Tanska – Ohjelmiston toimituspalvelut – Udbud af udlejnings- og ejendomsadministrationssystem

I - TAUSTA JA TARKOITUS

Rakennushallitus tarjoaa sopimuksen SaaS-luennon it-tuen tarjoamisesta kiinteistönhallintaan ja vuokraukseen Rakennushallituksessa. Rakennushallituksella on tarve järjestelmälle, joka toimii Rakennushallituksen pääasiassa it-tuen järjestelmänä Rakennushallituksen vuokraus- ja varainhallintakeskukselle. Ratkaisu tulee toimittaa SaaS-luennona tarvittavalla konfiguroinnilla, jotta se tukee Rakennushallituksen tarpeita. Toimittaja toteuttaa asennuksen, mukaan lukien konfigurointi, asennus ja datamigraatio Rakennushallituksen nykyisestä järjestelmästä, sekä kouluttaa Rakennushallituksen käyttäjiä sopimuksen tarpeiden mukaisesti ennen järjestelmän tarjoamista. Sopimuksen jälkeen toimittaja tarjoaa palvelun, mukaan lukien toiminta, tuke ja ylläpito. Rakennushallitus käyttää Navision Statia vuokraamaksun perimiseen. Tämä tuetaan ulkoisella integroinnilla, joka tulee saada käyttöön API:n kautta järjestelmästä. Ratkaisun päämääränä on pääasiassa:

- Tukea Rakennushallituksen päätehtäviä vuokrauksessa, kiinteistönhallinnassa, sopimushallinnassa ja perimisessä,

- Toimia keskisenä lähteenä kiinteistöille, rakennuksille, vuokra-asiat ym. jotka käytetään Rakennushallituksen liiketoiminnassa,

- Tukea tarkoituksenmukaisen datan rekisteröintiä sekä varmistaa jäljitettävyys ja tarkistus- ja kontrollimahdollisuudet, sekä

- Olla osana Rakennushallituksen kokonaisuutta it-arkkitehtuurissa, integrointialustalla ja dataplatormilla, sekä olla keskeinen osa Rakennushallituksen kokonaisjärjestelmämaastoa ja yleistä it- ja datastrategiaa.

Nykyinen järjestelmä on nykyisin noin 10 samanaikaista käyttäjää, ja sisältää noin 5 300 sopimusta. Rakennushallituksen odotuksena on, että tuleva ratkaisu sisältää datamigraation jälkeen noin 2 000 ja 2 500 sopimuksen välillä. Nykyinen järjestelmä sisältää myös noin 1 400 kiinteistöä, 3 200 rakennusta, maa-alueita ja kiinteistöobjekteja, 500 asiakasta, 6 300 vuokra-asiat ja 700 yksityistä vuokraajaa ja/tai hallintoa, ja tehdään vuosittain noin 22 000 perintää, joiden datamigraation tulee tehdä.

II - PÄÄOSAT

Sopimus sisältää seuraavat pääosat:

a) Alkuperäiset palvelut: Toimittaja toteuttaa asennuksen, mukaan lukien järjestelmän konfigurointi ja asennus, Rakennushallituksen kanssa tiiviissä yhteistyössä Rakennushallituksen tarpeiden mukaisesti, datamigraatio sekä käyttäjäkoulutus.

b) Jatkuvat palvelut: Toimittaja tarjoaa järjestelmän Rakennushallitukselle SaaS-muodossa, mukaan lukien toiminta, tuke ja ylläpito.

c) Tilauspalvelut: Toimittaja tarjoaa Rakennushallituksen pyynnöstä järjestelmän tilauspalvelut, mukaan lukien f.eks. konsultointipalvelut, neuvonta, koulutus, konfigurointi ja integrointien perustaminen Rakennushallituksen muiden it-järjestelmien kanssa, tunnittaisina palveluina.

d) Lopetuspalvelut: Toimittaja auttaa Rakennushallitusta sopimuksen loppuessa, riippumatta siitä, mikä on syy, tarpeen mukaan ja tarvittaessa siirtämisessä kaikkia tietoja Rakennushallitukselle, muille toimittajille tai viranomaisille.