Alemania – Paquetes de software y sistemas de información – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

El objeto de la contratación es un sistema integrado de gestión empresarial y de personal, incluyendo la prestación de software en el modelo de Software como Servicio (SaaS), operación en la nube, servicios de implementación y servicios de gestión de aplicaciones (AMS) para representar los procesos de gestión de personal, de derecho de suministro de funcionarios, financieros y administrativos del adjudicatario. La contratación incluye la prestación y el funcionamiento del software estándar, incluyendo el mantenimiento y el soporte del fabricante (Lote 1) y los servicios de implementación, migración, formación, soporte y gestión de aplicaciones (Lote 2). Con la contratación del sistema, la entidad adjudicadora persigue el objetivo general de digitalizar, estandarizar y establecer en una base técnica segura para el futuro todos sus procesos administrativos, de gestión de personal y financieros. El sistema debe aumentar la eficiencia de los procesos administrativos, mejorar la calidad y la trazabilidad de los datos, fortalecer la seguridad jurídica y mejorar la capacidad de control y toma de decisiones de la organización. El actual paisaje de sistemas se caracteriza por soluciones individuales heterogéneas, una capacidad de integración limitada y un alto porcentaje de pasos de procesamiento manual. Esto conduce a datos redundantes, un mayor potencial de errores y una trazabilidad revisable más difícil de los procesos. Ante este contexto, es necesario introducir un sistema moderno e integrado que represente todos los procesos principales de la administración en una plataforma coherente, continua y escalable. Los objetivos de la contratación se pueden concretar de la siguiente manera:

a) Funcionamiento seguro en un entorno controlado: La prestación del sistema integrado de gestión empresarial y de personal en una infraestructura de nube privada garantiza procesos de tratamiento de datos aislados por clientes, protegidos y conformes con el RGPD. Esto incluye, en particular, el tratamiento seguro de datos personales y el cumplimiento de las disposiciones legales relevantes como BDSG y LDSG RLP.

b) Procesos integrados y futuros: Flujo de trabajo digital uniforme en todos los ámbitos principales de la administración, incluyendo personal, suministro de funcionarios, finanzas y control, permite una gestión de procesos continua, transparente y estandarizada. La consistencia de los datos a nivel de sistema crea una base sólida para decisiones operativas y estratégicas.

c) Reducción de esfuerzos manuales: Flujo de trabajo estandarizado, tareas rutinarias automatizadas e integración de funciones de informes y análisis liberan a los empleados, reducen el potencial de errores y crean capacidades para tareas de creación de valor. Al mismo tiempo, se permite un control basado en hechos mediante datos consistentes, actuales y asegurados de calidad.

d) Seguridad jurídica y cumplimiento: Representa todas las disposiciones legales relevantes, especialmente en lo que respecta a la protección de datos, contabilidad, derecho presupuestario y de funcionarios. La documentación revisable, los procesos de verificación y aprobación trazables y los pasos de verificación estandarizados garantizan el cumplimiento de los requisitos legales.

e) Escalabilidad y flexibilidad: El entorno de nube privada permite una adaptación flexible a mayores volúmenes de datos, un mayor número de usuarios y futuras necesidades organizativas. De esta manera, el sistema es seguro para el futuro, extensible y potente para el apoyo a largo plazo de los procesos administrativos.

Mediante la implementación de un sistema integrado de gestión empresarial y de personal en la nube privada, se crea una infraestructura digital integrada, estandarizada y revisable que forma la base para la digitalización y optimización continua de los procesos principales de la administración. El sistema permite una representación eficiente, transparente y conforme a la ley de todos los procedimientos relevantes, reduce procesos redundantes y mejora la capacidad de control en todos los niveles de la organización.