Francia – Paquetes de software de contabilización del tiempo o recursos humanos – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. en Estrasburgo emplea a 590 personas con contratos de trabajo indefinidos y regularmente a 300 personas con contratos temporales, entre ellas periodistas freelance y colaboradores fijos. El sistema HR para la administración del personal y la liquidación de nóminas es SAP ECC6; se planea una migración a SAP S/4HANA. Actualmente, se complementa con una solución UKG para las funciones del archivo digital, la firma electrónica y el archivo de personal electrónico. El objeto del contrato es la provisión, la implementación, el alojamiento, el mantenimiento y el soporte de una solución integrada para la digitalización de los procesos de administración de personal con las siguientes funciones. Las interfaces de usuario, la documentación y el soporte se proporcionarán al menos en francés y alemán. • Archivo digital para empleados. Se trata de un espacio de almacenamiento en línea personal cuyo titular es el empleado y que sirve para el almacenamiento y la recuperación de los documentos personales entregados durante un período de al menos cincuenta años a partir de la entrega o firma. Con la provisión de este archivo, ARTE cumple con la obligación prevista en el artículo D. 3243-8 del Código de Trabajo francés de proporcionar la liquidación de nóminas en formato electrónico. Este archivo digital sigue siendo accesible para los empleados después de la finalización de su relación laboral y más allá del plazo del contrato. • Archivo de personal electrónico. Un documento de archivo que sirve como prueba, accesible para el personal autorizado, que forma el archivo de personal de los empleados durante la vigencia de su contrato de trabajo, así como durante la fase de contratación previa y el período de conservación legal posterior. La solución garantiza la clasificación por tipo de documento, la búsqueda, la garantía de integridad, la trazabilidad de accesos y acciones, el ciclo de vida y los plazos de conservación. • Firma electrónica. Servicio de firma cuya validez probatoria se puede adaptar al proceso correspondiente, tanto para firmas internas como externas, en modo de firma individual o masiva, incluyendo firma automatizada para documentos generados en serie. Garantiza el almacenamiento de las pruebas correspondientes y su devolución. • Portal para empleados. Un servicio que permite a los empleados consultar sus documentos y, en el ámbito de personal, presentar solicitudes mediante formularios estándar y flujos de aprobación configurables, con seguimiento del estado de tramitación. • Entrega de los documentos individuales de administración de personal. Entrega segura, personalizada y trazable de los documentos elaborados por ARTE a cada empleado, especialmente contratos de trabajo y adicionales, cartas, decisiones administrativas, certificados y documentos de finalización del contrato, independientemente del proceso de creación anterior. Esta función incluye, en particular, la entrega de las liquidaciones de nóminas, que se realiza en cinco plazos al mes. La solución tiene en cuenta la objeción de los empleados a la transmisión electrónica de sus liquidaciones de nóminas. El contrato incluye la transferencia de los documentos y pruebas de firma elaborados desde 2019 al archivo de personal electrónico. Incluye un compromiso de mantenimiento del servicio, la transferibilidad al finalizar el contrato y disposiciones para cualquier uso de inteligencia artificial que excluya la recolección, reutilización y entrenamiento con datos de ARTE. El alojamiento, el procesamiento, la gestión y el almacenamiento de los datos se realizan exclusivamente en el territorio de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo; esto también se aplica a cualquier subcontratista. El contrato requiere el procesamiento de datos personales. Los candidatos seleccionados deberán demostrar durante el procedimiento que son capaces de ofrecer garantías adecuadas de protección de datos, que deben mantenerse durante toda la vigencia del contrato. Las modalidades y los documentos a presentar se detallan en los pliegos de condiciones.