Belgique – Logiciels de planification des ressources de l'entreprise – Aankoop ERP software

I.1.1. Contexte

Stijn vzw est un réseau d'entités de soins réparties dans les provinces de Limbourg, Anvers et Brabant flamand. Au sein de ce réseau de soins, dix centres de services sont actifs, où des soins sont prodigués à des enfants et des adultes présentant un handicap allant de modéré à profond; et ce, sur 37 sites avec plus de 2 000 employés pour 3 700 clients. En tant que Stijn vzw, nous offrons diverses formes de soins, y compris l'occupation de jour, les soins résidentiels, les courts séjours, les services ambulatoires et mobiles. Pour cela, nous sommes notamment subventionnés par le Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Toutes les entités sont soutenues par un centre de soutien et de coordination central. Jusqu'à présent, tous les employés de soins et le personnel administratif ont été soutenus dans leur travail quotidien par un logiciel développé en interne. Ce logiciel comprend des applications écrites en RPG (AS400/Powersystem), Delphi et C# qui se connectent à des bases de données DB2 et SQL-server. En 2023, dans le cadre de la préparation d'une transformation numérique, une vision d'avenir concernant l'IT a été élaborée, dans laquelle les piliers suivants sont centraux: 1. Une stratégie cloud-first est adoptée, ce qui signifie que les nouvelles applications logicielles suivent le principe SaaS, où l'application et les données sont hébergées dans le cloud. 2. Les nouvelles applications réduisent la charge administrative pour nos employés, l'accent étant mis sur l'entrée des données une seule fois. Cela est réalisé par des intégrations maximales avec d'autres applications qui supportent le flux de données. 3. Les applications sont conçues avec un fort accent sur l'ergonomie et l'expérience utilisateur. Les interfaces sont intuitives et nécessitent un minimum de changement d'écran ou d'application. Les applications fonctionnent de manière à soutenir les processus, en suivant le flux des processus réels et en éliminant les actions superflues. L'automatisation joue également un rôle important à cet égard. 4. Une utilisation maximale des solutions mobiles est mise en œuvre. Cela signifie que les employés de soins peuvent appeler les informations nécessaires sur les clients et entrer des données de manière efficace et conviviale via un appareil mobile. 5. Nous offrons aux clients et à leur réseau la possibilité de s'impliquer dans les soins. Nous misons sur le partage d'informations, où certains aspects du dossier client sont rendus accessibles. De plus, nous visons une collaboration avec le réseau, de sorte que celui-ci puisse également fournir des informations et faire des choix. 6. L'architecture logicielle future est conçue pour faciliter le travail et la prise de décision basés sur les données. Les nouvelles applications logicielles doivent soutenir cette vision en rendant les données structurées accessibles et exportables pour le reporting BI et la recherche scientifique. 7. L'architecture logicielle, et donc également les nouvelles applications, doit être durable pour garantir une croissance durable et une flexibilité. L'architecture doit évoluer avec les développements technologiques, tels que le support de l'IA. L'architecture doit être évolutive en vue d'une croissance potentielle du réseau Stijn vzw, tant en termes de nombre de clients et de centres de services que de collaborations intersectorielles. 8. La nouvelle architecture logicielle est conçue avec la confidentialité et la sécurité comme principes fondamentaux, conformément au RGPD et à la NIS2, afin de garantir le traitement sécurisé et responsable des données sensibles des clients. Des mécanismes d'authentification et d'autorisation robustes sont appliqués, y compris l'intégration avec le Microsoft Entra ID actuellement utilisé. 9. Les nouvelles applications logicielles contribuent à une infrastructure stable grâce à des stratégies de gestion des risques, y compris des politiques de sauvegarde et de reprise après sinistre. La figure suivante (p.6) visualise l'architecture logicielle TO-BE proposée, qui sert de base à la réalisation des piliers stratégiques ci-dessus. Cette architecture comprend les éléments de construction suivants: - Les domaines fonctionnels au sein de Stijn vzw qui doivent être soutenus par le logiciel, regroupés en applications SaaS attendues. - Un portail de soins et de clients sur mesure, qui d'une part soutient le groupe cible des employés dans leur travail quotidien, et d'autre part renforce l'implication des clients et de leur réseau. Ce portail contribue activement à la réalisation des piliers 2, 3, 4, 7 et 9 de la vision future. Le portail est complètement indépendant des applications SaaS, mais il récupérera, affichera et enregistrera des données vers les applications sous-jacentes. - Un entrepôt de données pour le stockage de toutes les données à travers l'architecture pour une utilisation dans la recherche scientifique et les rapports BI. - Un middleware iPaaS basé sur le cloud qui assure l'échange de données entre les applications SaaS, le flux de données vers l'entrepôt de données, et la récupération et l'enregistrement de données entre le portail et les systèmes sous-jacents. De plus, il réalise des connexions avec des applications externes, y compris notamment le GIR de VAPH et DEONA pour l'accueil des enfants. Pendant la transition progressive, l'iPaaS assure également le flux de données et la synchronisation entre les applications logicielles existantes et nouvelles.

I.1.2. La mission

Objet de ces livraisons: Solution ERP-Software as a Service (SaaS) avec services supplémentaires

Explication: Stijn vzw souhaite mettre en œuvre un système ERP intégré avec des modules pour la comptabilité, les achats, la gestion des stocks, le suivi budgétaire, la gestion des contrats, le suivi des commandes publiques et le reporting de gestion. Le système choisi doit être durable et suivre le principe SaaS avec hébergement dans le cloud. L'organisation ne recherche pas seulement un logiciel comptable, mais une plateforme puissante et flexible qui soutient la complexité de ses processus financiers et de son fonctionnement opérationnel dans le secteur des soins. Le nouveau système ERP doit moderniser les processus comptables, automatiser les flux de travail et pouvoir s'intégrer facilement avec les systèmes existants et à venir.