Allemagne – Services de réparation et d'entretien – Einführung zentrales DMS

À partir de maintenant, l'introduction d'une plateforme de gestion électronique de documents (GED) à l'échelle de l'entreprise est prévue, afin de moderniser et d'unifier de manière durable la gestion, le traitement et la fourniture d'informations pertinentes pour l'entreprise. Dans le cadre d'une analyse des besoins transversale, les modes de travail existants, les processus documentaires et les flux d'informations ont été examinés conjointement avec les départements spécialisés. Il s'est avéré que les documents et les informations sont actuellement gérés dans différents systèmes, structures de lecteurs, applications spécialisées et dossiers personnels. Les ruptures de support, les doublons et les différentes méthodes de travail qui en résultent compliquent la collaboration transversale et entraînent un effort de recherche accru ainsi que des incertitudes quant à l'actualité et à la validité des informations. En même temps, de nombreuses applications spécialisées et systèmes d'information établis existent déjà, qui doivent continuer à remplir leurs fonctions principales respectives à l'avenir. L'objectif du projet n'est donc pas de remplacer ces systèmes, mais de les intégrer de manière judicieuse dans une plateforme d'information commune. Le présent cahier des charges décrit les exigences fonctionnelles, techniques et organisationnelles de la future plateforme GED et sert de base à la sélection d'une solution viable, économique et exploitable à long terme. La future solution doit servir de plateforme d'information centrale et soutenir l'ensemble du cycle de vie des documents et des informations - de la capture à la gestion et à l'utilisation commune, en passant par l'archivage conforme aux exigences de révision et la suppression conforme aux règles. Ce ne sont pas les documents individuels ou les fonctions techniques qui sont au centre des préoccupations, mais le soutien efficace des processus de travail quotidiens des employés. Les informations doivent être gérées de manière uniforme, indépendamment de leur lieu de création, trouvées rapidement, fournies en toute sécurité et rendues utilisables au niveau de l'organisation. L'introduction de la plateforme GED vise également à réduire progressivement les solutions isolées, à établir des normes uniformes pour la gestion de l'information et à créer une base technologique pour la poursuite de la numérisation des processus administratifs. Des technologies modernes, en particulier des fonctions assistées par l'IA, doivent soutenir les employés dans leur travail quotidien et améliorer la qualité et l'efficacité du traitement de l'information. En résumé, les objectifs du projet peuvent être décrits comme suit: - Introduction d'une plateforme d'information uniforme à l'échelle de l'entreprise pour la gestion des documents et des informations pertinents pour l'entreprise - Amélioration de la collaboration transversale grâce à des stocks d'informations communs et à des modes de travail standardisés - Réduction des doublons et garantie d'une base d'informations claire et traçable - Accélération de la recherche d'informations grâce à des possibilités de recherche et de navigation performantes - Soutien aux processus commerciaux numériques standardisés par des flux de travail, une gestion des tâches et des procédures d'approbation traçables - Garantie du respect des exigences légales, réglementaires et internes en matière de documentation, de conservation, de protection des données et de sécurité de l'information - Intégration des applications spécialisées et des systèmes d'information existants dans une architecture d'information commune en évitant la duplication des données - Création d'une plateforme évolutive et future-proof qui soutient les changements organisationnels ainsi que les futurs projets de numérisation - Fourniture de fonctions d'assistance modernes, notamment des procédés de recherche, d'analyse et de classification assistés par l'IA, pour soutenir le travail quotidien des employés - Établissement d'une plateforme économique à long terme et administrativement maîtrisable pour la gestion de l'information à l'échelle de l'entreprise.