Francia – Servicios de viajes – ORGANISATION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES AGENTS ET SALARIES DE LA RATP ET SES FILIALES

El presente aviso tiene por objeto establecer un acuerdo marco, de contratos, de adjudicación única, sin importe mínimo y con importe máximo de Veintiocho (28) Millones €HT, para el renovación de su acuerdo marco de desplazamientos profesionales destinados a los agentes y empleados de RATP EPIC y de sus filiales. El acuerdo marco se concluye por un período máximo de Cuarenta y Ocho (48) meses. Esta operación tiene como principal objetivo perpetuar y facilitar la organización de los desplazamientos profesionales, al tiempo que se responde a las exigencias de cada una de las partes, especialmente en primer lugar la fiabilidad de las interfaces y la transparencia tarifaria. Se trata de que la RATP proponga y mantenga una calidad de servicio a sus agentes y empleados y a sus filiales. Se realiza en forma de acuerdo marco de adjudicación única con pedidos. El mercado cubre:

- La reserva y emisión de billetes de transporte, alojamiento, alquiler de vehículos y servicios anexos,

- La asistencia a los colaboradores,

- La implementación de herramientas digitales de reserva,

- Los servicios de asesoramiento y optimización,

- La facturación de los servicios prestados y el informe de la actividad,

- La conformidad, la seguridad/seguridad, el desarrollo sostenible.

Los colaboradores del grupo RATP realizan, en el marco de sus actividades profesionales, desplazamientos por todo el territorio nacional, así como en el extranjero. El candidato deberá proponer una solución única de reserva online (SBT) de billetes aéreos/ferroviarios, de noches de hotel (tanto para viajes individuales como para viajes en grupo), de alquiler de vehículos, así como, en la medida de lo posible, la gestión de los trámites administrativos (visados, etc.). El SBT deberá permitir a las diferentes filiales del grupo RATP conectarse en su entorno distinto (circuito de validación diferente, política de viajes diferente). Dado que el validador puede pertenecer a otra filial o a otro país, es necesario una interconexión entre los diferentes países. El grupo RATP deseando extender este mercado a las filiales internacionales, el adjudicatario deberá ser capaz de ofrecer una red de agencias locales, por lo que es obligatorio proponer una agencia de viajes con agencias locales en cada uno de los países donde el grupo está implantado. Además, el candidato deberá proponer una solución de reserva offline (agencia de viajes/servicio al cliente) accesible por teléfono y por correo electrónico, que permita las mismas funcionalidades que la herramienta de reserva online. Esta solución permitirá, además, satisfacer las necesidades particulares en términos de reserva, el tratamiento de los posibles litigios o disfunciones, la necesidad de asistencia de emergencia 7d/7d 24h/24h. También deberá ser capaz de ofrecer un servicio VIP. El adjudicatario asistirá a los usuarios en la promoción del modo de reserva online. Se compromete a incentivar y acompañar a los colaboradores del grupo RATP (Travel Managers y viajeros) a utilizar prioritariamente este modo de reserva para todas las transacciones y casos que lo permitan. La política de seguridad de la movilidad internacional define las prácticas de gestión de los riesgos a los que están expuestos los empleados del Grupo RATP que realizan misiones de corta, media o larga duración en el ejercicio de su profesión y, más particularmente, en el marco del desarrollo internacional de las empresas del Grupo. Establece una cartografía de riesgos por países de 1 a 5 (siendo 1 el nivel de riesgo más bajo y 5 el más alto). Los procedimientos vigentes en la RATP en materia de seguridad de los colaboradores en misión recomiendan la creación de un Orden de misión. En este contexto, ciertas entidades del grupo RATP, en particular las que dependen del derecho público (EPIC), prevén la implementación de una autorización previa al desplazamiento, que puede adoptar la forma de un orden de misión interno. Las modalidades de esta autorización pueden variar según las entidades del grupo. Se espera que la herramienta de reserva (SBT) del adjudicatario permita integrarse en este proceso de autorización previa, especialmente mediante la puesta a disposición de un documento resumen del desplazamiento, que puede hacer las veces de justificante de misión. Este documento podrá generarse, bien a través de un módulo dedicado, bien mediante la descarga de un archivo resumen en formato pdf, que recopile todos los elementos constitutivos del viaje (nombre del colaborador, fecha de llegada y salida, compañía utilizada y N° de vuelos, nombre y dirección de los hoteles, circuito de validación, etc.). La generación del documento podrá realizarse en todas las etapas del proceso de reserva (en modo "borrador", después de la aprobación, después de la realización del viaje). La creación formal del orden de misión, cuando sea necesaria, depende de la organización interna del grupo RATP y no constituye un servicio esperado del adjudicatario. En caso de reserva OFFLINE (a través o fuera de la agencia de viajes del adjudicatario, por ejemplo: colaborador invitado en el marco de sus misiones), la herramienta debería permitir, bien realizar una entrada manual de las informaciones relativas a los viajes, bien, idealmente, remontar automáticamente las informaciones en la herramienta SBT, con el fin de garantizar la centralización en una base de datos única. El número de transacciones se estima en 22 005 transacciones, aproximadamente.