Bélgica – Servicios a empresas: legislación, mercadotecnia, asesoría, selección de personal, imprenta y seguridad – Raamovereenkomst voor het verwerken van patiëntenfacturen

Vitaz vzw y el hospital O.L.Vrouw Van Troost desean contratar, por un período de 1 año, con 3 posibles prórrogas de 1 año, a un socio externo para la impresión, preparación postal y envío de facturas de pacientes, con posibles documentos del modelo D y recordatorios. Servicios a suministrar:

1. Procesamiento y creación de PDF de facturas

• Entrega por el adjudicatario de archivos GRI y/o CSV.

• Creación de PDF de facturas.

• Impresión a color de facturas y recordatorios.

• Impresión de certificados de agrupación modelo D.

2. Envío de documentos

• Envío electrónico de facturas y recordatorios a los pacientes.

• Envío postal de facturas con carta acompañante y, si es necesario, documentos del modelo D y recordatorios.

• Los diferentes documentos deben agruparse, ordenarse y enviar en sobres por paciente.

• El método de envío se dirige según el flujo de trabajo determinado por el adjudicatario.

• Posibilidad de enviar copias en papel de facturas y certificados de agrupación modelo D especificados por el adjudicatario o mantenerlos separados en la interfaz de usuario para su posterior procesamiento.

• Posibilidad de optar por cambiar al envío por correo electrónico al pagar.

3. Pago (electrónico y manual)

• Posibilidad de realizar pagos tanto por vía electrónica (código QR o a través de una URL segura) como por transferencia clásica.

4. Archivo y disponibilidad

• Archivo digital de facturas de pacientes.

Informes, seguimiento y interfaz

1. Informes digitales

• Número de correos electrónicos y cartas enviados.

• Número de paciente, número de factura y método de envío.

• Marcado de tiempo de todos los documentos enviados.

2. Interfaz de usuario

• Búsqueda de facturas y datos de pago en función de:

o Nombre del paciente

o Número de paciente

o Número de registro nacional

o Número de factura

• Vista de documentos enviados y estado.

• Procesamiento de rebotes de correo electrónico y devoluciones postales.

3. Seguimiento de pagos

• Integración a través de enlace API para el seguimiento de pagos.

Volúmenes Vitaz vzw (indicativos)

• 600.000 facturas/año

• 120.000 recordatorios/año

• 1/3 a 1/2 del envío se realiza por correo electrónico

• 8.500 formularios modelo D/año

Volúmenes O.L. Vrouw Van Troost (indicativos)

• 435.000 facturas/año

• 77.200 recordatorios/año

• > 50% del envío se realiza por correo electrónico

• 7.900 formularios modelo D