Suiza – Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situación inicial

La planificación del personal se encuentra hoy en día en un campo de tensión entre las exigencias operativas, las necesidades individuales de los empleados (equilibrio entre vida laboral y personal) y una cultura laboral en cambio. Desarrollos como New Work, la colaboración interprofesional y una mayor participación de los empleados en la planificación del servicio están ganando importancia y plantean nuevos requisitos para la planificación. Una planificación del personal transparente, equilibrada y automatizada no solo fomenta la satisfacción de los empleados, sino que también tiene efectos positivos en la calidad de la atención. Todo esto contribuye simultáneamente a fortalecer la atractividad como empleador y la retención, especialmente entre los cuidadores en el negocio principal. Estas tendencias requieren un entorno de planificación que combine eficiencia y participación, gestione los recursos de manera óptima y apoye una cultura de planificación coherente y orientada al empleado. La forma actual de planificación del personal (PEP) y la implementación actual de la solución PEP «Polypoint» no apoyan el cambio organizativo y técnico necesario. Polypoint también se utiliza en el ámbito de la gestión del tiempo. Ante este contexto, con el proyecto PEP4US se pretende crear una nueva solución orientada al usuario y sostenible, que integre las dimensiones técnica, organizativa y cultural, tanto para la planificación del personal como para la gestión del tiempo. El objetivo es fortalecer la planificación del personal como un elemento estratégico del desarrollo empresarial y contribuir de manera significativa a la implementación de las medidas estratégicas «New Work en el negocio principal» y «Gestión estratégica de recursos». Además, el proyecto está estrechamente vinculado a los enfoques estratégicos de digitalización de HOCH para aprovechar sinergias, contribuir a la eficiencia de los procesos en el negocio principal y avanzar en la transformación de manera integral. Una descripción detallada de la situación actual se encuentra en el documento de especificaciones LH01, capítulo 2. Con la licitación, se pretende encontrar el producto más adecuado para las necesidades actuales y futuras de HOCH Health Ostschweiz, así como para los demás clientes del DIT Departamento de IT, y un socio confiable y experimentado para la implementación y el mantenimiento de la futura solución.

Descripción del objetivo

El objeto de la contratación comprende la implementación y el funcionamiento de una solución central, integrada, de alto rendimiento y organizativa y tecnológicamente sostenible para la planificación del personal y la gestión del tiempo en HOCH Health Ostschweiz y sus filiales (aproximadamente 9.700 empleados, varios tipos de salarios y modelos de jornada laboral, así como numerosos horarios y servicios). La solución debe permitir una planificación del personal transversal, estandarizada y automatizada con participación. Las soluciones actuales con funciones superpuestas se reemplazarán, y el paisaje actual de interfaces y de integración se mantendrá. Planificación del personal, participación, cualificaciones/habilidades

La planificación debe realizarse en el futuro de manera asistida por el sistema y, en gran medida, automatizada. La solución debe generar propuestas de horarios, tener en cuenta las disponibilidades, las cualificaciones y los requisitos legales, y apoyar especialmente la planificación de personal de reemplazo de manera eficiente. Se debe garantizar una base de datos uniforme y una lógica de planificación coherente en todas las unidades organizativas. Los empleados deben poder registrar e informarse sobre sus disponibilidades, deseos de servicio y ausencias a través de interfaces intuitivas y basadas en roles. Las propuestas de horarios automatizadas deben tener en cuenta los datos de demanda, las cualificaciones y los requisitos operativos. Esto reduce los esfuerzos manuales, estandariza los procesos de planificación y fortalece la transparencia, la equidad y la atractividad como empleador. La solución debe permitir procesos de planificación transparentes y justos. Los empleados deben poder rastrear cómo se producen los servicios y cómo se tienen en cuenta los deseos y los marcos. Además, la solución debe apoyar procesos de planificación armonizados con un registro estandarizado de cualificaciones, experiencias y preferencias de servicio. Esto crea la base para una planificación del personal adecuada, justa y transparente. Gestión de personal de reemplazo/pool

La solución debe apoyar una gestión de personal de reemplazo y pool a nivel hospitalario y gestionar los servicios, las cualificaciones y los recursos de manera transversal a los lugares y áreas funcionales. Las funciones de las herramientas de planificación anteriores se integrarán y la planificación, la comunicación y la gestión se unirán en una sola solución. Conexión IKM Gestión integral de la capacidad

La conexión con el IKM crea la base para una coordinación basada en datos entre la planificación de la demanda y la planificación del personal. La solución debe permitir la conexión y el uso activo de la planificación de la demanda para la planificación de la demanda de personal y, por lo tanto, apoyar el módulo de personal en el IKM. Gestión del tiempo, registro de horas

Las tareas de la gestión del tiempo, incluidas las disposiciones legales y otros reglamentos, deben ser completamente compatibles. El registro de horas debe poder realizarse a través de varios canales, especialmente a través de una aplicación móvil y los terminales AZE existentes, incluidas las posibilidades de corrección definidas por los empleados. Contratos múltiples

La solución debe ser completamente compatible con los contratos múltiples y permitir una representación transparente y consolidada. Esto es especialmente necesario en el entorno hospitalario con varias funciones o áreas de servicio por empleado. Informes, evaluación

La solución debe ofrecer acceso basado en roles a los datos del sistema y de movimiento relevantes. Además de los informes estandarizados, por ejemplo, sobre cuentas de tiempo o disposiciones legales, deben ser posibles evaluaciones individuales por parte de HR, administradores de IT y departamentos especializados. Esto incluye análisis de servicios.