Alemania – Servicios de reparación y mantenimiento – Einführung zentrales DMS

A continuación se pretende la implementación de una plataforma de gestión documental (DMS) a nivel empresarial, para modernizar y unificar de manera sostenible la administración, el procesamiento y la provisión de información relevante para el negocio. En el marco de un análisis de requisitos transversal, se han examinado las formas de trabajo existentes, los procesos documentales y los flujos de información junto con las áreas especializadas. Esto ha revelado que actualmente los documentos e información se gestionan en diferentes sistemas, estructuras de unidades, aplicaciones especializadas y archivos personales. Los saltos de medios, las múltiples ubicaciones de almacenamiento y las diferentes formas de trabajo que resultan de esto dificultan la colaboración transversal y conducen a un mayor esfuerzo de búsqueda, así como a inseguridades en cuanto a la actualidad y la obligatoriedad de la información. Al mismo tiempo, ya existen numerosas aplicaciones especializadas y sistemas de información establecidos que también deben cumplir con sus respectivas tareas principales en el futuro. Por lo tanto, el objetivo del proyecto no es reemplazar estos sistemas, sino integrarlos de manera significativa en una plataforma de información común. El presente catálogo de servicios describe los requisitos funcionales, técnicos y organizativos para la futura plataforma DMS y sirve como base para la selección de una solución viable, económica y operativa a largo plazo. La futura solución debe actuar como una plataforma de información central y apoyar todo el ciclo de vida de los documentos e información, desde la captura, el procesamiento y el uso compartido hasta el archivo conforme a la normativa y la eliminación conforme a la normativa. En este contexto, no se centran en documentos individuales o funciones técnicas, sino en el apoyo eficiente a los procesos de trabajo diarios de los empleados. La información debe gestionarse de manera uniforme, independientemente de su origen, encontrarse rápidamente, proporcionarse de manera segura y utilizarse en toda la organización. La implementación de la plataforma DMS también tiene como objetivo reducir gradualmente las soluciones aisladas existentes, establecer estándares uniformes para la gestión de la información y crear una base tecnológica para la mayor digitalización de los procesos administrativos. Las tecnologías modernas, en particular las funciones basadas en IA, deben apoyar a los empleados en su trabajo diario y mejorar aún más la calidad y la eficiencia del procesamiento de la información. En resumen, los objetivos del proyecto pueden describirse de la siguiente manera: - Implementación de una plataforma de información uniforme a nivel empresarial para la gestión de documentos e información relevantes para el negocio - Mejora de la colaboración transversal mediante conjuntos de información comunes y formas de trabajo estandarizadas - Reducción de duplicados y garantía de una base de información clara y rastreable - Aceleración de la búsqueda de información mediante potentes capacidades de búsqueda y navegación - Apoyo a procesos comerciales digitales estandarizados mediante flujos de trabajo, control de tareas y procedimientos de liberación rastreables - Garantía del cumplimiento de los requisitos legales, regulatorios e internos en cuanto a documentación, conservación, protección de datos e información seguridad - Integración de las aplicaciones especializadas y sistemas de información existentes en una arquitectura de información común, evitando la retención redundante de datos - Creación de una plataforma escalable y segura para el futuro que apoye los cambios organizativos y los futuros proyectos de digitalización - Provisión de funciones de asistencia modernas, en particular procedimientos de búsqueda, análisis y clasificación basados en IA, para apoyar el trabajo diario de los empleados - Establecimiento de una plataforma económica a largo plazo y administrativamente manejable para la gestión de la información a nivel empresarial.