Alemania – Servicios relacionados con el software – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

La GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; en adelante, "el adjudicatario") es una empresa sin ánimo de lucro con sede en Essen, que desde hace más de 140 años ofrece una amplia gama de servicios sociales. Como institución comunitaria bajo la tutela de la ciudad de Essen y de las grandes organizaciones de bienestar social, el adjudicatario se dedica al cuidado, promoción y participación social de personas en situaciones de vida especiales. El espectro de servicios del adjudicatario incluye ofertas de atención residencial y ambulante para mujeres y hombres mayores, diversas formas de vivienda y atención para personas con enfermedades mentales o discapacidades intelectuales, así como diversas ayudas para personas sin hogar o en riesgo de perder su hogar. Además, el adjudicatario opera en varios lugares de Essen talleres reconocidos para personas con discapacidades. Estos ofrecen tanto un apoyo individual como una variedad de ofertas de trabajo y cualificación en áreas como montaje, jardinería y paisajismo, economía doméstica, impresión y digitalización, logística de almacén, reciclaje o tecnología de bicicletas. Con aproximadamente 1.300 empleados cualificados en las diversas instalaciones sociales, el adjudicatario atiende actualmente a unas 1.200 residentes en sus instalaciones de atención y cuidado, así como a unas 1.600 personas con discapacidad en los talleres. La amplia gama de especialistas y la estrecha red con socios comunales y sociales permiten al adjudicatario atender de manera individual a las necesidades de las personas atendidas y garantizar un apoyo adecuado y valorativo. Con su estrategia "Año 2030", el adjudicatario persigue una visión a largo plazo para la modernización y digitalización integral de las estructuras, procesos y sistemas técnicos internos. El objetivo es transferir todos los departamentos de la empresa a un entorno IT sostenible. Esta orientación estratégica forma la base para una organización poderosa, transparente y orientada al servicio que cumple de manera sostenible con los crecientes requisitos técnicos, legales y tecnológicos. Un proyecto central en el marco de esta estrategia digital es el reemplazo del sistema ERP actualmente en uso. La versión SAP actualmente utilizada, sobre la base de la cual se representan los procesos empresariales de la GSE, está cancelada a finales de 2027 y, por lo tanto, representa una razón de acción prioritaria. Los módulos utilizados, FI (contabilidad financiera), CO (control de gestión) y HCM (gestión del capital humano/recursos humanos), representan funciones esenciales en los procesos empresariales y de personal de la organización y están profundamente integrados en los flujos de trabajo organizativos. Por lo tanto, la implementación del proyecto no se lleva a cabo de manera aislada, sino que está estrechamente vinculada a otros proyectos estratégicos. Esto incluye el reemplazo de SAP HCM y la introducción de una nueva y moderna solución de gestión de personal que requiere una integración estrecha con la contabilidad financiera, especialmente para los pagos salariales y las deducciones sociales. Otro proyecto prioritario es la introducción de un sistema de gestión de documentos (DMS) para el procesamiento electrónico de facturas entrantes. El DMS también debe implementarse a nivel empresarial y establecerse como una plataforma central para la gestión digital de documentos. El objetivo es proporcionar una base de documentos uniforme, segura para auditorías y sin interrupciones para todos los departamentos y sistemas. La necesidad de migración del sistema es, por lo tanto, de alta importancia tanto tecnológica como estratégica. Además de garantizar el funcionamiento continuo del sistema después de 2027, se espera que, en el transcurso de la transición, se estandaricen los procesos, se mejore la facilidad de uso y se mejore la integración con otros componentes de TI. Por lo tanto, la selección, planificación e implementación de una solución es uno de los proyectos clave prioritarios dentro del desarrollo estratégico general del adjudicatario hasta 2030. El objeto de esta licitación es la introducción de una solución moderna y sostenible para la contabilidad y el control de gestión, con la que todos los procesos centrales representados actualmente en el sistema se pueden apoyar y apoyar de manera eficiente. El sistema SAP actual (con los módulos FI y CO) cubre los requisitos básicos, pero está en desuso desde el punto de vista de la estrategia de productos del fabricante: SAP ha cancelado el soporte de la versión utilizada a partir del 01.01.2028. Esto significa que a partir de esa fecha ya no se proporcionarán servicios de mantenimiento y soporte regulares, lo que genera riesgos de seguridad, cumplimiento y estabilidad. La nueva solución debe satisfacer tanto los requisitos de la contabilidad como los del control de gestión. Al mismo tiempo, los procesos comerciales centrales deben automatizarse, diseñarse sin interrupciones y estar en consonancia con los requisitos regulatorios y tecnológicos actuales. Los objetivos centrales se pueden resumir de la siguiente manera: 1. Introducción de software para la contabilidad y el control de gestión 2. Apoyo digital de todos los procesos esenciales de contabilidad y control de gestión 3. Mayor automatización de tareas rutinarias y estandarización de procesos 4. Mejora de la transparencia, la calidad de los datos y las posibilidades de informes 5. Garantía de protección de datos, seguridad de datos y cumplimiento 6. Apoyo a la gestión estratégica de la empresa mediante análisis y métricas fundamentados 7. Garantía de capacidad de clientes 8. Establecimiento de un modelo de soporte estructurado y eficiente. En el resto, se hace referencia a la documentación de adjudicación.