και να παρέχει πρόσβαση σε πληροφορίες και λειτουργικότητα σε ένα διδακτικό, λογικό και ενσωματωμένο τρόπο μεταξύ των λειτουργιών. Το σύστημα πρέπει να περιέχει ηλεκτρονική υπογραφή και ενσωματώσεις με AD, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εσωτερικό δίκτυο και εργαλεία διαδικασίας. Η υποστήριξη του συστήματος πρέπει να ικανοποιεί το κανονισμό για την ελευθερία του τύπου, τον νόμο για την δημόσια πρόσβαση και τον νόμο για την μυστικότητα, τον νόμο για τα αρχεία και άλλους νόμους, οι οποίοι θέτουν μεγάλες απαιτήσεις στην ικανότητα της υποστήριξης του συστήματος να υποστηρίξει την ικανότητα της εταιρείας να διαχειριστεί μεγάλο όγκο πληροφοριών, υποθέσεων, εγγράφων και διαδικασιών. Στο σύστημα πρέπει να είναι δυνατή η συλλογή εγγράφων που σχετίζονται με μια υπόθεση και η προστασία μυστικών εγγράφων. Τα έγγραφα πρέπει να μπορούν να ταξινομηθούν και/ή να αρχειοθετηθούν μέσω εξαγωγής σε ένα ηλεκτρονικό αρχείο (σύστημα διατήρησης), είτε αυτό της Lejonfastigheter, είτε ένα εξωτερικό όπως το e-arkiv της Stadsarkivet.