Allemagne – Services d'organisation d'événements – EVENT IMPLEMENTATION & PARTICIPANT SERVICES FOR EIT EDUCATION & SKILLS DAYS 2027

EIT Culture & Creativity (ci-après dénommé l'« Autorité contractante ») invite les propositions des fournisseurs d'événements qualifiés pour soutenir l'organisation et la réalisation des Journées de l'Éducation et des Compétences de l'EIT 2027. Le fournisseur sélectionné agira en tant que partenaire de livraison opérationnelle, responsable de la planification, de la coordination et de la mise en œuvre de l'événement en étroite collaboration avec l'équipe d'organisation. Le fournisseur opérationnalisera le concept d'événement approuvé (voir Annexe 1) et le programme par la coordination des fournisseurs, de la logistique, des services aux participants et de la livraison sur site. La passation de marché concerne l'organisation et la livraison intégrées de l'événement, à l'exclusion de la passation de marché du lieu, qui sera contracté séparément par l'Autorité contractante. Le fournisseur sélectionné sera responsable de la coordination de tous les aspects opérationnels de l'événement, y compris les services sous-traités tels que la production technique, la logistique de l'événement, le soutien à la communication et la gestion des participants. En outre, en raison de la division de la passation de marché en deux contrats complémentaires reflétant la nature différente des services requis, avec la passation de marché du lieu lancée en premier pour permettre une planification ample de l'événement, le fournisseur sélectionné est censé travailler en étroite collaboration avec le fournisseur de lieu sélectionné. Le contractant sélectionné : • coordonnera et gérera tous les aspects opérationnels de l'événement ; • contractera et gérera les sous-traitants et les fournisseurs, lorsque ces services ne sont pas fournis directement par le contrat de lieu ; • coordonnera étroitement avec l'Autorité contractante et le fournisseur de lieu contracté séparément pour garantir une livraison d'événement intégrée ; • supervisera la logistique de l'événement et l'expérience des participants ; • assurera une mise en œuvre et une livraison sur site fluides ; • fournira une gestion financière consolidée et des rapports. L'événement est prévu pour la fin février ou mars 2027 (dates à confirmer via la sélection du lieu) et réunira environ 400 à 500 parties prenantes en personne issues de toute la Communauté de l'EIT, y compris les décideurs, les éducateurs, les innovateurs, les représentants du secteur, les apprenants et les anciens élèves. Le soumissionnaire retenu construira sur la direction stratégique établie par l'Autorité contractante, y compris les objectifs de l'événement, le récit, le cadre du public et le programme de haut niveau approuvés, tout en contribuant son expertise à la planification opérationnelle, la coordination et la livraison de l'événement.