Suisse – Services de technologies de l'information, conseil, développement de logiciels, internet et appui – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situation initiale La planification des effectifs se trouve aujourd'hui de plus en plus dans un contexte de tension entre les exigences opérationnelles, les besoins individuels des employés (équilibre entre vie professionnelle et vie privée) et une culture du travail en mutation. Des développements tels que le New Work, la collaboration interprofessionnelle et une plus grande participation des employés à la planification des services gagnent en importance et posent de nouvelles exigences en matière de planification. Une planification des effectifs transparente, équilibrée et automatisée favorise non seulement la satisfaction des employés, mais aussi des effets positifs sur la qualité des soins. Tout cela contribue simultanément à renforcer l'attractivité de l'employeur et la fidélisation, en particulier des soignants dans le cœur de métier. Ces tendances nécessitent un environnement de planification qui combine efficacité et participation, gère de manière optimale les ressources et soutient une culture de planification cohérente et axée sur les employés. L'actuelle planification des effectifs (PEP) ainsi que la mise en œuvre actuelle de la solution PEP «Polypoint» ne soutiennent pas le changement organisationnel et technique nécessaire. Polypoint est également utilisé dans le domaine de la gestion du temps. Dans ce contexte, le projet PEP4US vise à créer une nouvelle solution orientée utilisateur et durable, qui intègre les dimensions techniques, organisationnelles et culturelles, tant pour la planification des effectifs que pour la gestion du temps. L'objectif est de renforcer la planification des effectifs en tant qu'élément stratégique du développement de l'entreprise et de contribuer de manière significative à la mise en œuvre des mesures stratégiques «New Work dans le cœur de métier» ainsi que «Gestion stratégique des ressources». En outre, le projet est étroitement lié aux priorités stratégiques de numérisation de HOCH, afin d'exploiter les synergies, de contribuer à l'efficacité des processus dans le cœur de métier et de faire avancer la transformation de manière globale. Une description détaillée de la situation actuelle est fournie dans le cahier des charges LH01 Chapitre 2. Avec l'appel d'offres, il s'agit de trouver le produit le plus adapté aux besoins actuels et futurs de HOCH Health Ostschweiz, ainsi que des autres clients du Département IT, ainsi qu'un partenaire fiable et expérimenté pour l'introduction et le soutien de la future solution. Description de la vision Le bien à acquérir comprend l'introduction et l'exploitation d'une solution centrale, intégrée, performante, ainsi que technologique et organisationnellement durable pour la planification des effectifs et la gestion du temps chez HOCH Health Ostschweiz et ses filiales (environ 9 700 employés, plusieurs types de salaires et modèles de temps de travail, ainsi que de nombreux tableaux de service et services). La solution doit permettre une planification des effectifs standardisée, automatisée et participative à l'échelle de l'organisation. Les solutions existantes avec des chevauchements fonctionnels seront remplacées, le paysage actuel des interfaces et des intégrations sera conservé. Planification des effectifs, participation, qualifications/compétences La planification doit être assistée par système et largement automatisée. La solution doit générer des propositions de planning, prendre en compte les disponibilités, les qualifications et les exigences légales, et soutenir en particulier la planification des remplaçants de manière efficace. Une base de données unique et une logique de planification cohérente doivent être assurées sur toutes les unités organisationnelles. Les employés doivent pouvoir saisir et consulter leurs disponibilités, leurs souhaits de service et leurs absences via des interfaces intuitives et basées sur des rôles. Les propositions de planning automatisées doivent prendre en compte les données de besoin, les qualifications et les exigences opérationnelles. Cela permet de réduire les efforts manuels, de standardiser les processus de planification, ainsi que de renforcer la transparence, l'équité et l'attractivité de l'employeur. La solution doit permettre des processus de planification transparents et équitables. Les employés doivent pouvoir comprendre comment les services sont organisés et comment les souhaits ainsi que les conditions-cadre sont pris en compte. De plus, la solution doit soutenir des processus de planification harmonisés avec une saisie standardisée des qualifications, des expériences et des préférences d'intervention. Cela crée la base pour une planification des effectifs adaptée aux besoins, équitable et transparente. Gestion des remplaçants/pool La solution doit soutenir une gestion des remplaçants et des pools à l'échelle de l'hôpital et gérer les interventions, les qualifications et les ressources de manière transversale aux sites et aux domaines fonctionnels. Les fonctions des outils de planification actuels doivent être intégrées et la planification, la communication ainsi que le contrôle doivent être réunis dans une seule solution. Connexion IKM Gestion intégrée des capacités La connexion à l'IKM crée la base pour une coordination basée sur les données entre la planification des besoins et la planification des effectifs. La solution doit permettre la connexion et l'utilisation active de la planification des besoins pour la planification des besoins en personnel et ainsi soutenir le module personnel de l'IKM. Gestion du temps, enregistrement du temps Les tâches de la gestion du temps, y compris les exigences légales et autres règlements, doivent être entièrement prises en charge. L'enregistrement du temps doit pouvoir se faire via différents canaux, notamment via une application mobile ainsi que des terminaux AZE existants, y compris des possibilités de correction définies par les employés. Multi-emplois La solution doit prendre en charge les multi-emplois de manière exhaustive et permettre une représentation transparente et consolidée. Cela est particulièrement nécessaire dans le contexte hospitalier avec plusieurs fonctions ou domaines d'intervention par employé. Reporting, évaluation La solution doit offrir un accès basé sur les rôles aux données système et de mouvement pertinentes. En plus des rapports standardisés, par exemple sur les comptes de temps ou les exigences légales, des évaluations individuelles doivent être possibles par les services RH, les administrateurs IT et les domaines fonctionnels. Cela inclut des analyses des interventions