Saksa – Korjaus- ja huoltopalvelut – Einführung zentrales DMS

Tässä on tarkoitus ottaa käyttöön yritystason dokumentinhallintaplattaforma (DMS), jotta liiketoimintaan liittyviä tietoja voidaan hallita, käsitellä ja tarjota kestävästi modernisoidulla ja yhtenäistetyllä tavalla. Erillisten toimialojen vaatimusten analyysin yhteydessä tutkittiin nykyisiä työskentelytapoja, dokumenttien käsittelyä ja tietovirtoja yhdessä toimialojen asiantuntijoiden kanssa. Tässä selvisi, että dokumentit ja tiedot hallinnoidaan nykyisin eri järjestelmissä, levyrakenteissa, erikoisohjelmissa ja henkilökohtaisissa tallennuspaikoissa. Näistä johtuvat mediankatkot, moninkertaiset tallennukset ja erilaiset työskentelytavat vaikeuttavat erillisten toimialojen yhteistyötä ja johtavat lisääntyneeseen etsintätyöhön sekä epävarmuuteen tietojen ajantasaisuuden ja sitoutuneisuuden suhteen. Samalla on jo olemassa useita vakiintuneita erikoisohjelmia ja tietojärjestelmiä, jotka tulee jatkossa hoitaa omat päätehtävänsä. Projektin tavoitteena ei ole siis korvata näitä järjestelmiä, vaan niiden järkevän integrointi yhteiseen tietoplattaformaan. Tässä esitettyä suoritustiedostoa käytetään kuvaamaan tulevan DMS-plattaformaa koskevia funktionaalisia, teknisiä ja organisatorisia vaatimuksia ja se toimii pohjana valitessaan tulevaisuudenkestävä, taloudellinen ja pitkän aikavälin ylläpidettävissä oleva ratkaisu. Tuleva ratkaisu toimii keskusinformaatioalustana ja tukee dokumenttien ja tietojen koko elinkaaren - alkaen tallennuksesta, käsittelystä ja yhteisestä käytöstä, ja päättyen tarkistettavissa arkistointiin ja sääntöjenmukaisiin poistotapahtumiin. Tässä keskitytään ei yksittäisiin dokumentteihin tai teknisiin toimintoihin, vaan työntekijöiden päivittäisten työprosessien tehokkaaseen tukeen. Tiedot on hallittava yhtenäisesti, riippumatta niiden syntymäpaikasta, nopeasti löydettävissä, turvallisesti tarjottavissa ja organisaationlaajuisesti käytettävissä. DMS-plattaforman käyttöönoton tarkoituksena on myös vähentää vähitellen olemassa olevat erilliset ratkaisut, luoda yhtenäiset standardit tietojen hallintaan ja luoda tekninen perustaa tuleville digitalisoinnin projektien. Modernit teknologiat, erityisesti KI-ohjelmat, tulevat tukea työntekijöitä heidän päivittäisessä työssään ja parantamaan tietojen käsittelyn laatua ja tehokkuutta. Yhteenvetoon voidaan kuvata projektin tavoitteet seuraavasti: - Yritystason yhtenäisen informaatioalustan käyttöönotto liiketoimintaan liittyviin dokumentteihin ja tietoihin - Erillisten toimialojen yhteistyön parantaminen yhteisten tietovarojen ja standardoitujen työskentelytavojen avulla - Moninkertaiset tallennukset vähentää ja varmistaa yksiselitteinen ja jäljitettävä tietopohja - Tietojen löytämisen nopeuttaminen tehokkaiden etsintä- ja navigointimahdollisuuksien avulla - Standardoitujen digitaalisten liiketoimintaprosessien tukea työvirtojen, tehtävänohjauksen ja jäljitettävien vapaamahdollisuuksien avulla - Varmistetaan, että dokumentointi, säilyttäminen, tietosuojan ja tietoturvan lainsäädäntöä, sääntelyä ja sisäisiä vaatimuksia noudatetaan - Yhteisten tietojärjestelmien ja erikoisohjelmien integrointi yhteiseen tietoarkkitehtuuriin välttäen ylimääräisen tietojen tallennuksen - Skalaavainen ja tulevaisuudenkestävä plattaforma, joka tukee organisaatiomuutoksia ja tulevia digitalisoinnin projekteja - Modernien apufunktioiden, erityisesti KI-ohjelmien, tarjoaminen etsintä-, analyysi- ja luokittelumenetelmien avulla, tukeakseen työntekijöiden päivittäistä työtä - Pitkän aikavälin taloudellisen ja hallinnollisesti hallittavan plattaforman luominen yritystason tietohallintaan