Bélgica – Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemstelling en projectdoelstellingen

GO! organiza y apoya anualmente una amplia oferta de formación, actividades de profesionalización, jornadas de estudio y otras iniciativas formativas para diversos grupos destinatarios dentro y fuera de GO!. La aplicación actual se utiliza para publicar la oferta, gestionar inscripciones, seguir a los participantes, enviar comunicaciones por correo electrónico, generar listas de asistencia y certificados, y proporcionar datos para facturación y reportes. La aplicación se utiliza, entre otros, para actividades del servicio de acompañamiento pedagógico y la Celda Permanente de Apoyo para los CLB, y se dirige a empleados de instituciones GO!, grupos escolares, servicios centrales y participantes externos. En total, hay aproximadamente 59.000 participantes registrados y, de media, aproximadamente 20.000 inscripciones al año. Los eventos pueden ofrecerse de pago o de forma gratuita. Los procesos tienen, por lo tanto, tanto un impacto administrativo, financiero, comunicativo como de política. La aplicación actual se basa en una plataforma heredada y, por lo tanto, está en necesidad de ser reemplazada. Además del envejecimiento técnico, los procesos actuales también están insuficientemente optimizados. Diversos subprocesos se realizan hoy en día de forma manual o a través de aplicaciones paralelas. La aplicación actual no ofrece suficiente autoservicio de datos para los participantes, informes de política y las integraciones como el acceso único o la facturación. GO! por lo tanto, desea implementar una solución moderna de gestión de eventos que apoye mejor el proceso completo de formación y actividades de profesionalización: desde la publicación de la oferta e inscripciones hasta la participación, evaluación de satisfacción, certificación, informes y procesamiento financiero. GO! establece los siguientes principios rectores para ello:

• una solución integrada para la gestión de formación, actividades de profesionalización y otros eventos dentro del ámbito de la aplicación;

• máximo uso de funcionalidades estándar y procesos estándar;

• limitación de soluciones personalizadas y evitación de bases de datos paralelas o duplicación de procesos;

• integración con sistemas GO! existentes donde ya se gestionan datos o procesos;

• apoyo intuitivo para participantes, organizadores, administradores y empleados financieros y administrativos;

• comunicación fiable, seguimiento de participantes, certificación e informes.

Los objetivos de GO! con la implementación de una nueva solución de gestión de eventos son:

• asegurar la continuidad y fiabilidad de la gestión de eventos y formación;

• publicar la oferta de formación y actividades de profesionalización de manera fluida y clara;

• simplificar y mejorar el proceso de inscripción para los participantes;

• apoyar a los organizadores y administradores en la creación, gestión, seguimiento y evaluación de actividades;

• integrar mejor el registro de participantes, seguimiento de asistencia, certificación y evaluación;

• reducir acciones manuales y registros duplicados;

• apoyar mejor los procesos de facturación mediante la conexión con los sistemas financieros o, si es necesario, mediante la exportación eficiente en bloque;

• fortalecer el autoservicio de datos, los informes y la información de política;

• ofrecer a los participantes la posibilidad de consultar su historial, inscripciones y certificados de forma autónoma;

• gestionar los derechos de acceso y los roles de manera más transparente, segura y orientada a funciones.

Para alcanzar estos objetivos, GO! busca preferiblemente una solución estándar orientada al futuro que sea lo suficientemente configurable y que pueda conectarse con los sistemas relevantes existentes, incluyendo la base de datos de contactos de GO! y el sistema financiero. La solución debe liberar a la organización en términos técnicos, ser escalable en función del uso y la oferta, y poder evolucionar de manera flexible a través de mantenimiento, actualizaciones y futuras ampliaciones funcionales.

Componentes del encargo

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