Finlandia – Paquetes de software y sistemas de información – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

El Ayuntamiento de Espoo (posteriormente también el Adquirente) solicita ofertas para un sistema de gestión de recursos humanos (HRM) y nóminas. El objeto de la contratación es un sistema de software como servicio (SaaS) que incluye las funcionalidades del registro principal de personal (conjunto de HRM) y las funcionalidades de cálculo de nóminas. La solución debe soportar los diferentes tipos de jornada laboral de los empleados del Ayuntamiento de Espoo, como la jornada de oficina, la jornada por turnos y la jornada general, los diferentes métodos de organización del trabajo, es decir, el trabajo fijo y flexible, así como los convenios colectivos y los acuerdos locales utilizados en el municipio. Los objetos de la contratación son los siguientes paquetes de servicios:

- Sistema de software como servicio (SaaS)

- Implementación y adaptación del servicio para Espoo

- Servicios de mantenimiento de aplicaciones

- Servicios de desarrollo continuo y de expertos del sistema

Una descripción más detallada del contenido de la contratación se encuentra en el anexo 1 del pliego de prescripciones técnicas "Descripción del objeto de la contratación". En base a la licitación se seleccionará un proveedor y un proveedor suplente. El contrato entrará en vigor tras la firma y será válido hasta nueva orden. La fecha prevista de inicio del contrato es diciembre de 2026.

PREPARACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

La unidad de contratación ha preparado la contratación evaluando las opciones disponibles en el mercado y las condiciones de competencia, así como los métodos de implementación de la contratación. En el estudio de mercado se ha consultado ampliamente a los actores del sector por escrito y mediante conversaciones telefónicas, se han utilizado las opiniones de expertos, se ha evaluado la división de la contratación en partes y los diferentes modelos de implementación.

PROGRESO DE LAS CONVERSACIONES DE MERCADO 2025

En 2025, se llevaron a cabo conversaciones de mercado con tres proveedores potenciales identificados.

1) Demostración de sistemas

Durante las semanas 12-15/2025, se pidió a los proveedores que presentaran los sistemas que ofrecen.

2) Comentarios del borrador del pliego de prescripciones técnicas

El borrador del pliego de prescripciones técnicas se envió a los proveedores para su comentario en dos partes (A1 y A2).

- A1 ronda de comentarios: incluía todos los documentos excepto las descripciones de procesos clave, la composición de los informes, la notificación de datos de los formadores, los requisitos funcionales del sistema.

El plazo para los comentarios fue del 5.5.2025 al 14.5.2025 y se discutieron los comentarios con los proveedores en reuniones con proveedores durante las semanas 21.

- A2 ronda de comentarios: incluía los anexos 1.3, 1.8, 1.9 y el anexo 5, el formulario de requisitos de la hoja de cálculo Funcionalidades.

El plazo para los comentarios fue del 19.5 al 2.6.2025 y se discutieron los comentarios con los proveedores en reuniones con proveedores durante las semanas 24.

3) Preguntas de aclaración adicionales

También se solicitó a los proveedores información adicional sobre los ciclos de nóminas de los sistemas, los servicios de atención al cliente principal y la solución de HRM externa, la vida útil de las tecnologías de los sistemas ofrecidos, las estimaciones de los costos de los derechos de uso y las licencias, así como el costo del proyecto de implementación para apoyar la determinación del valor de la contratación y la elaboración del presupuesto.

PROGRESO DE LAS CONVERSACIONES DE MERCADO 2026

A principios de 2026, también se cartografió un cuarto proveedor potencial del mercado, con el que se celebró una reunión con proveedores en la semana 7 para presentar el borrador del pliego de prescripciones técnicas. Después de la reunión, se envió al proveedor el mismo borrador del pliego de prescripciones técnicas que se había enviado a los demás proveedores potenciales y se recibieron comentarios el 5.3.2026. Se solicitó a los cuatro proveedores que comentaran por escrito el borrador actualizado del pliego de prescripciones técnicas del 17.3 al 1.4.2026. El estudio de mercado se ha llevado a cabo de tal manera que no se ha favorecido a un proveedor individual y se ha actuado de manera justa y abierta.

OBSERVACIONES DEL ESTUDIO DE MERCADO

Las observaciones obtenidas en el estudio de mercado se han utilizado para definir el objeto de la contratación, establecer los requisitos de adecuación, y determinar los criterios de comparación de las ofertas. Una de las observaciones clave del estudio de mercado fue que los requisitos de los convenios colectivos utilizados por el Ayuntamiento de Espoo (como KVTES y OVTES) pueden limitar el mercado para los sistemas de HRM y nóminas. Además, los factores limitantes pueden ser las necesidades de Espoo relacionadas con los servicios continuos de nóminas, el entorno duplicado del sistema y las integraciones. En la preparación de la contratación se han tenido en cuenta los principios de la ley de contratación pública 65 § relacionados con el estudio de mercado y la unidad de contratación considera que la preparación apoya la realización de la competencia.

DIVISIÓN DE LA CONTRATACIÓN EN PARTES

La unidad de contratación ha evaluado la división de la contratación en partes. La contratación no se ha dividido en partes, ya que el sistema y el servicio asociado forman una unidad coherente que no es adecuado dividir en unidades más pequeñas. Además, la división de la contratación en partes aumentaría significativamente los riesgos relacionados con las integraciones, la distribución de responsabilidades, la implementación y la gestión unificada de los datos. La unidad de contratación considera que no dividirla es coherente con la naturaleza, el método de implementación y la ejecución justificada de la contratación.