Allemagne – Logiciels et systèmes d'information – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

L'objet de l'acquisition est un système intégré de gestion des affaires et des ressources humaines, y compris la fourniture de logiciels dans le modèle Software-as-a-Service (SaaS), l'exploitation cloud, les services d'implémentation ainsi que les services de gestion des applications (AMS) pour représenter les processus administratifs, liés à la gestion du personnel, au droit de la fonction publique, financiers et administratifs du pouvoir adjudicateur. L'acquisition comprend la fourniture et l'exploitation du logiciel standard, y compris la maintenance et le support du fabricant (Lot 1) ainsi que les services d'implémentation, de migration, de formation, de support et de gestion des applications (Lot 2). Avec l'acquisition du système, l'entité adjudicatrice poursuit l'objectif global de numériser, standardiser et mettre sur une base technique durable ses processus administratifs, liés à la gestion du personnel et financiers. Le système doit améliorer l'efficacité des processus administratifs, augmenter la qualité et la traçabilité des données, renforcer la sécurité juridique et améliorer la capacité de contrôle et de prise de décision de l'organisation. Le paysage système actuel est caractérisé par des solutions individuelles hétérogènes, une intégration limitée et une proportion élevée de tâches de traitement manuel. Cela conduit à des données redondantes, à un potentiel d'erreurs accru et à une traçabilité des processus conforme aux exigences de vérification. C'est dans ce contexte qu'il est nécessaire d'introduire un système moderne et intégré qui représente tous les processus fondamentaux de l'administration sur une plateforme cohérente, continue et évolutive. L'objectif de l'acquisition peut être concrétisé comme suit : a) Exploitation sécurisée dans un environnement contrôlé : La fourniture du système intégré de gestion des affaires et des ressources humaines dans une infrastructure de cloud privé garantit des processus de traitement des données isolés par client, protégés et conformes au RGPD. Cela comprend en particulier le traitement sécurisé des données personnelles ainsi que le respect des exigences légales pertinentes telles que le BDSG et le LDSG RLP. b) Processus intégrés, évolutifs : Des flux de travail numériques uniformes dans tous les domaines fondamentaux de l'administration – y compris le personnel, la gestion des fonctionnaires, les finances et le contrôle – permettent une conception de processus transparente, continue et standardisée. La cohérence des données au niveau du système crée une base solide pour les décisions opérationnelles et stratégiques. c) Réduction des efforts manuels : Les flux de travail standardisés, les tâches routinières automatisées et les fonctions intégrées de reporting et d'analyse soulagent les employés, réduisent le potentiel d'erreurs et créent des capacités pour des tâches à forte valeur ajoutée. En même temps, une gestion basée sur des faits est rendue possible par des données cohérentes, actuelles et sécurisées en termes de qualité. d) Sécurité juridique et conformité : Il respecte toutes les exigences légales pertinentes, en particulier en ce qui concerne la protection des données, la comptabilité, le droit budgétaire et le droit des fonctionnaires. La documentation conforme aux exigences de vérification, les processus de vérification et d'approbation traçables ainsi que les étapes de vérification standardisées garantissent le respect des exigences légales. e) Évolutivité et flexibilité : L'environnement de cloud privé permet une adaptation flexible à l'augmentation des volumes de données, au nombre croissant d'utilisateurs et aux exigences organisationnelles futures. Ainsi, le système est évolutif, extensible et performant pour le soutien à long terme des processus administratifs. Grâce à la mise en œuvre d'un système intégré de gestion des affaires et des ressources humaines dans le cloud privé, une infrastructure numérique intégrée, standardisée et conforme aux exigences de vérification est ainsi créée, qui forme la base pour la numérisation et l'optimisation continues des processus fondamentaux de l'administration. Le système permet une représentation efficace, transparente et conforme au droit de toutes les opérations pertinentes, réduit les processus redondants et améliore la capacité de contrôle à tous les niveaux de l'organisation.