Belgique – Services traiteur – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Objet de ces services : Accord-cadre pour des partenaires de restauration externes pour des événements et des commandes sur mesure « haut de gamme » couvrant VIVES Zuid et VIVES Noord. Explication : L'Hogeschool VIVES Zuid et VIVES Noord organise chaque année une large gamme d'événements et de commandes sur mesure « haut de gamme » sur les campus Nord et Sud, situés dans la province de West-Vlaanderen. Ces activités font partie intégrante du fonctionnement académique et social de l'université et nécessitent un soutien de restauration professionnel, de qualité et fiable. Phases de la mission : 1ère phase – Sélection Le présent document concerne la première phase, à savoir la phase de sélection, d'une procédure de passation en deux étapes. Dans cette première phase, seule une « Demande de participation » est demandée, accompagnée des annexes nécessaires, par laquelle le candidat manifeste son intérêt pour la mission, sa volonté écrite d'être sélectionné (article 2, 12° loi sur les marchés publics du 17 juin 2016) et fournit les documents de responsabilité requis pour pouvoir être sélectionné. 2ème phase - Appel d'offres Après la sélection, seuls les candidats sélectionnés peuvent participer à la deuxième phase, la phase d'appel d'offres, sur la base du cahier des charges qui leur sera fourni après la décision de sélection. Dans cette deuxième phase, les candidats sélectionnés seront invités, sur la base du cahier des charges, à soumettre une offre. Lots : - pour le lot 1 « Événements » nous recherchons trois partenaires de restauration externes qui peuvent soutenir l'université pendant une période de quatre ans dans les activités suivantes, qui sont flexibles et peuvent être mises en œuvre sur tous les campus, donc dans toute la province de West-Vlaanderen. Événements : Chaque année académique, l'Hogeschool VIVES organise, entre autres, trois grands événements institutionnels : - l'Ouverture académique en septembre, - la Réception de la nouvelle année en janvier, - et la Pro-dag en mai, - ... Pour ces événements, une participation d'environ 700 à 1 000 personnes est attendue, composée d'étudiants, de personnel, d'invités, de partenaires et de parties prenantes externes. La restauration joue un rôle crucial dans l'expérience, l'image et la qualité organisationnelle de ces moments. En outre, l'Hogeschool VIVES organise chaque année plusieurs proclamations, cérémonies de remise de diplômes, etc., réparties sur les différents domaines d'étude. Ces cérémonies ont lieu par formation ou groupe et s'adressent aux étudiants et à leurs parents ou accompagnateurs. Pour ces moments, une restauration adaptée, soignée et bien organisée est également nécessaire, en tenant compte des tailles de groupe variables, des lieux et des conditions pratiques. - pour le lot 2 « Commandes sur mesure haut de gamme » nous recherchons également trois partenaires de restauration externes, pour des commandes beaucoup plus petites, en moyenne de 10 à 50 personnes, où un niveau de qualité exceptionnellement élevé prime, tant en ce qui concerne les produits, la présentation et le service. Commandes sur mesure « haut de gamme » : Ce lot concerne la fourniture de services de restauration de haute qualité, sur mesure, où l'accent est explicitement mis sur la qualité, l'exclusivité et l'expérience. L'autorité adjudicatrice vise, avec ce lot, la sélection de prestataires de services capables de développer et de réaliser des concepts de restauration qui sont entièrement adaptés au contexte spécifique, aux objectifs et au groupe cible de chaque événement. Il ne s'agit pas d'une offre standard, mais chaque fois d'un remplissage unique où la commande sur mesure est centrale. Durée La durée initiale de l'accord-cadre est de quatre ans, à condition que la valeur maximale estimée de la mission ne soit pas dépassée dans ce délai. L'autorité adjudicatrice attire l'attention du candidat sur le fait que la valeur maximale indiquée n'a pas été calculée sur la base des quantités probables de l'inventaire. Cette valeur maximale ne donne donc pas d'indication sur le montant de l'offre pour lequel l'inscription peut être accordée. Dans ce cas, il s'agit de la valeur maximale de l'accord-cadre, qui a été fixée sur la base des quantités maximales pouvant être commandées pour toutes les missions que l'autorité adjudicatrice peut attribuer. Pour contrôler l'étendue de la mission, l'autorité adjudicatrice surveille les dépenses dans le cadre de l'accord-cadre afin de s'assurer qu'elles ne dépassent pas la valeur maximale de l'accord-cadre. En cas de dépassement de la valeur maximale, aucune nouvelle commande ne peut être passée.