Suiza – Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situación inicial

La planificación del personal se encuentra hoy en día cada vez más en el campo de tensión entre las exigencias operativas, las necesidades individuales de los empleados (equilibrio entre vida laboral y personal) y una cultura laboral en cambio. Desarrollos como el New Work, la colaboración interprofesional y una mayor participación de los empleados en la planificación del servicio están ganando importancia y plantean nuevos requisitos para la planificación. Una planificación del personal transparente, equilibrada y automatizada no solo fomenta la satisfacción de los empleados, sino que también tiene efectos positivos en la calidad de la prestación de servicios. Todo esto contribuye simultáneamente a fortalecer la atractividad como empleador y la retención, especialmente entre los cuidadores en el negocio principal. Estas tendencias requieren un entorno de planificación que combine eficiencia y participación, gestione los recursos de manera óptima y apoye una cultura de planificación coherente y orientada al empleado. La forma actual de planificación del personal (PEP) y la implementación actual de la solución PEP «Polypoint» no apoyan el cambio organizativo y técnico necesario. Polypoint también se utiliza en el área de gestión del tiempo. Ante este contexto, con el proyecto PEP4US se pretende crear una nueva solución orientada al usuario y sostenible, que integre las dimensiones técnica, organizativa y cultural, tanto para la planificación del personal como para la gestión del tiempo. El objetivo es fortalecer la planificación del personal como un elemento estratégico del desarrollo empresarial y contribuir de manera significativa a la implementación de las medidas estratégicas «New Work en el negocio principal» y «Gestión estratégica de recursos». Además, el proyecto está estrechamente vinculado a los enfoques estratégicos de digitalización de HOCH para aprovechar sinergias, contribuir a la eficiencia de los procesos en el negocio principal y avanzar en la transformación de manera integral. Una descripción detallada de la situación actual se encuentra en el documento de especificaciones LH01 Capítulo 2. Con la licitación, se debe encontrar el producto más adecuado para las necesidades actuales y futuras de HOCH Health Ostschweiz, así como de los demás clientes del DIT Departamento IT, así como un socio confiable y experimentado para la implementación y el mantenimiento de la futura solución.

Descripción del objetivo

El objeto de la contratación comprende la implementación y el funcionamiento de una solución central, integrada, performante, así como organizativa y tecnológicamente sostenible para la planificación del personal y la gestión del tiempo en HOCH Health Ostschweiz y sus filiales (aproximadamente 9.700 empleados, varios tipos de salarios y modelos de jornada laboral, así como numerosos planes de servicio y turnos). La solución debe permitir una planificación del personal transversal, estandarizada y automatizada con participación. Las soluciones actuales con funcionalidades superpuestas serán sustituidas, mientras que el paisaje actual de interfaces e integraciones se mantendrá. Planificación del personal, participación, cualificaciones/habilidades

La planificación debe realizarse en el futuro de manera asistida por el sistema y, en gran medida, automatizada. La solución debe generar propuestas de planificación de servicios, tener en cuenta la disponibilidad, las cualificaciones y los requisitos legales, y apoyar especialmente la planificación de personal de reemplazo de manera eficiente. Se debe garantizar una base de datos uniforme y una lógica de planificación coherente en todas las unidades organizativas. Los empleados deben poder registrar e informar sobre su disponibilidad, deseos de servicio y ausencias a través de interfaces intuitivas y basadas en roles. Las propuestas de planificación de servicios automatizadas deben tener en cuenta los datos de demanda, las cualificaciones y los requisitos operativos. De esta manera, se reducen los esfuerzos manuales, se estandarizan los procesos de planificación y se fortalecen la transparencia, la equidad y la atractividad como empleador. La solución debe permitir procesos de planificación transparentes y justos. Los empleados deben poder rastrear cómo se producen los servicios y cómo se tienen en cuenta los deseos y las condiciones marco. Además, la solución debe apoyar procesos de planificación armonizados con un registro estandarizado de cualificaciones, experiencias y preferencias de servicio. Esto crea la base para una planificación del personal adecuada, justa y transparente. Gestión de personal de reemplazo/grupo

La solución debe apoyar una gestión de personal de reemplazo y grupo a nivel hospitalario y gestionar servicios, cualificaciones y recursos de manera transversal a ubicaciones y áreas de especialización. Las funciones de las herramientas de planificación anteriores deben integrarse y la planificación, la comunicación y el control deben unificarse en una sola solución. Conexión IKM Gestión integral de capacidades

La integración con el IKM crea la base para una coordinación basada en datos entre la planificación de la demanda y la planificación del personal. La solución debe permitir la integración y el uso activo de la planificación de la demanda para la planificación de la demanda de personal y, por lo tanto, apoyar el módulo de personal en el IKM. Gestión del tiempo, registro de horas

Las tareas de la gestión del tiempo, incluidas las disposiciones legales y otros reglamentos, deben apoyarse completamente. El registro de horas debe poder realizarse a través de varios canales, especialmente a través de una aplicación móvil y los terminales AZE existentes, incluidos los métodos de corrección definidos para los empleados. Contrataciones múltiples

La solución debe soportar completamente las contrataciones múltiples y permitir una representación transparente y consolidada. Esto es especialmente necesario en el entorno hospitalario con varias funciones o áreas de servicio por empleado. Informes, evaluación

La solución debe proporcionar acceso basado en roles a los datos del sistema y de movimiento relevantes. Además de los informes estandarizados, por ejemplo, sobre las cuentas de tiempo o las disposiciones legales, deben ser posibles evaluaciones individuales por parte de HR, administradores de TI y departamentos especializados. Esto incluye análisis de servicios.