Bélgica – Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problema y objetivos del proyecto

GO! organiza y apoya anualmente una amplia oferta de formación, actividades de profesionalización, jornadas de estudio y otras iniciativas formativas para diversos grupos objetivos dentro y fuera de GO!. La aplicación actual se utiliza para publicar la oferta, gestionar inscripciones, seguir a los participantes, enviar comunicaciones por correo electrónico, generar listas de asistencia y certificados, y proporcionar datos para la facturación y la información. La aplicación se utiliza, entre otros, para actividades del servicio de acompañamiento pedagógico y la Unidad Permanente de Apoyo para los CLB, y se dirige a empleados de instituciones GO!, grupos escolares, servicios centrales y participantes externos. En total, hay aproximadamente 59.000 participantes registrados y, de media, aproximadamente 20.000 inscripciones al año. Los eventos pueden ofrecerse de pago o de forma gratuita. Los procesos tienen, por tanto, un impacto administrativo, financiero, comunicativo y de política. La aplicación actual se basa en una plataforma heredada y, por lo tanto, debe ser reemplazada. Además del envejecimiento técnico, los procesos actuales también están insuficientemente optimizados. Diversos subprocesos se realizan hoy en día de forma manual o a través de aplicaciones paralelas. La aplicación actual tampoco ofrece suficiente autogestión de datos para los participantes, la información de política y las integraciones como el inicio de sesión único o la facturación. GO! por lo tanto, quiere implementar una solución moderna de gestión de eventos que apoye mejor el proceso completo relacionado con la formación y las actividades de profesionalización: desde la publicación de la oferta e inscripción hasta la participación, evaluación de satisfacción, certificación, información y procesamiento financiero. GO! establece los siguientes principios rectores: • una solución integrada para la gestión de formación, actividades de profesionalización y otros eventos dentro del ámbito de la aplicación; • el uso máximo de funcionalidades estándar y procesos estándar; • la limitación de la personalización y la evitación de bases de datos paralelas o la duplicación de procesos; • la integración con los sistemas GO! existentes donde ya se gestionan datos o procesos; • el apoyo intuitivo para los participantes, organizadores, administradores y empleados financieros y administrativos; • la comunicación fiable, el seguimiento de los participantes, la certificación y la información. Los objetivos de GO! con la implementación de una nueva solución de gestión de eventos son: • asegurar la continuidad y fiabilidad de la gestión de eventos y formación; • publicar la oferta de formación y actividades de profesionalización de forma fluida y clara; • simplificar y mejorar el proceso de inscripción para los participantes; • apoyar a los organizadores y administradores en la creación, gestión, seguimiento y evaluación de actividades; • integrar mejor el registro de participantes, el seguimiento de asistencia, la certificación y la evaluación; • reducir las acciones manuales y las inscripciones duplicadas; • apoyar mejor los procesos de facturación mediante la conexión con los sistemas financieros o, si es necesario, mediante una exportación masiva eficiente; • reforzar la autogestión de datos, la información y la política; • ofrecer a los participantes la posibilidad de consultar su historial, inscripciones y certificados de forma autónoma; • gestionar de forma más transparente, segura y orientada a funciones los derechos de acceso y los roles. Para alcanzar estos objetivos, GO! busca preferiblemente una solución estándar orientada al futuro que sea lo suficientemente configurable y que pueda conectarse con los sistemas relevantes existentes, incluyendo la base de datos de contactos de GO! y el sistema financiero. La solución debe liberar a la organización desde el punto de vista técnico, ser escalable en función del uso y la oferta, y poder evolucionar de forma flexible mediante mantenimiento, actualizaciones y futuras ampliaciones funcionales.

Componentes del encargo // ver guía de selección