Tanska – Ohjelmiston toimituspalvelut – Udbud af kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer

Forsvarsministeriön Materiaal- ja Ostosviraston (”FMI”) haluaa solmia sopimus, joka koskee internetpohjaista varausjärjestelmää puolustusvoimien pulkkiautojen toimitusta, käyttöä, ylläpitoa, tukea ja kehittämistä. Nykyinen järjestelmä halutaan korvata modernimmalla, varmalla ja käyttäjäystävällisellä ratkaisulla, joka tukee tehokasta varausta, vuokrausta ja palautusta pulkkiautoja sekä antaa FMI:lle pääsyn relevantteihin käyttö- ja hallintatietoihin. Sopimuksen tarkoituksena on varmistaa puolustusvoimille kokonaisratkaisu, joka vähimmäisellä resurssikululla mahdollistaa turvallisen, joustavan ja tehokkaan hallinnan pulkkiautoista koko organisaatiossa. Ratkaisu tulee tukea sekä avoimia että suljettuja ajoneuvopulkkia, kykenemään käsittelemään suuren määrän käyttäjiä ja ajoneuvoja sekä parantamaan puolustusvoimien kuljetusratkaisujen saatavuutta ja jatkuvuutta. Sopimus sisältää toimittajan toimituksen, käyttöönottamisen, ylläpidon, tuen ja kehittämisen kokonaisjärjestelmästä, mukaan lukien sekä sovellus että siihen tarvittava infrastruktuuri, puolustusvoimien pulkkiautojen käyttöön sekä elektronisen delebilauslaitteen toimituksen, asennuksen ja käyttöönottamisen ajoneuvoihin. Sopimus sisältää aloitusajan, joka koostuu kehittämis- ja toteutusvaiheesta, jolloin järjestelmä sovitetaan, kehitetään ja otetaan käyttöön FMI:n vaatimusten mukaisesti. Toimittaja on vastuussa sovelluksen sekä siihen tarvittavan infrastruktuurin toimituksesta, mukaan lukien järjestelmän isännöinnistä palvelimilla, jotka sijaitsevat Tanskassa. Järjestelmä toimitetaan internetpohjaisena ratkaisuna (SaaS), ja toimittaja on vastuussa kaikesta taustalla olevan infrastruktuurin käytöstä. Toimittaja on vastuussa olemassa olevien tietojen integroinnista käyttäjistä, pulkeista, pulkkiautoista ja varauksista sekä mahdollisesta uudelleenkäytöstä jo asennetusta elektronisesta delebilauslaitteesta. Järjestelmä tulee tukea itsenäistä pääsyä käyttäjille, laajamittaista hallintaan ja raportointiin FMI:lle sekä teknistä tukea ja 24/7- helpdesk-palvelua. Sopimus on voimassa 72 kuukautta allekirjoituksen jälkeen. Sopimusta voidaan jatkaa samoilla ehdoilla enintään kahdesti 24 kuukauden ajaksi. Kehittämisvaiheen tulee kestää enintään 6 kuukautta sekä toteutusvaiheen enintään 6 kuukautta. Nykyinen järjestelmä käsittelee noin 25 000 käyttäjää ja 2 800 pulkkiautoa. Sopimuksen aikana odotetaan, että ratkaisu pystyisi käsittelemään noin 5 000 pulkkiautoa. Puolustusvoimat tarvitsee kuitenkin mahdollisuuden skaalata ratkaisua, jotta sovellus ja siihen kuuluva infrastruktuuri voivat laajentaa kykenevyyttä käsitellä jopa 10 000 pulkkiautoa asiakkaan pyynnöstä ilman, että funktioiden, vastausaikojen, saatavuuden tai sopimuksessa määriteltyjen muiden vaatimusten tai palvelutavoitteiden heikkenemistä. Lisäksi sopimus sisältää option, joka koskee valintaa pääsyteknologiaa pulkkiautoihin, jolloin asiakas voi valita toimittajan tarjoaman pääsy- ja lukitusjärjestelmän puolustusvoimien nykyisten pääsyvälineiden (RFID ym.) sijasta, sopimuksen ja vaatimusspecifikaation määrittelemien ehdoilla.