Finlande – Services des agences de recouvrement – Perintäpalvelut

HUS-Yhtymä (ci-après HUS ou l'acheteur ou l'unité d'achat) demande des offres pour des services de recouvrement. Les services de recouvrement comprennent à la fois le recouvrement des factures clients (y compris le recouvrement des créances salariales, le recouvrement des créances de santé au travail et la facturation des indemnités de dommages) et le recouvrement des factures organisationnelles. Le service comprend : - L'envoi des demandes de paiement - La création de plans de paiement et le report des dates d'échéance - La vérification et la maintenance des coordonnées des débiteurs - La notification de la suppression des enregistrements de défaut de paiement aux agences de crédit - L'évaluation de la capacité de paiement du débiteur et de la réussite/nécessité de la poursuite judiciaire - Le transfert, si nécessaire, à la poursuite judiciaire et l'exercice des fonctions techniques dans la poursuite judiciaire - Le recouvrement postérieur - Les actions liées aux arrangements de dette - La fourniture de services juridiques L'envoi de rappels de paiement ne fait pas partie du service (l'acheteur envoie les rappels de paiement lui-même). Le fournisseur de services doit disposer d'un service en ligne que HUS, en tant qu'acheteur, peut utiliser. Le service en ligne sert de principal outil de suivi, de rapport, de communication et de gestion des services de recouvrement entre l'acheteur et le fournisseur de services. Le fournisseur de services doit être prêt à recevoir et à envoyer des documents liés au recouvrement dans le format spécifié par l'acheteur. Le fournisseur de services doit offrir un service à la clientèle à la fois à l'acheteur et aux débiteurs. L'acheteur insiste sur le fait que le fournisseur de services doit respecter à la fois la loi sur le recouvrement des créances et les bonnes pratiques de recouvrement dans ses activités de recouvrement. L'achat assure le bon fonctionnement de l'administration et l'organisation des services. Il s'agit d'un achat global, c'est-à-dire que l'achat n'a pas été divisé en parties. L'unité d'achat peut choisir de ne pas diviser l'achat en parties si, en raison de la nature et de l'étendue de l'achat, de la méthode de réalisation du service, de la gestion de l'ensemble de l'achat et de la responsabilité globale ou des risques associés à la division, il n'est pas raisonnablement possible de le faire. L'unité d'achat peut également choisir de ne pas diviser l'achat en parties si la coordination des différentes parties contractantes pourrait sérieusement compromettre la réalisation appropriée du contrat. De plus, la division en parties n'est pas nécessairement appropriée lorsque la division en parties trop petites peut entraîner une architecture globale difficile à gérer ou une augmentation continue des coûts. Les services faisant l'objet de l'achat forment un ensemble fonctionnel et technique dans lequel le fournisseur de services est responsable de toutes les phases du processus de recouvrement, des rapports, du service en ligne, de la sécurité des informations et du service à la clientèle. L'utilisation de plusieurs fournisseurs de services augmenterait la répartition des responsabilités et les besoins de coordination et pourrait compromettre la réalisation efficace et cohérente de l'ensemble des services. La valeur estimée de l'achat est de 4 100 000 € sur une période de quatre (4) ans (TVA 0 %). La valeur estimée de l'achat tient compte des dépenses à la fois de l'acheteur (HUS) et des débiteurs. La valeur estimée de l'achat ainsi que la comparaison des offres tiennent compte des coûts encourus par l'acheteur ainsi que des éléments de coût du service de recouvrement qui, en fin de compte, restent à la charge du débiteur. Cela est fait afin de pouvoir évaluer l'efficacité économique globale du service du point de vue de l'acheteur et du débiteur. Dans l'annexe "Annexe 03 Annexe tarifaire", il est indiqué pour chaque ligne tarifaire de quel côté les coûts finaux incombent. En fin de compte, la prise en compte des coûts restant à la charge du débiteur dans la comparaison des offres repose sur l'objectif de l'unité d'achat de s'assurer que le service de recouvrement est fourni à des coûts raisonnables tant du point de vue de l'acheteur que de celui des débiteurs. Les quantités et les coefficients de pondération estimés utilisés dans l'annexe tarifaire (Annexe 03) sont basés sur les quantités commandées réalisées par l'unité d'achat ainsi que sur le besoin de service estimé pour la période du contrat à venir. Les quantités estimées sont indiquées pour une période d'un (1) an. Les quantités estimées utilisées dans l'annexe tarifaire ne sont que des estimations faites pour la comparaison des offres et ne constituent pas une obligation de commande pour le fournisseur de services. Les filiales du groupe HUS peuvent, si elles le souhaitent, rejoindre l'achat en concluant un contrat distinct avec le fournisseur de services, basé sur les conditions de cet achat. La participation est facultative pour les filiales. L'unité d'achat estime que la participation pourrait concerner, par exemple, HUS-Kiinteistöjä. La participation des filiales a été prise en compte dans la valeur de l'achat. La période contractuelle prévue est de trois (3) ans, du 1.11.2027 au 31.10.2030, après quoi le contrat se poursuivra indéfiniment. Un projet de mise en service est prévu pour la période du 1.3.2027 au 31.10.2027. La fourniture du service doit commencer le 1.11.2027. Conformément à l'article 65 de la loi sur les marchés publics, l'unité d'achat a consulté les entreprises du secteur avant la publication de l'avis d'appel d'offres. Un appel d'offres a été publié sur le service Hilma le 6.6.2025 (Numéro Hilma 2025-025755). De plus, l'unité d'achat a donné aux fournisseurs du marché ayant répondu à l'appel d'offres la possibilité de commenter les projets initiaux de spécifications de l'appel d'offres. Plusieurs tours de commentaires ont eu lieu. L'objet de l'achat et les exigences qui le concernent sont décrits plus en détail dans l'appel d'offres et ses annexes.