Danemark – Services de réunions et de conférences organisés dans des hôtels – Udbud af møde- og konferencefaciliteter

Avec le présent appel d'offres, le Danemark Techniske Universitet (DTU) vise à compléter l'accord SKI existant concernant les conférences, séminaires et réunions. L'objectif est de garantir une couverture complète des besoins de l'université dans cette catégorie et d'assurer une conformité totale (100% compliance) avec les cadres d'achat et les dépenses applicables. Il est à noter que les fournisseurs déjà couverts par l'accord SKI ne sont pas invités à soumettre des offres dans le cadre de cet appel d'offres. Ces fournisseurs feront automatiquement partie du portefeuille global de DTU et pourront soumettre des offres pour des événements via le système Meeting Manager. Le portefeuille global de contrats, comprenant les accords SKI et les accords du présent appel d'offres, est prévu pour commencer le 1er avril 2026. Toutes les réservations, demandes et réservations, qu'elles soient initiées sous la responsabilité de SKI ou de DTU, doivent être traitées via Meeting Manager. En cas de demandes en dehors du système, le fournisseur est tenu de soumettre une offre via Meeting Manager, afin que toutes les transactions soient enregistrées et documentées conformément aux procédures internes de DTU. Les dépenses annuelles totales de DTU pour les réunions et conférences externes au Danemark sont prévues pour dépasser 20 millions DKK hors TVA, sur la base des chiffres de vente historiques pour 2024 et 2025. Cette estimation n'est pas contraignante et peut varier pendant la période du contrat. Le chiffre d'affaires maximum sous l'accord est fixé à 20% au-dessus des dépenses prévues, ce qui reflète l'incertitude concernant les niveaux de prix futurs et les besoins.