Norvège – Photocopieurs – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS organise cet appel d'offres au nom des municipalités propriétaires dans la coopération OFA pour établir un nouvel accord-cadre pour les machines multifonctions (MFP) et les services associés. Les municipalités ont un besoin important et variable d'impression, de copie et de numérisation. Le matériel actuel se compose de machines multifonctions en location et en propriété, d'âges, capacités, fonctionnalités et durées de vie restantes variables. En même temps, la taille, l'organisation et les schémas d'utilisation des municipalités varient. Il est donc nécessaire de disposer d'un contrat flexible et orienté vers l'avenir qui soutient à la fois la normalisation et les adaptations locales. L'objectif de l'appel d'offres est d'établir un accord-cadre commun qui donne aux municipalités accès à un fonctionnement prévisible, rentable, sécurisé et stable des machines multifonctions. Le contrat doit faciliter le remplacement et la modernisation progressifs du matériel, tout en permettant la poursuite des systèmes existants lorsqu'ils sont appropriés. Les municipalités ont déjà adopté PaperCut comme système commun pour l'impression sécurisée et la gestion des impressions. L'appel d'offres ne comprend donc pas un nouveau système de gestion de l'impression. Il est impératif que les machines multifonctions proposées soient entièrement compatibles avec PaperCut et puissent être intégrées sans heurts dans l'environnement d'impression existant de l'autorité contractante. Pour la plupart des municipalités d'Agder, les services informatiques sont fournis par le biais de coopérations intercommunales ou d'entreprises, tandis que certaines municipalités disposent encore de leurs propres environnements informatiques. Cela signifie que les routines de commande, les processus d'approbation, la facturation et le suivi varient entre les différentes autorités contractantes. Les soumissionnaires doivent donc être en mesure de gérer différents modèles organisationnels dans le cadre de l'accord. Par le biais de l'appel d'offres, OFA IKS souhaite établir un modèle de livraison à long terme et durable qui garantit le besoin des municipalités en matière de qualité, de sécurité, de flexibilité et de bonne économie globale. L'appel d'offres doit contribuer à une meilleure gestion du matériel, réduire la charge administrative, utiliser efficacement les ressources et réaliser des gains environnementaux pertinents.

2. Description de la mission

La mission comprend la livraison de machines multifonctions et des services associés aux municipalités et aux entités incluses dans l'accord-cadre. La livraison doit couvrir les besoins en impression, copie et numérisation dans différents types de lieux et organisations, des petites unités administratives aux grands environnements avec un volume de documents élevé et des besoins de fonctions avancées. Le contrat comprend, entre autres : la location de machines multifonctions, la livraison et le remplacement de l'équipement, l'installation, la configuration et la mise en service, l'entretien et la maintenance, le support technique et le suivi des utilisateurs, les services de conseil permanents et le suivi de l'accord, la gestion des rapports et des informations. Le soumissionnaire doit proposer un modèle de livraison flexible qui soutient le renouvellement progressif du matériel et assure un fonctionnement stable pendant les périodes où les nouveaux et anciens systèmes doivent fonctionner en parallèle. L'autorité contractante se réserve le droit d'acquérir des machines multifonctions d'occasion auprès du fournisseur ou d'autres, si cela est approprié. Nous demandons une livraison globale avec un accent particulier sur la qualité, le service, la sécurité, la flexibilité et les coûts sur le cycle de vie. Des exigences supplémentaires en matière de fonctionnalité, de services, de niveaux de service et de documentation sont disponibles dans d'autres parties de la documentation d'appel d'offres.