Soome – Tarkvarapaketid ja infosüsteemid – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon linn (hilisem ka Tilaaja) palub tarjused HRM- ja palkasüsteemi kohta. Ostu kohaks on süsteem ohjelmist teenusena (SaaS), mis sisaldab töötaja haldamise põhiregistri (nimetatud HRM-koondis) funktsioonid ning palkade arvutamise funktsioonid. Lahenduse tuleb toetada Espoon linna töötajate erinevaid tööaega, nagu kontori-, perioodi- ja üldtööaeg, töö erinevaid korraldusviise, st kiire ja liikuva tööaeg ning linnas kasutatavaid tööehtesoppe ja kohalikke lepinguid. Ostu kohaks on järgmised teenuste komplektid: - Süsteem ohjelmist teenusena (SaaS) - Teenuse kasutuselevõtu ja kohandamine Espoole - Rakenduse hooldusteenused - Süsteemi edasise arendamise ja eksperditeenused Täpsem kirjeldus ostu sisust on tarjuse palve liites 1. "Ostu koha kirjeldus". Võistluse põhjal valitakse üks tootja ja üks varutootja. Lepingu jõustumise kuupäev on allkirjastamise hetkel, ja see on kehtiv kuni edasi. Ostu arvatav alguskuupäev on detsembris 2026. HANKINNA VALMISTAMINE Ostuüksus on valmistanud ostu, hindanud turul olevat võimalusi ja võistluse tingimusi ning ostu täitmise viise. Turu kaardistamisel on laialdaselt kuulatud ala toimijaid kirjalikult ja turu ülevaatuse kaudu, kasutatud eksperdihinnanguid, hindanud ostu jagamist osadeks ning erinevaid täitmise mudeli. MARKKINAVUOROPUHELUTE EDENEMINE 2025 2025. aastal toimusid turu ülevaatused kolme tunnustatud potentiaalse tootjaga. 1) Süsteemide demo Viikudel 12 - 15 / 2025 tootjad paluti esitada nende pakutavaid süsteeme. 2) Tarjuse palve eeskirja kommentaari Tarjuse palve eeskiri saadeti tootjatele kommentaari jaoks kahe osana (A1 ja A2). - A1 kommentaari ring: sisaldas muid asjakirju peale keskseid protsessikirjeldusi, koostis raportivajadustest, õpetajate andmete teavet sisaldust ning nõudmise vormi süsteemi funktsionaalsete nõudmiste osas. Kommentaari aeg oli 5.5.2025 – 14.5.2025 ja kommentaarid läbi tootjatega tootjatapaamistel viikudel 21 - A2 kommentaari ring: sisaldas tarjuse palve eeskirja liiteid 1.3, 1.8, 1.9 ning liite 5, nõudmise vormi vahelehe Toiminnalised nõudmised. Kommentaari aeg oli 19.5 – 2.6.2025 ja kommentaarid läbi tootjatega tootjatapaamistel viikudel 24. 3) Saadetud täpsustavad küsimused Tootjatelt paluti ka täpsustavaid andmeid süsteemide palkade ajakava, peamäärade teenuste ja välise HRM-lahenduse kohta, pakutavate süsteemide tehnoloogiate eluiga, andmete kasutamise ja lisentside, kasutuselevõtu projekti hindade kohta, ostu väärtuse ja budžeti määramiseks. MARKKINAVUOROPUHELUTE EDENEMINE 2026 Aastavahetusel 2026 kaardistati turult ka neljas potentiaalne tootja, kellega viikul 7 pidati tootjatapaamine tarjuse palve eeskirja esitamiseks. Tootjale saadeti sama tarjuse palve eeskiri, mis teistelegi potentiaalsetele tootjatele, ja sellele saadi kommentaarid 5.3.2026. Kõigilt neljalt tootjalt paluti veel kirjaliselt kommentaarid uuendatud tarjuse palve eeskirja kohta 17.3-1.4.2026. Turu kaardistamine on teostatud nii, et üksikut tootjat ei ole soodustatud ja kaardistamisel on toimitud tasapuoliselt ja avatult. MARKKINAKARTOITUSE HAVAINNOT Kaardistamisel saadud märkmeid on kasutatud ostu koha määratlemisel, sobivuse nõudmuste määratlemisel, tarjuste võrdluspingete määratlemisel. Kaardistamise tähtsaimad märkmed olid ka see, et turu piirab võimalikult Espoon linna kasutuses olevad tööehtesopud (nagu KVTES ja OVTES) nõuded HRM- ja palkasüsteemi kohta. Lisaks võivad piiranguteks olla Espoon vajadused palkade ajakava jätkuvate teenuste, süsteemi kaheksandatud keskkonna ning integraatsioonide kohta. Ostu valmistamisel on arvestatud ostuseaduse 65 § kohaselt turu kaardistamise põhimõtteid ja ostuüksus peab valmistamise toetavat võistluse toimimist. HANKINNA OSIIN JAKAMINE Ostuüksus on hindanud ostu jagamist osadeks. Ostu ei ole jagatud osadeks, kuna ostu kohaks olev süsteem ja sellega seotud teenus moodustavad ühtse terviku, mida ei ole mõttekas jagada väiksemateks tervikuteks. Lisaks lisaks lisaks jagamine osadeks suurendaks oluliselt integraatsioonide, vastutusjaotuse, kasutuselevõtu ja andmete ühtlase hallimisega seotud riski. Ostuüksus peab, et jagamata jätmine on ostu loomus, täitmise viis ja